Chia sẻ chuyên mục Đề Tài Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm luận văn thạc sĩ tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài luận văn tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm luận văn thì với đề tài: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính tại các trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương dưới đây chắc chắn sẽ giúp cho các bạn học viên có cái nhìn tổng quan hơn về đề tài sắp đến.
2.1. Khái quát về điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội, giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương
2.1.1. Khái quát điều kiện tự nhiên, kinh tế- xã hội
Thị xã Bến Cát hiện nay được thành lập bởi Nghị quyết số 136/NQ-CP, ngày 29/12/2013 của chính phủ. Thị xã Bến Cát được thành lập từ một phần huyện Bến Cát cũ, thuộc tỉnh Bình Dương. Thị xã bao gồm năm phường là phường Mỹ Phước, phường Thới Hòa, phường Tân Định, phường Hòa Lợi, phường Chánh Phú Hòa và 3 xã là An Tây, An Điền, Phú An.
Thị xã Bến Cát có diện tích 23.442,24 ha, trong đó đất nông nghiệp chiếm 63,17%; đất phi nông nghiệp chiếm 36,83%, trong đó đất khu công nghiệp chiếm 11,4%. Thị xã có dân số khoảng 203.420 người và với nhu cầu về nhân lực cho các khu công nghiệp trên địa bàn thị xã và các huyện lân cận của tỉnh nên có rất nhiều lao động nhập cư và tiến đến định cư tạo nên thị trường lao động nhộp nhịp, giúp thúc đẩy phát triển kinh tế của toàn tỉnh. Hiện nay trên địa bàn thị xã có hơn 10 khu công nghiệp (KCN), cụm công nghiệp (CCN) với tổng diện tích là 4.086 ha mang lại nguồn thu nhập lớn cho thị xã.
Trong năm 2018, tổng giá trị sản xuất đạt 58.481 tỷ đồng, tăng 17% so với năm 2017; tăng trưởng kinh tế đạt 17,80%; thu nhập bình quân đầu người ước đạt trên 40 triệu đồng/người/năm. Đến năm 2018, kinh tế xã hội của Bến Cát tiếp tục phát triển ổn định, hiệu quả, tốc độ tăng trưởng kinh tế ở mức cao 25,8%. Kết quả này đã tạo tiền đề thuận lợi cho mục tiêu phấn đấu hoàn thành và vượt mức chỉ tiêu phát triển KTXH năm 2019 và các năm tiếp theo trong giai đọan 2017-2020.
Năm 2018, tổng giá trị sản xuất đạt hơn 82.000 tỷ đồng, tăng 19,7% so với năm 2017, vượt chỉ tiêu kế họach đề ra; trong đó, công nghiệp tăng 17,5%, dịch vụ tăng 32,8%, nông nghiệp tăng 5,4%. Hoạt động hiệu quả của các lĩnh vực đã góp phần thu ngân sách địa phương tăng 10% so với năm 2015. Thu nhập bình quân đầu người ở địa phương đạt gần 74 triệu đồng.
Hiện nay thị xã Bến Cát đã vượt lên và trở thành địa điểm rất hấp dẫn các nhà đầu tư nước ngoài, và cũng trở thành địa phương có tốc độ phát triển công nghiệp mạnh mẽ. Cơ cấu kinh tế của Bến Cát là Công nghiệp chiếm 82,3%, thương mại dịch vụ 17,12%, nông nghiệp chỉ còn 0,57%. Trong năm 2018, TX Bến Cát đã thu hút được 572 dự án đầu tư trong và ngoài nước, nâng tổng số dự án đầu tư trên địa bàn lên hơn 2.400 dự án, trong đó, đầu tư nước ngoài có 517 dự án với tổng số vốn 5,7 tỷ USD. Tiếp tục đầu tư cơ sở hạ tầng, chỉnh trang đô thị, cải cách thủ tục hành chính tạo thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cùng doanh nghiệp chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động là các biện pháp được Bến Cát thực hiện trong thời gian tới, thúc đẩy sự phát triển KTXH ở địa phương. Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Lĩnh vực văn hóa xã hội thị xã Bến Cát tiếp tục chuyển biến tích cực với việc. đầu tư xây mới một số trường học. Chủ trương xã hội hóa giáo dục y tế được mở rộng, góp phần quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu học tập ngày càng tăng và nhu cầu khám chữa bệnh trong nhân dân. Công tác chính sách xã hội được thực hiện tốt, đời sống vật chất tinh thần của người dân được cải thiện rõ rệt, tình hình an ninh, chính trị được giữ vững. Nhiều xã được công nhận xã đạt chuẩn nông thôn mới như Phú An, An Tây, An Điền đã hoàn thành xây dựng nông thôn mới đạt 19/19 tiêu chí.
Hiện nay, trên địa bàn thị xã Bến Cát đã và đang hình thành một số khu đô thị mới như khu đô thị Bến Cát Golden Land, khu đô thị Đông Bình Dương, khu đô thị Golden Center City 1, khu đô thị Golden Center City 2, khu đô thị Happy Home, khu đô thị Mỹ Phước 1, khu đô thị Mỹ Phước 2, khu đô thị Mỹ Phước 3, khu đô thị Mỹ Phước 4, khu đô thị Rich Home 1, khu đô thị Rich Home 2, khu đô thị Spring City… Điều này đã giúp thay đổi một cách toàn diện và căn bản bộ mặt của thị xã trong thời gian qua và sẽ là động lực để thị xã phát triển toàn diện các mặt kinh tế, xã hội và giáo dục.
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ
2.1.2. Khái quát về Phòng Giáo Dục và Đào Tạo thị xã Bến Cát và công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc
Với việc phát triển kinh tế, xã hội và việc đảm bảo an ninh quốc phòng thì nhu cầu về giáo dục để đảm tại địa phương cũng tăng lên cả về số lượng và chất lượng. Hiện nay trên địa bàn thị xã có 9 trường mầm non với 47 lớp, phục vụ dạy và chăm sóc cho hơn 4.308 trẻ. Số lượng trường tiểu học là 15 trường với 441 lớp, đảm bảo dạy học cho 18.379 học sinh. Số lượng trường THCS là 8 trường với 242 lớp, đảm bảo dạy học cho 9.018 học sinh. (Nguồn Báo cáo tổng kết năm 2017-2018 của Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương)
Các cơ sở trường học trên địa bàn đã cung cấp việc làm cho gần 1200 GV các cấp và gần 100 cán bộ quản lý trong các trường học. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ dạy – học từng bước được tăng cường theo hướng trường chuẩn quốc gia; Công tác chỉ đạo hướng dẫn triển khai nhiệm vụ năm học đầy đủ, kịp thời; Công tác xã hội hóa được đẩy mạnh, mối quan hệ giữa nhà trường – gia đình ngày càng chặt chẽ, góp phần vào việc giáo dục toàn diện cho học sinh. Ngành giáo dục thị xã luôn hướng đến việc thường xuyên đổi mới hình thức dạy học và kiểm tra; Công tác kiểm tra đánh giá chất lượng năm học nghiêm túc, khách quan vì thế kết quả dạy học luôn đảm bảo chất lượng cao nhất, thực chất và hướng đến học sinh, thế hệ trẻ, thế hệ tương lai của thị xã nói riêng và của đất nước nói chung. Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Phòng Giáo dục và Đào tạo (GDĐT) thị xã đảm bảo việc tuyên truyền, hướng dẫn, tổ chức thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện cuộc vận động, phong trào toàn ngành đi vào chiều sâu và có tác động mạnh mẽ, tích cực đến cán bộ, giáo viên và học sinh góp phần vào sự phát triển giáo dục; Đảm bảo thúc đẩy công tác quản lý được đổi mới, dân chủ trong trường học được tăng cường, việc ứng dụng công nghệ thông tin được đẩy mạnh và có hiệu quả… từ đó đảm bảo được các mục tiêu của ngành giáo dục đặt ra tại địa phương.
