Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị

Chia sẻ chuyên mục Đề Tài Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm luận văn thạc sĩ tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài luận văn tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm luận văn thì với đề tài: Đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động văn thư hành chính tại các trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương dưới đây chắc chắn sẽ giúp cho các bạn học viên có cái nhìn tổng quan hơn về đề tài sắp đến.

3.1. Những cơ sở đề xuất các biện pháp

3.1.1. Cơ sở lý luận

Cơ sở lý luận về công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học đã được hệ thống hóa ở chương 1. Đây là những căn cứ khoa học đã được khẳng định, và đây cũng là căn cứ đầu tiên làm cơ sở đề xuất các biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính. Để nâng cao hiệu quả công tác quản lý công tác văn thư hành chính phải đặc biệt chú ý thực hiện đồng bộ các chức năng quản lý từ khâu kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo, đến kiểm tra – đánh giá và điều chỉnh.

3.1.2. Cơ sở pháp lý Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học dựa vào các văn bản sau:

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Thông tư số 55/2005/TTLT-VPCP ngày 06/05/2005 của Văn phòng Chính phủ – Bộ Nội vụ và Thông tư số 01/2011/TT -BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ để kiểm tra việc thực hiện soạn thảo, ban hành văn bản của nhà trường đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định Số: 127/2018/NĐ-CP ngày 21 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định trách nhiệm quản lý nhà nước về giáo dục quy định trách nhiệm của Phòng Giáo dục và Đào tạo;Thông tư liên tịch số 11/2015/TTLT-BGDĐT-BNV ban hành ngày 29/5/2015 của Bộ Giáo dục và Đào tạo – Bộ Nội vụ hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên chế của Sở Giáo dục và Đào tạo trực thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng GD&ĐT trực thuộc ƯBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghể nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ;
Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư;
Công văn số 247/SGDĐT-TCCB ngày 03/03/2018 về việc hướng dẫn xây dựng kế hoạch biên chế năm học 2018-2019 của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bình Dương.

3.1.3. Cơ sở thực tiễn

Qua khảo sát thực trạng về