Bảng 2.1: Quy mô trường lớp năm học 2018 – 2019
Trong thời gian tới Phòng giáo dục thị xã Bến Cát sẽ tiếp tục quản lý thực hiện công tác giáo dục theo các chủ đề “Đổi mới thực chất, hiệu quả nâng cao” cùng với phương châm hành động “Trách nhiệm – năng động – sáng tạo” và khẩu hiệu hành động “Tất cả vì học sinh thân yêu” cho toàn ngành giáo dục địa phương, trong đó chú trọng đến bậc THCS. Với các chủ đề trên ngành giáo dục địa phương sẽ thực hiện có hiệu quả các phương pháp, hình thức và kỹ thuật dạy học tích cực; đổi mới phương thức đánh giá học sinh theo đúng chỉ đạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo; Tăng cường kỹ năng thực hành, vận dụng kiến thức, kỹ năng vào giải quyết các vấn đề thực tiễn; Đa dạng hóa các hình thức học tập, chú trọng hoạt động trải nghiệm, sáng tạo, nghiên cức khoa học của học sinh; Nâng cao năng lực của giáo viên chủ nhiệm lớp, của tổ chức Đoàn, Hội, Đội, gia đình và cộng đồng trong việc quản lý, phối hợp giáo dục toàn diện cho học sinh… Giúp nâng cao chất lượng giáo dục của địa phương trong các năm học tiếp theo một cách căn bản và toàn diện.
2.1.2.1 Khái quát về Phòng Giáo Dục và Đào Tạo thị xã Bến Cát.
Phòng Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã Bến Cát có chức năng tham mưu, giúp UBND thị xã thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo bao gồm: Mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục và đào tạo, tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị dạy học và đồ chơi trẻ em; Quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ, đảm bảo chất lượng giáo dục và đào tạo. Giúp UBND thị xã quản lý công tác chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức, biên chế, nhân sự, tài chính, tài sản và các hoạt động khác của trường mầm non, trường mẫu giáo, trường tiểu học, trường trung học cơ sở, trường bồi dưỡng quản lý giáo dục thị xã theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra phòng Giáo dục và Đào tạo còn thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân thị xã, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị xã và theo quy định của pháp luật.
Phòng GDĐT có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Giáo dục và Đào tạo. Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Phòng GDĐT là cơ quan giúp UBND thị xã quản lý công tác chuyên môn, nghiệp vụ, tổ chức, biên chế, nhân sự, tài chính, tài sản và các hoạt động khác của các cơ sở giáo dục có sự tham gia đầu tư của các tổ chức và cá nhân nước ngoài. trường trung học cơ sở; trường phổ thông có nhiều cấp học, trong đó không có cấp học trung học phổ thông; trường phổ thông dân tộc bán trú; trường tiểu học; cơ sở giáo dục mầm non thị xã theo quy định của pháp luật. Hiện nay trên địa bàn thị xã có 9 trường mầm non, 15 trường tiểu học và 8 trường THCS nằm dưới sự quản lý trực tiếp của phòng. Với tổng số học sinh năm học 2018 – 2019 là 31705 học sinh; số giáo viên là 1198 GV các cấp và 84 cán bộ quản lý là các hiệu trưởng và phó hiệu trưởng.
Cơ cấu tổ chức của Phòng Giáo Dục và Đào Tạo thị xã Bến Cát: Hiện nay Phòng GDĐT thị xã có một trường phòng, hai phó trưởng phòng. Các đơn vị được trong phòng bao gồm Văn phòng; Thanh tra; Phòng Tổ chức cán bộ; Phòng Kế hoạch – Tài chính; Phòng Chính trị, tư tưởng; và Các tổ chuyên môn, nghiệp vụ. Số lượng cán bộ, nhân viên trong Phòng GDĐT thị xã hiện nay là 22 người. Tất cả các đơn vị đều giúp trưởng phòng thực hiện chức năng quản lý Các đơn vị trực thuộc là các trường mầm non, tiểu học, THCS trên địa bàn thị xã (Sơ đồ 2.1).
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát
Kết quả hoạt động: Trong năm học qua, dưới sự quản lý của phòng giáo dục thị xã Bến Cát ngành giáo dục địa phương đã tiếp tục đổi mới quản lý giáo dục theo hướng phân cấp, tạo điều kiện để cơ sở giáo dục tự chủ và chịu trách nhiệm; duy trì, nâng cao kết quả phổ cập giáo dục và xóa mù chữ; đổi mới công tác thi, đánh giá, kiểm tra; ứng dụng công nghệ thông tin trong dạy, học và quản lý giáo dục… Nhờ vậy, trong năm học vừa qua tỷ lệ học sinh hoàn thành chương trình tiểu học đạt 99,6%; tỷ lệ học sinh được công nhận tốt nghiệp THCS đạt 97,1%; (Nguồn Báo cáo tổng kết năm 2017-2018 của Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương) Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Ngoài ra, phòng giáo dục thị xã Bến Cát cũng phối hợp với các trường, với Sở GDĐT tỉnh tổ chức các hội thi giáo viên dạy giỏi, cán bộ quản lý giỏi, học sinh giỏi cấp tỉnh. Qua đó nhiều thành tích được xác lập như giáo viên dạy giỏi, cán bộ quản lý giỏi và học sinh giỏi cấp tỉnh. Một số học sinh tham gia thi học sinh giỏi cấp tỉnh và cấp quốc gia đạt nhiều giải cao.
Trong thời gian tới Phòng GDĐT thị xã sẽ tiếp tục đổi mới phương pháp dạy học theo chuẩn kiến thức, kỹ năng; phấn đấu có 100% trường tiểu học dạy môn tin học; đổi mới kiểm tra, đánh giá kết quả học tập và rèn luyện của học sinh… Điều này cho thấy ngành giáo dục địa phương đã quyết tâm khẳng định từng bước việc thực hiện thành công các mục tiêu mà ngành giáo dục đề ra. Góp phần tạo ra một môi trường học tập tốt nhất cho học sinh trên toàn địa bàn, đảm bảo mang lại những kiến thức, kỹ năng tiền đề cho học sinh, đáp ứng tốt yêu cầu của thị trường nhân lực lao động trong tương lai.
2.1.2.2. Công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Giáo dục thị xã Bến Cát
Như đã đề cập ở phần trên thì các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương hiện nay gồm 9 trường mầm non, 15 trường tiểu học và 8 trường THCS nằm dưới sự quản lý trực tiếp của phòng. Với tổng số học sinh năm học 2018 -2019 là 31705 học sinh; số giáo viên là 1198 GV các cấp và 84 cán bộ quản lý là các hiệu trưởng và phó hiệu trưởng. Công tác văn thư hành chính do tổ văn phòng của mỗi trường đảm nhận.
Hiện nay ở tất cả các cấp học mầm non, tiểu học, THCS tại thị xã đều chỉ có một nhân viên, viên chức làm công tác văn thư hành chính, thường kiêm nhiệm thêm các nhiệm vụ khác như lưu trữ, thủ quỹ, kế toán, y tế trường học và các công việc khác được cấp trên giao. Các nhân viên, viên chức làm công tác văn thư hành chính chịu sự quản lý của Tổ trưởng văn phòng và chỉ đạo của hiệu trưởng. Toàn tổ Văn phòng có nhiệm vụ giúp hiệu trưởng thực hiện các công tác văn thư, kế toán, thủ quỹ, y tế trường học và các công việc khác.
Hoạt động văn thư hành chính trong nhà trường mà người trực tiếp thực hiện là nhân viên văn thư phải thực hiện các công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư, cải cách hành chính trong nhà trường. Cụ thể là giúp hiệu trưởng thực hiện công tác văn thư hành chính, bảo mật và lưu trữ tài liệu trong cơ quan; Bảo mật con dấu của trường, đóng dấu công văn, gửi và lưu công văn đi; tiếp nhận công văn đến, giúp lãnh đạo trường phân loại, giao công văn sau khi lãnh đạo trường xử lý đến cho các cá nhân tổ chức trong nhà trường, theo dơi đôn đốc việc thực hiện công văn; chịu trách nhiệm in ấn văn bản của cơ quan, trực điện thoại, trực văn thư, đón tiếp và hướng dẫn khách đến làm việc.
Tuỳ theo quy mô trường lớp và các điều kiện vật chất, các trường mà cụ thể là hiệu trưởng đề xuất với cấp trên có thẩm quyền, là phòng GDĐT, phê duyệt. Ở đây có thể thấy rằng hiệu trưởng thường xây dựng biên chế văn thư kiêm nhiệm nhiều công việc như công tác thủ quỹ hoặc y tế trường học hoặc kế toán chứ không chuyên trách. Điều này có hai nguyên nhân là sự giới hạn về biên chế trong các trường, thứ hai là do tính chất công việc văn thư hành chính chưa được các trường đề cao.
Khi xây dựng biên chế công tác văn thư các hiệu trưởng đều tiến hành đánh giá tốt các các yếu tố về cơ cấu tổ chức của trường; Khối lượng công việc của công tác văn thư; Số lượng văn bản, tài liệu của nhà trường bao gồm văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ. Trên cơ sở đó tiến hành phân tích, đánh giá và lựa chọn hình thức kiêm nhiệm từ hai đến nhiều công việc trở lên. Về trình độ các nhân viên văn thư trong các trường hiện nay phải đảm bảo Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư lưu trữ, nếu tốt nghiệp chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư; Có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ ngạch văn thư trung cấp; Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 1 (hoặc tương đương) khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam và có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản. Tuy nhiên không phải vị trí nào cũng đảm bảo trình độ này. Một số chỉ có chứng chỉ bồi dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư mà không phải tốt nghiệp chuyên ngành. Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Theo phân cấp quản lý Sở Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn xây dựng biên chế năm học 2018-2019 của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bình Dương tại công văn số 247/SGDĐT-TCCB ngày 03/03/2018 về việc hướng dẫn xây dựng kế hoạch biên chế năm học 2018-2019 thì:
Đối với giáo dục mầm non: viên chức làm công tác văn phòng (văn thư, thủ quỹ, kế toán, y tế trường học) căn cứ khối lượng công việc thực tế, nhu cầu và vị trí việc làm được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, trường mầm non, trường mẫu giáo, nhà trẻ xác định số người làm việc tối đa không vượt quá 02 người để thực hiện nhiệm vụ về văn thư, thủ quỹ, kế toán, y tế trường học.
Đối với cấp tiểu học: Công tác văn phòng (văn thư, thủ quỹ, kế toán, y tế trường học) trường hạng 1 bố trí 3 biên chế: 01 văn thư và thủ quỹ, 01 kế toán, y tế trường học; trường hạng 2, hạng 3 bố trí 02 biên chế: 01 kế toán và văn thư, 01 y tế trường học và thủ quỹ.
Đối với cấp trung học cơ sở: công tác văn phòng (văn thư, thủ quỹ, kế toán, y tế trường học) mỗi trường bố trí 03 biên chế: 01 văn thư và thủ quỹ, 01 kế toán, 01 y tế trường học; trường 40 lớp trở lên bố trí thêm 01 biên chế làm công tác kế toán.
Thực tế công tác Văn thư hành chính ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần. Một số lãnh đạo chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác Văn thư hành chính trong các cơ quan, đơn vị, trường học.
Nhìn chung các trường đều tuân thủ tốt các quy định trong việc đề xuất, xây dựng biên chế công tác văn thư phù hợp với nhu cầu công việc tại trường. Từ đó giúp nâng cao năng suất và chất lượng hoạt động của toàn trường, tận dụng tối đa nguồn nhân sự, khai thác tối đa hiệu suất làm việc của nhân sự trong trường, mang lại hiệu quả làm việc cao cho các trường. Giúp các trường thúc đẩy các nhiệm vụ trọng tâm về giáo dục của nhà trường, đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu mà ngành giáo dục đã đề ra cho các trường học tại thị xã trong thời gian qua.
2.2 Tổ chức khảo sát thực trạng Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
2.2.1 Nội dung khảo sát:
Để thực hiện đề tài, tác giả đã khảo sát một số nội dung cụ thể sau:
- Nhận thức về vai trò, vị trí công tác văn thư hành chính trong nhà trường trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát hiện nay.
- Thực trạng công tác văn thư hành chính trong nhà trường trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát.
Thông qua khảo sát, phỏng vấn ý kiến CBQL, NVVT, tác giả đã tìm hiểu thực trạng việc thực hiện công tác văn thư hành chính của các trường học, mức độ thực hiện các nội dung, nhận thức về tầm quan trọng của công tác VTHC trong nhà trường, những thuận lợi khó khăn trong quá trình thực hiện công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học.
- Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát
Thông qua khảo sát, phỏng vấn ý kiến CBQL, NVVT, chúng tôi tìm hiểu việc thực hiện QL công tác văn thư hành chính về tầm quan trọng của quản lý công tác VTHC trong trường học; Thực trạng quản lý công tác VTHC cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến việc quản lý hoạt động VTHC trong trường học.
2.2.2. Công cụ điều tra khảo sát
Tác giả đã sử dụng phiếu khảo sát, nội dung xoay quanh một số vấn đề cụ thể như sau:
Một số thông tin cá nhân người khảo sát như độ tuổi, giới tính, trình độ, chư vụ, thâm niên công tác; Thực trạng công tác văn thư hành chính trong nhà trường: Tầm quan trọng, những cộng việc văn thư hành chính, những thuận lợi và khó khăn trong công tác văn thư hành chính; Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường: tầm quan trọng, thực trạng quản lý văn thư hành chính, các yếu tố ảnh hưởng đến việc quản lý công tác văn thư hành chính trong trường học.
Tác giả sử dụng phiếu phỏng vấn quý thầy cô là hiệu trưởng các trường xoay quanh các vấn đề về những ưu điểm, những tồn tại của công tác văn thư hành chính; những ưu diểm và hạn chế của công tác quản lý văn thư hành chính; những đề xuất để nâng cao chất lượng quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường.
Ngoài phiếu khảo sát và phiếu phỏng vấn, tác giả còn nghiên cứu hệ thống văn bản pháp lý về công tác văn thư hành chính, hồ sơ liên quan đến công tác QL văn thư hành chính như kế hoạch quản lý công tác văn thư hành chính, quy chế hoạt động công tác tác văn thư hành chính… Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Xử lý số liệu thu thập được
- Sử dụng phần mềm thống kê toán học SPSS 20.0 để xử lý các dữ kiện thu được phục vụ cho việc phân tích số liệu trong quá trình nghiên cứu.
- Thống kê mô tả: tính tổng, trị số trung bình, tần số, tỷ lệ phần trăm…
- So sánh kết quả giữa các nhóm khách thể, các mặt khác nhau trong cùng một chỉ báo nghiên cứu.
2.2.3 Tổ chức điều tra khảo sát:
Trong quá trình khảo sát của tác giả thực hiện tiếp xúc với các đối tượng nghiên cứu tại các trường mầm non, tiểu học và THCS tại thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương, nơi công tác của các đối tượng khảo sát. Hình thức tiếp xúc là trực tiếp hay thông qua việc gửi thư, gửi mail, fax, mạng xã hội để nhờ các đối tượng đánh giá cho ý kiến về vấn đề khảo sát. Tác giả có xin thông tin các nhân viên văn thư (NVVT), hiệu trưởng, phó hiệu trưởng và tổ trưởng Tổ văn phòng (TTVP) từ các thành viên tổ văn phòng của các trường, từ đó đề ra biện pháp thích hợp để tiếp cận, xin ý kiến khảo sát.
Với số lượng bảng khảo sát cho từng đối tượng như trên tác giả thu hồi và sàn lọc, dữ liệu đánh giá kết quả như sau:
Bảng 2.2. Thống kê số lượng mẫu khảo sát
Kết quả số phiếu thu về đạt yêu cầu là 100% cho đối tượng NVVT; 100% cho đối tượng TTVP; 100% cho đối tượng phó hiệu trưởng và 100% cho đối tượng hiệu trưởng (bảng 2.2). Các phiếu đạt yêu cầu sẽ được tác giả đưa vào phân tích dữ liệu và sử dụng các phần mềm hỗ trợ phân tích là SPSS V20 và Excell 2007, trong đó SPSS được dùng chủ đạo trong phân tích dữ liệu.
Tác giả tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm SPSS, các câu hỏi sẽ được mã hóa tương ứng thể hiện trong phần phụ lục. Kết quả tích sẽ trình bày lần lược các phần tiếp theo.
Tác giả sử dụng 32 phiếu phỏng vấn để phỏng vấn 32 quý thầy cô là hiệu trưởng các trường để thu thập thông đánh giá về ưu điểm cũng như những nhược điểm trong công tác văn thư hành chính; những mặt mạnh và yếu trong công tác quản lý văn thư hành chính hiện nay của các trường trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát.
Kết quả xử lý các khách thể cho những thông tin như sau:
Bảng 2.3: Sơ bộ thống kê thông tin cá nhân đối tượng khảo sát.
Về giới tính: Bảng (2.3) cho thấy đối tượng Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng và đối tượng TTVP gọi chung cán bộ quản lí (CBQL) có tỷ lệ nữ cao hơn (chiếm 63,5%) tỷ lệ nam (chiếm 36,5%). Trong khi đó đối tượng NVVT có tỷ lệ nữ chiếm đến 84,4%, nam giới chỉ chiếm hạn chế 15,6%. Qua số liệu này có thể đánh giá sơ bộ rằng công việc văn thư trong các trường học thường dành cho đối tượng nữ thực hiện. Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Về độ tuổi: cho thấy đối tượng Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng và đối tượng TTVP có tỷ lệ độ tuổi trên 40 tuổi chiếm hơn 56,3% và độ tuổi dưới 40 chiếm thấp chỉ 43,7% ở đối tượng cán bộ quản lý. Trong khi đó đối tượng NVVT độ tuổi dưới 30 chiếm đa số với 68,8%. Điều này cho thấy công việc hành chính văn thư nhà trường thường dành cho người trẻ tuổi và điều này còn cho thấy công việc này chưa được quan tâm nhiều và còn khá mới mẻ.
Về trình độ: Cho thấy đối tượng Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng và đối tượng TTVP có tỷ lệ trình độ cử nhân trở lên chiếm tỷ lệ cao lên đến hơn 84,4% và có cả trình độ thạc sỹ chiếm 3,1%. Còn đối tượng NVVT không có trình độ thạc sỹ trở lên và thành phần dưới Cao đẳng chiếm 40,6%. Điều này cho thấy mặt bằng trình độ của NVVT trong các trường học thấp hơn nhiều so với đối tượng cán bộ quản lý.
Về thâm niên công tác: Qua khảo sát số liệu thu về cho thấy đối tượng ở nhóm CBQL có thâm niên công tác từ 9 năm trở lên chiếm tỉ lệ cao lên đến 88,6%. Thâm niên công tác ở nhân viên văn thư thâm niên dưới 9 năm chiếm 71,9%. Diều này một lần nửa cho thấy công việc của nhân viên văn thư còn khá mới mẻ chưa có nhiều kinh nghiệm trong công tác văn thư – hành chính.
2.2.4. Qui ước thang đo
Thang đo sử dụng chủ yếu trong các phiếu khảo sát là thang đo định danh để xác định tên gọi và một số đặc điểm của đối tượng khảo sát; thang đo thứ bậc và thang đo khoảng cách để tính các tham số trong thống kê mô tả như trị trung bình, tỷ lệ phần trăm.
Để thuận tiện cho việc đánh giá, phân tích số liệu hợp lý và khoa học, các thông tin thu thập được từ phiếu khảo sát thực trạng được quy ước dựa vào giá trị trung bình trong thang đo Likert 5 với mức giá trị khoảng cách = (Maximum – Minimum) / n = (5-1)/5 = 0.8, nên ý nghĩa các mức lần lượt tương ứng như sau (theo nội dung câu hỏi trong bảng khảo sát): 1.00 – 1.80 (kém, hoàn toàn không đồng ý, không thuận lợi, không khó khăn); 1.81 – 2.60; (yếu, không đồng ý, ít thuận lợi, ít khó khăn); 2.61 – 3.40: (trung bình, một phần đồng ý, bình thường); 3.41 – 4.20: (khá, đồng ý, thuận lợi, khó khăn); 4.21 – 5.00: (tốt, hoàn toàn đồng ý, rất thuận lợi, rất khó khăn). Cụ thể trong bảng 2.4 sau:
Bảng 2.4. Quy ước xử lý thông tin phiếu khảo sát
2.3. Thực trạng công tác văn thư hành chính tại các trường trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương
2.3.1. Ý nghĩa công tác văn thư hành chính trong nhà trường:
Phân tích số liệu từ phiếu khảo sát cho thấy nhận xét về ý nghĩa công tác văn thư hành chính trong nhà trường được đánh giá qua bảng 2.5 như sau:
Bảng 2.5. Ý nghĩa công tác văn thư hành chính trong nhà trường
Qua bảng 2.5, có thể thấy các cán bộ quản lý đều đồng ý nhất trí cao về ý nghĩa của công tác văn thư hành chính trong nhà trường có trị trung bình từ 3.75 đến 4.22 và giải quyết công việc của nhà trường nhanh chóng, chính xác và hiệu quả đánh giá cao nhất. Việc này cho thấy cả cán bộ quản lý và nhân viên đều đánh giá được ý nghĩa của công tác văn thư hành chính trong nhà trường giúp giải quyết công việc của nhà trường nhanh chóng, chính xác và hiệu quả; Bảo đảm cung cấp thông tin cần thiết, đầy đủ, kịp thời; Góp phần tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu làm văn bản và các trang thiết bị sử dụng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản; Góp phần giữ bí mật những thông tin cần thiết của nhà trường và góp phần cải cách thủ tục hành chính; ngoài ra công tác văn thư hành chính trong nhà trường còn hỗ trợ nhiều công tác khác.
2.3.2. Yêu cầu của công tác văn thư hành chính trong nhà trường: Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Tác giả đã khảo sát về các yêu cầu của công tác văn thư hành chính trong nhà trường và thu được kết quả đánh giá qua bảng 2.6 như sau:
Bảng 2.6. Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư về yêu cầu của công tác VTHC trong nhà trường
Qua bảng trên cho thấy yêu cầu công tác văn thư hành chính trong trường học thể hiện như sau:
Thứ nhất, giải quyết công việc nhanh chóng: Mỗi công việc của nhà trường, tuỳ theo sự phân công trách nhiệm mà từng người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết khẩn trương, đúng thời hạn quy định; Tuyệt đối không được bỏ sót hay chậm trễ được đánh giá khá tốt có trị trung bình từ 3.25 đến 3.45.
Thứ hai, yêu cầu công tác văn thư là phải chính xác: Hầu hết cán bộ quản lý và nhân viên văn thư đánh giá Về nội dung, văn bản phải bảo đảm tính pháp lý chính xác tuyệt đối; Về hình thức, văn bản phải có đủ các yếu tố thể thức theo quy định của pháp luật; Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ phải được bảo đảm chính xác được đánh giá khá cao có trị trung bình từ 2.93 đến 3.23 kể cả cán bộ quản lý và nhân viên văn thư. Tuy nhiên vẫn còn 58.6% ý kiến cho rằng còn phân vân về hình thư văn bản phải có đầy đủ các yếu tố theo thể thức đúng quy định của pháp luật việc này cho thấy cần huấn thêm cho nhân viên văn thư trong thời gian tới nhằm đảm bảo thực hiện chính xác công tác văn thư trong các trường học.
Thứ ba, bí mật: Việc sao gửi, bảo quản văn bản phải chấp hành nghiêm ngặt theo đúng quy định; Người không có trách nhiệm không được xem hay tiết lộ nội dung văn bản với người khác. Hầu hết những người được khảo sát đều đánh giá rất cao yêu cầu công tác văn thư là phải bí mật cụ thể được xếp hạng 1 việc sao và gởi văn bản phải đúng theo quy định.
2.3.3 Tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính trong nhà trường
Qua quá trình khảo sát tác giả nhận được kết quả ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư về tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính trong nhà trường thể hiện ở Biểu đồ 2.1 như sau: Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Biểu đồ 2.1. Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư về tầm quan trọng của công tác VTHC trong nhà trường
Qua biểu đồ 2.7, có thể thấy cán bộ quản lý và nhân viên văn thư đều nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính trong nhà trường là rất quan trọng chiếm tỉ lệ 42%, mức độ quan trọng chiếm 93% và chỉ có 19% đánh giá tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính trong nhà trường là bình thường. Ngoài ra không có cán bộ quản lý hay nhân viên văn thư nào đánh giá tầm quan trọng công tác văn thư hành chính là không quan trọng và ít quan trọng. Điều này cho thấy công tác văn thư hành chính trong nhà trường giúp giải quyết công việc của nhà trường nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, bảo đảm cung cấp thông tin cần thiết, đầy đủ, kịp thời, góp phần tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu làm văn bản và các trang thiết bị sử dụng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản, giữ gìn các tài liệu có giá trị trong quá trình hoạt động của nhà trường phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra, tra cứu thông tin quá khứ, giải quyết công việc hiện tại và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài, giữ bí mật những thông tin cần thiết của nhà trường và góp phần cải cách hành chính.
2.3.4 Thực trạng công tác văn thư hành chính trong nhà trường hiện nay:
Tác giả đã khảo sát về thực trạng công tác văn thư hành chính trong trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương hiện nay kết quả đánh giá như sau:
Bảng 2.7 Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư về thực trạng công tác VTHC trong nhà trường
Qua bảng 2.7 cho thấy thực trạng công tác văn thư hành chính tại các trường đã thực hiện tương đối tốt có trị trung bình đánh giá từ 2.86 đến 3.57. Các công tác soạn thảo văn bản; Quản lý và giải quyết văn bản cũng như công tác quản lý và sử dụng con dấu đều được đánh giá khá tốt. Tuy nhiên công tác hiện đại hóa hành chính và cải cách thủ tục hành chính tại các trường chưa được đánh giá cao nằm vị trí cuối cùng chỉ trị trung bình 2.86 xếp hạng 10 trong các nội dung được khảo sát về công tác văn thư hành chính.
Ngoài ra cải cách hành chính trong nhà trường vẵn còn một số lãnh đạo chưa thực sự quan tậm cụ thể chư xây dựng kế hoạch cải cách hành chính trong nhà trường hoặc có xây dựng kế hoạch nhưng chưa triển khai cụ thể đến từng thành viên trong nhà trường và qua phỏng vấn khảo sát thì hiện đại hóa hành chính và cải cách thủ tục hành chính thật sự chưa được quan tâm đúng mức ảnh hưởng đến công tác văn thư hành chính của các trường
Qua quá trình phỏng vấn trực tiếp thì thực trạng công tác văn thư hành chính trong nhà trường hiện nay tại các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát như sau:
- Công tác soạn thảo, ban hành văn bản: Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong các trường hiện nay được thực hiện thường xuyên ở các trường có quy mô lớn và ít thực hiện ở các trường có quy mô nhỏ. Tuy nhiên dù ít hay nhiều thì công tác soạn thảo, ban hành văn bản của các nhà trường vẫn phải áp dụng theo thông tư 01/2011/TT-BNV về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ban hành ngày ngày 19 tháng 01 năm 2011, trong đó quy định về kỹ thuật trình bày văn bản như khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác. (ý kiến của 12/12 hiệu trưởng được phỏng vấn)
- Về thẩm quyền ban hành văn bản:
Là các cơ sở giáo dục nên nhà trường có quyền ban hành các văn bản như thông cáo, chương trình, kế hoạch công tác, đề án, phương án, báo cáo, tờ trình, thông báo, công văn, biên bản, công điện, hợp đồng, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy mời, phiếu gửi; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cán bộ, công chức; quyết định xử phạt vi phạm hành chính trong nhà trường… ; Học bạ, văn bằng, chứng chỉ do nhà trường đào tạo. Quyền ban hành các văn bản thuộc về hiệu trưởng và người được Hiệu trưởng giao trách nhiệm, ủy quyền theo quy định.
Cơ sở soạn thảo, ban hành văn bản của các trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát là các quy định về ban hành văn bản nhà nước, vì thế đa số các văn bản do các trường ban hành đều đúng thẩm quyền, và nội dung của văn bản luôn tuân thủ theo quy định của của nhà nước. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện tùy vào năng lực của NVVT, quy chế quản lý văn thư, công tác kiểm tra, đánh giá trong nhà trường mà trong công tác soạn thảo văn bản vẫn còn nhiều sai sót. (ý kiến của 7/12 hiệu trưởng được phỏng vấn)
Với chức năng và nhiệm vụ của các trường MN, TH, THCS thì mỗi năm các trường phải soạn thảo, ban hành hàng trăm văn bản. Chủ yếu là văn bản hành chính thông thường. Số lượng văn bản do các trường ban hành nhiều hay ít là tùy thuộc vào tình hình công việc của từng năm.
- Thể thức và nội dung văn bản: Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, các trường luôn bám sát theo thông tư 01/2011/TT-BNV về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ban hành ngày ngày 19 tháng 01 năm 2011. Các văn bản do các trường ban hành đều trình bày đúng về thể thức, có tính thẩm mỹ. Các văn bản luôn đảm bảo đầy đủ các thành phần là Quốc hiệu; tên cơ quan ban hành; số ký hiệu VB; địa danh và thời gian ban hành VB; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chức vụ, cấp bậc, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu cơ quan ban hành; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có). Tuy nhiên vẫn còn nhiều văn bản chưa đáp ứng được các yêu cầu trên, điều này là do năng lực của NVVT, quy chế quản lý văn thư, công tác kiểm tra, đánh giá trong nhà trường còn nhiều hạn chế, chưa chuyên nghiệp.
Nội dung đa số các văn bản được ban hành có bố cục hợp lý, tương đối chặt chẽ về nội dung, đảm bảo tính logic, cô đọng nhưng lượng thông tin nhiều, lập luận chặt chẽ, dùng từ ngữ chuẩn. Tuy nhiên vẫn còn một số văn bản có nhiều hạn chế dùng từ ngữ chuyên ngành gây khó hiểu, trích dẫn các thông văn bản khác mà không đính kèm, tình trạng văn bản hóa các hoạt động thường ngày không cần thiết… (ý kiến của 8/12 hiệu trưởng được phỏng vấn)
- Qui trình soạn thảo và ban hành văn bản:
Công tác soạn thảo văn bản tại các trường thường được phân công cho TTVP, TTVP sẽ giao nhiệm vụ trực tiếp cho NVVT của nhà trường thực hiện đánh máy, photo công văn – tài liệu thực hiện dưới sự chỉ đạo, giám sát trực tiếp của TTVP. Quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan gồm các bước sau:
Bước 1: Xây dựng và soạn thảo
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của hiệu trưởng, nhu cầu ban hành văn bản của nhà trường. Hiệu trưởng sẽ chỉ đạo TTVP lên kế hoạch về nội dung và chỉ đạo soạn thảo văn bản. Hiệu trưởng phải xem xét kỹ về nội dung, quyết định độ khẩn, độ mật và phạm vi phổ biến của văn bản. Đăng ký văn bản ghi số, ký hiệu, ngày, tháng cho văn bản.
Bước 2: Duyệt bản thảo
Sau khi soạn thảo TTVP xem xét, chỉnh sửa các sai sót và trình lên hiệu trưởng ký duyệt bản thảo.
Bước 3: Đánh máy, nhân bản
Sau khi hiệu trưởng ký duyệt bản thảo, văn bản sẽ được đưa về văn phòng, NVVT sẽ đánh máy hoàn thiện và tiến hành nhân bản theo số lượng yêu cầu.
Bước 4: Ký, ban hành văn bản
Hiệu trưởng ký ban hành văn bản. Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Nhìn vào các bước trên cho thấy quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ít bước hơn so với các cơ quan quản lý nhà nước. Tuy nhiên quy trình này phù hợp với mức độ quan trọng của văn bản, phạm vi ảnh hưởng của các văn bản mà nhà trường ban hành. Tuy nhiên cần phải tăng cường mức độ giám sát chất lượng hơn nữa để hạn chế các sai sót, nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản trong các nhà trường trong thời gian tới (ý kiến của 9/12 hiệu trưởng được phỏng vấn)
- Công tác quản lý văn bản và tài liệu khác
- Quản lý văn bản đến:
Quy định về trình tự quản lý văn bản đến. Tất cả văn bản gửi đến nhà trường phải được quản lý theo trình tự sau:
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. Bộ phận văn thư của văn phòng nhà trường là nơi tiếp nhận tất cả các văn bản đến. Các văn bản sẽ phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến; Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến và Đăng ký văn bản đến theo mẫu sổ công văn đến của nhà trường.
Trình, chuyển giao văn bản đến. Văn bản đến sẽ được NVVT trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân liên quan giải quyết.
Giải quyết và theo dơi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Hiệu trưởng các trường là người có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Hiệu trưởng cũng có thể ủy nhiệm cho các cá nhân, đơn vị khác trong nhà trường thực hiện giải quyết văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Nhìn vào quy trình này cho thấy các văn bản đến được quản lý một các có hệ thống và đảm bảo các văn bản này được đến nơi cần nhanh chóng kịp thời để hoàn thành tốt trách nhiệm của văn bản và theo dơi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Quản lý công văn đi:
Trình tự quản lý văn bản đi tại các trường được thực hiện theo các bước: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); Đăng ký văn bản đi; Làm thủ tục, chuyển phát và theo dơi việc chuyển phát văn bản đi; Lưu văn bản đi. Các văn bản đi được lưu vào sổ đăng ký văn bản đi của nhà trường. Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Việc chuyển phát các văn bản đi của các trường được thực hiện trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo với các hình thức trực tiếp, Fax hoặc chuyển qua mạng internet. Các văn bản đi được nhà trường lưu hai bản, một bản tại văn thư và bản một trong hồ sơ.
Các văn bản nội bộ khi nhà trường ban hành cũng được vào sổ đăng ký riêng, trong đó nêu rõ số, ký hiệu, ngày tháng ký, người ký, trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, ký nhận… tương tự như đối với văn bản đi. Văn bản nội bộ trong quá trình chuyển giao cũng được ghi vào sổ chuyển văn bản. Các đơn vị, bộ phận khi nhận văn bản nội bộ cũng tiến hành giải quyết, xử lý như đối với các văn bản đến khác. Văn bản nội bộ cũng được lưu như mọi văn bản khác.
Quy trình này cho thấy các văn bản được quản lý một cách logic, chặt chẽ và đảm bảo là các văn bản được đi đến nơi cần đến. (ý kiến của 10/12 hiệu trưởng được phỏng vấn)
Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của nhà trường
Lập hồ sơ hiện hành :
Hiện nay các trường đều đã tuân thủ thực hiện các nội dung trong lập hồ sơ hiện hành gồm Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dơi, giải quyết công việc vào hồ sơ; Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Đa số các hồ sơ được lập đều phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị trong nhà trường và của nhà trường; Các văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Tuy nhiên, tại một số trường chưa có văn bản quy định về quản lý văn thư nên công tác này còn nhiều lúng túng.
Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của nhà trường :
Tại các trường hiện nay thì các đơn vị và cá nhân trong nhà trường phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của nhà trường theo thời hạn được quy định về công tác văn thư. Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì lập danh mục gửi cho bộ phận văn thư của nhà trường nhưng thời hạn lưu không được quá 2 năm. Tất cả cán bộ, GV, nhân viên trước khi thôi việc, nghỉ hưu hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Thời hạn giao, nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
- Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc;
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 01 năm kể từ công trình được nghiệm thu chính thức;
- Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
- Tài liệu ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
Thủ tục giao nộp:
Khi giao nộp tài liệu phải lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” mỗi loại 02 bản. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu giữ 01 bản, lưu giữ hiện hành 01 bản.
Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ:
Hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của nhà trường. Bộ phận Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ Tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới; Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại nhà trường.
Thủ trưởng các đơn vị trong nhà trường chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của nhà trường. Trong quá trình theo dơi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó.
Vậy nhìn chung công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các nhà trường hiện nay đảm bảo tuân thủ các quy định của nhà nước về quản lý văn thư hành chính. Tuy nhiên ở một số trường công tác này chưa đi vào quy cũ, hệ thống quản lý lỏng lẻo, NVVT chưa có kinh nghiệm cũng như thiếu chuyên môn nên hoạt động này còn nhiều lúng túng. Trong thời gian tới cần chú ý và có các văn bản cụ thể hướng công tác dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của nhà trường để công việc được diễn ra nhanh và có quy cũ. (Ý kiến của 03/12 hiệu trưởng được phỏng vấn)
Công tác quản lý và sử dụng con dấu. Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Hiện tất cả các trường đều có bộ phận văn thư. Bộ phận văn thư mà cụ thể là NVVT thực hiện bảo quản, sử dụng con dấu của nhà trường và các loại con dấu khác. Theo các nhiệm vụ được hiệu trưởng phân công và tuân thủ các quy định của nhà nước, pháp luật về việc sử dụng con dấu của cơ quan tổ chức.
NVVT chịu trách nhiệm về giữ gìn và đóng dấu tại nhà trường. NVVT là người trực tiếp đóng dấu và chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng nếu như tình hình sử dụng và quản lý con dấu xảy ra vấn đề sai sót. Con dấu chỉ được sử dụng tại phòng làm việc của Bộ phận văn thư. Hết giờ làm việc các con dấu được cho vào két sắt, khóa và niêm phong cẩn thận. Nếu NVVT xin nghỉ thì các con dấu được bàn giao lại cho TTVP lưu trữ kèm theo biên bản bàn giao.
Nhìn chung công tác quản lý và sử dụng con dấu của các nhà trường được thực hiện tốt theo quy định của nhà nước, pháp luật về việc sử dụng con dấu của cơ quan tổ chức. Có rất ít sai sót xảy ra trong vấn đề này. (Ý kiến của 12/12 hiệu trưởng được phỏng vấn)
2.4. Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát.
Qua quá trình khảo sát bằng bảng hỏi và phỏng vấn tác giả đã thu thập được một số ý kiến về thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo Bến Cát như sau:
2.4.1. Tầm quan trọng của quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường hiện nay Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Tác giả đưa ra một số công tác quản lý theo nội dung công tác văn thư và thu thập được các ý kiến như sau:
Biểu đồ 2.2. Tầm quan trọng của quản lý công tác VTHC trong trường hiện nay
Qua biểu đồ 2.2, có thể thấy các cán bộ quản lý và nhân viên văn thư đa phần đồng ý về tầm quan trọng của quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường đánh giá quan trọng chiếm tỉ lệ cao với 56%. Việc này cho thấy cả cán bộ quản lý và nhân viên đã phần nào đánh giá xác định được được tầm quan trọng của công tác văn thư trong nhà trường. Bên cạnh đó cũng còn 33% đánh giá việc quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường chỉ ở mức độ bình thường. Trong thời gian tới các cấp quản lý cần có nhiều biện pháp để nâng cao nhận thức hơn của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư và toàn thể nhà trường về tầm quan trong tác văn thư hành chính trong nhà trường.
2.4.2. Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính trong trường học hiện nay.
Tác giả đưa ra một số nội dung đánh giá theo chức năng quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường để khảo sát và thu thập, phân tích được các ý kiến như sau:
Bảng 2.8. Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư về thực trạng quản lý công tác VTHC trong nhà trường
Qua bảng 2.10, có thể thấy các cán bộ quản lý và nhân viên văn thư chỉ đánh giá ở mức độ trung bình về thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường có trị trung bình từ 2.79 đến 3.63. Việc này cho thấy cả cán bộ quản lý và nhân viên đều nhận thấy được thực trạng việc quản lý công tác văn thư hành chính hiện nay tại các trường trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát chưa thật sự tốt và cần được quan tâm quan lý hơn nữa các công việc của văn thư như lập kế hoạch công tác văn thư hành chính, tổ chức quản lý văn thư hành chính trong nhà trường, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư hành chính trong nhà trường kiểm tra công tác văn thư hành chính trong nhà trường …
Qua quá trình phỏng vấn quý thầy cô hiệu trưởng các trường tác giả về quản lý công tác văn thư hành chính tại các trường thấy được thực trạng quản lý công tác này còn những thiếu sót như sau:
Việc xây dựng kế hoạch công tác văn thư và quy chế hoạch hoạt động của công tác này còn hạn chế: (ý kiến của 12/12 hiệu trưởng được phỏng vấn) Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Điều này một lần nữa khẳng định các lãnh đạo nhà trường đang đánh giá chưa cao vấn đề xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành chính tại các trường học hiện nay cũng như ảnh hưởng của công tác xây dựng kế hoạch đến mức độ hoàn thành công tác văn thư hành chính trong nhà trường. Bởi tất cả các tổ chức, trong đó có trường học đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị để điều hành các hoạt động trong tổ chức. Quá trình soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản; Lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào cơ quan lưu trữ; Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư là một chuỗi các công việc liên tục theo thời gian, tương thích với yêu cầu công việc của các thành phần, giai đoạn công việc trong tổ chức. Chính vì vậy nếu không có kế hoạch công tác văn thư hành chính thì công tác quản lý của nhà trường sẽ bị rối loạn, khó kiểm soát, không xác định được mục tiêu hướng đến và tất nhiên là không thể hoàn thành được mục tiêu một cách hiệu quả.
Việc xây dựng quy chế hoạt động công tác văn thư cũng là một vấn đề quan trọng tuy nhiên một số ít trường có xây dựng quy chế này nhưng chỉ là những quy định về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động; lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ tại cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư của các trường mà không phải là các kế hoạch công tác văn thư hành chính. Chính vì vậy các mục tiêu cũng như các công việc cụ thể trong năm học, trong giai đoạn hoạt động của nhà trường không được đề cập.
Nhìn chung công tác xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương hiện nay chưa được lãnh đạo, hiệu trưởng nhà trường quan tâm đúng mức. Một số trường không có, không xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành chính hằng năm, một số trường lại không xây dựng quy chế công tác văn thư hành chính. Trong khi một số trường khác trên địa bàn đã thực hiện cả hai kế hoạch và quy chế này. Điều này cho thấy rằng mức độ quan tâm của các lãnh đạo nhà trường về xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành chính hay quy chế công tác văn thư hành chính không đồng nhất, điều này sẽ dẫn đến sự sai khác về kết quả trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của nhà trường. Việc này cũng tạo ra sự khó khăn, thiếu chính xác, thiếu nhất quán, thiếu hiệu quả, cũng như sự chậm trễ, sai sót trong khâu truyền đạt mệnh lệnh hành chính của hiệu trưởng đối với các hoạt động nhà trường nói chung và công tác văn thư hành chính nói riêng.
Vì vậy để nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương trong thời gian tới các trường cần phải nâng cao nhận thức về mức độ quan trọng của xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành chính hằng năm ở mỗi trường; Xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành chính hằng năm một cách chi tiết đến từng tháng; xây dựng và hoàn thiện quy chế công tác văn thư hành chính. Đây chính là cơ sở để quản lý tốt hoạt động văn thư hành chính nói riêng, từ đó hỗ trợ các hoạt động khác trong nhà trường diễn ra có hệ thống và đúng thời điểm. Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Nội dung công việc trong quy chế phải rõ ràng, cặn kẽ; Tạo khả năng sáng tạo cho người thực thi; Tạo khả năng hợp tác khi giải quyết công việc; Có khả năng kiểm tra công việc một cách dễ dàng, thuận lợi. Mục tiêu cuối cùng của việc ban hành quy chế văn thư hành chính trong nhà trường là giúp lãnh đạo nhà trường quản lý tốt công tác văn thư hành chính nói riêng, văn thư hành chính nói chung được thuận lợi, các mục tiêu được hoàn thành đúng tiến độ và có chất lượng, bảo đảm thực hiện các công việc đúng các quy định của pháp luật và quy định của ngành GD&ĐT ngay từ khâu lập, ban hành quy chế.
Việc ban hành quy chế văn thư hành chính cũng là hình thức giúp nhà trường tạo cơ sở xây dựng cơ chế phối hợp, hợp tác giữ các đơn vị, cá nhân trong nhà trường cụ thể là tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân viên chức trong quá trình thực hiện công việc mang tính sự vụ giấy tờ, hành chính văn thư. Trong đó phân công trách nhiệm đối của mọi thành viên trong nhà trường đối với công tác văn thư hành chính. Việc xây dựng kế hoạch và quy chế văn thư hành chính đầy đủ và cụ thể sẽ thực hiện việc kiểm tra và kỹ luật cũng như khen thưởng đối với những người thực hiện công tác văn thư hành chính tại các trường, việc khen thưởng những người được phân công thực hiện công tác văn thư hành chính sẽ giúp động viên khuyến khích công tác văn thư hành chính tại các trường ngày một tốt hơn. Điều này sẽ giúp lãnh đạo nhà trường quản lý tốt công tác văn thư hành chính trong quá trình hoạt động. (Ý kiến của 11/12 hiệu trưởng được phỏng vấn)
Bên cạnh đó, công tác cải cách hành chính trong một số nhà trường lãnh đạo chưa quan tâm và thực hiện thường xuyên hoặc có thực hiện nhưng chỉ ở mức độ có kế hoạch trên giấy chưa phổ biến rộng rãi và thực hiện thường xuyên nên hiệu quả của công tác cải cách hành chính tại các trường chưa cao.
2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc quản lý công tác văn thư hành chính trong trường học hiện nay:
Qua quá trình khảo sát tác giả đã biết được các yếu tố ảnh hưởng đến việc quản lý công tác văn thư hành chính trong trường học hiện nay như sau:
Bảng 2.9. Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư về mức độ ảnh hưởng đến việc QL công tác VTHC trong nhà trường
Qua bảng 2.11, có thể thấy các cán bộ quản lý và nhân viên văn thư nhận định sự quan tâm của lãnh đạo đối với công tác văn thư hành chính mức độ ảnh hưởng chiếm 53,91% việc này cho thấy sự quan tâm của lãnh đạo chưa thật sự ảnh hưởng đến quản lý công tác này. Bên cạnh đó năng lực và nhận thư của nhân viên văn thư ở mức độ ảnh hưởng bình thường chiếm 43,75% việc này cho thấy muốn nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính hiện này cần nhiều hơn nữa sự quan tâm của lãnh đạo đối với công tác này bên cạnh đó việc tuyển dụng nhân viên văn thư cũng cần lưu ý đến năng lực và nhận thức của nhân viên mới góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính hiện nay.
2.6. Nhận xét chung: Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Qua điều tra thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính tại các trường trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã bến, tác giả rút ra một số nhận định sau đây:
2.6.1. Ưu điểm
Đa số các bộ quản lý đầu cho rằng hệ thống văn bản của Đàng và Nhà nước các cấp lãnh đạo đã có những văn bản chỉ đạo khá đầy đủ, hệ thống văn bản về công tác văn thư hành chính được quy định cụ thể làm cơ sở pháp lý để thực hiện tốt công tác văn thư hành chính hiện nay;
Công tác nhân sự dần được chú trọng, các trường được bố trí, sắp xếp chức danh VT tại đơn vị tùy theo yêu cầu của công việc. Chức danh có thể chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Vì thế công việc văn thư hành chính tại các trường học dần đi vào nề nếp, nâng cao chất lượng công tác văn thư tại các trường, giúp lãnh đạo nhà trường quản lý tốt công tác văn thư hành chính.
Đa số cán bộ quản lý nhận thức đầy đủ tầm quan trọng công tác văn thư hành chính trong nhà trường từ đó cho thấy thời gian tới sự quan tâm cho công tác văn thư hành chính các trường sẽ ngày một nâng cao,
Sự phát triển của công nghệ thông tin cũng dần hỗ trợ tốt hơn, nâng cao năng suất lao động của cán bộ văn thư tại các trường. Các máy móc hỗ trợ trong công tác văn thư hành chính và các phần mềm soạn thảo, in ấn, quản lý văn bản ra đời giúp nhà trường đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, hạn chế việc chuyển giao văn bản giấy đối với một số thông báo thông thường qua hộp thư điện tử.
2.6.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm giúp các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính thì vần còn nhiều hạn chế trong công tác này như: Một số lãnh đạo chưa nhận thức đầy đủ vai trò vị trí công tác văn thư trong nhà trường từ đó chưa quan tâm nhiều việc tuyển dụng bố trí nhân viên văn thư, chưa xây dựng được kế hoạch quản lý công tác văn thư hành chính của trường, chưa kiểm tra thường xuyên và đầy đủ các hoạt động của công tác văn thư hành chính cũng như chưa tạo điều kiện mọi mặt đặc biệt là cơ sở vật chất phục vụ công tác này. Công tác khen thưởng và bồi dưỡng nghiệp vụ cho công tác văn thư hành chính vẫn chưa được chú trọng ở một số trường.
Song song đó việc cải cách hành chính trong trong công tác văn thư hành chính tại các trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, lãnh đạo cần chú trọng hơn nữa trong công tác hiện đại hóa thủ tục hành chính theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách thủ tục theo hướng đơn giản hóa các hồ sơ giấy tờ… nhằm phục vụ một cách tốt nhất cho phụ huynh và học sinh,
2.6.3. Nguyên nhân hạn chế Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Vẫn còn một số lãnh đạo nhà trường chưa thực sự quan tâm, chưa nhận thức đúng về vai trò của công tác văn thư trong nhà trường. Từ đó không quan tâm xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành chính hay quy chế về công tác văn thư trong nhà trường.
Một số lãnh đạo trường bố trí NVVT kiêm nhiệm vì thế không đúng chuyên ngành hoặc chỉ có chứng chỉ bồi dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư. Việc này có thể tác động không tốt đến kết quả thực hiện công việc của NVVT tại các trường, đòi hỏi các trường cần phải có biện pháp nâng cao năng lực đáp ứng yêu cầu công việc đối với NVVT tại các trường.
Công tác kiểm tra ở một số trường chỉ kiểm tra bằng phương pháp kiểm tra qua hồ sơ, sổ sách là nhiều nhất mà ít chú trọng đến việc kiểm tra trực tiếp đối tượng thực hiện là NVVT. Việc này sẽ đánh giá không đầy đủ đến những kế hoạch hoạt động đối với bộ phận văn phòng nói chung và NVVT nói riêng.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công tác văn thư hành chính ở một số trường chưa được triển khai tốt, điều này là do năng lực công nghệ của các NVVT hạn chế. Một số hiệu trưởng, TTVP lớn tuổi không nắm rõ về vấn đề sử dụng, trang bị công nghệ dẫn đến khả năng kiểm soát, kiểm tra công việc hành chính văn thư không hiệu quả. Các thiết bị hỗ trợ công tác văn thư hành chính còn thiếu, cũ, hư hỏng chưa đáp ứng yêu cầu công việc văn thư hành chính tại trường.
Công tác lập hồ sơ hiện hành tại các trường hiện nay chưa thực sự được lãnh đạo nhà trường quan tâm và đi vào nề nếp và bảo quản văn bản chưa được thực hiện đúng theo nguyên tắc, gây ra tình trạng ùn ứ tài liệu, mất tài liệu, không kiểm soát được tất cả các tài liệu tại nhà trường. Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Qua khảo sát và phỏng vấn sau cho thấy rằng các đối tượng được phỏng vấn và khảo sát đã đánh giá cao việc xây dựng một kế hoạch quản lý VT hành chính phù hợp tại các trường. Điều này cho phép nhà trường kiểm soát kế hoạch thực hiện, phương pháp và tiến độ thực hiện hoạt động văn thư hành chính tại các trường một cách tốt nhất. Bên cạnh việc xây dựng một kế hoạch quản lý VT hành chính thì công tác kiểm tra công tác văn thư một cách thường xuyên là điều cần thiết để phát hiện và xử lý các sai sót hiệu quả. Thực hiện các biện pháp khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư sẽ thúc đẩy tính tự giác, thúc đẩy các cán bộ, nhân viên trong nhà trường có liên quan đến hoạt động văn thư hành chính hoàn thành tốt công tác văn thư, giúp nhà trường quản lý tốt công tác văn thư hành chính.
Với thực trạng vật chất, công nghệ, thiết bị cho nghiệp vụ văn thư hành chính còn thiếu, yếu ở một số trường như hiện nay thì nhất thiết phải hoàn thiện mới có điều kiện nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trong thời gian tới tuy nhiên việc đảm bảo trang thiết bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư hành chính còn cần phải có sự kết hợp nhiều ban ngành chứ không riêng Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát có thể thực hiện được nhiệm vụ này.
Vấn đề tổ chức tập huấn nghiệp vụ VT hành chính có tác dụng nâng cao năng lực của các cán bộ, nhân viên văn thư hiện có trong nhà trường nâng cao năng lực thực hiện công tác văn thư và việc Quản lý tuyển dụng và bố trí nhân sự đảm bảo trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác văn thư hành chính, đây là biện pháp khó thực hiện vì vấn đề nhân sự trong nhà trường ảnh hưởng đến nhiều cấp và phải được sự đồng ý của cấp trên như Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Nội vụ…
Khi được hỏi về các điều kiện để năng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính trong thời gian tới. Đa số quý thầy cô là hiệu trưởng đều nhất trí phải xây dựng quy chế công tác văn thư hành chính hoàn chỉnh, kế hoạch quản lý văn thư hành chính phù hợp cũng được đề cao. Điều này cho thấy các kế hoạch và quy chế là cơ sở để quản lý tốt nhất công tác văn thư hành chính tại nhà trường. Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác VT của lãnh đạo nhà trường và các thành viên trong trường liên quan đến công tác văn thư cũng được các NVVT đánh giá cao. Các điều kiện còn lại gồm Bổ sung cơ sở vật chất, công nghệ, thiết bị cho nghiệp vụ VT, lưu trữ; Thực hiện khen thưởng và kỷ luật trong công tác VT rõ ràng, minh bạch; Thường xuyên được tham gia tập huấn nghiệp vụ văn thư hành chí; Được đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn; Được cấp trên hướng dẫn thực hiện các nghiệp vụ văn thư đều được đánh giá là có tác dụng đến việc nâng cao hiệu chất lượng hoạt động văn thư hành chính của NVVT. Bên cạnh đó nhằm hiện đại hóa thủ tục hành chính theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách thủ tục theo hướng đơn giản hóa các hồ sơ giấy tờ cũng cần được lãnh đạo quan tâm và chỉ đạo thực hiện.
Đánh giá về thực trạng công tác văn thư hành chính và công tác quản lý văn thư hành chính hiện nay tại các trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát của các đối tượng hiệu trưởng, phó hiệu trưởng, TTVP và NVVT trên đây là cơ sở để tác giả đề ra các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương trong thời gian tới ở chương tiếp theo.
Tiểu kết chương 2 Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
Trong chương 2 đã trình bày khái quát về điều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội và khái quát về giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương để đánh giá sơ bộ về tình hình công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trên địa bàn.
Tiếp đến là trình bày thống kê kết quả khảo sát của đề tài, phân tích thực trạng công tác văn thư hành chính trong nhà trường như ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư hành chính; Tầm quan trọng công tác văn thư hành chính trong nhà trường; Thực trạng công tác văn thư hành chính tại các trường trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương. Bên cạnh đó khảo sát phân tích thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát như tầm quan trọng của quản lý công tác văn thư hành chính; Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính tại các trường trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương.
Qua nội dung chương 2 cũng đánh giá những thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân khó khăn… trong quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trên địa bàn. Từ đó làm tiền đề để chương 3 đề ra các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương trong thời gian tới. Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.
XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:
===>>> Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị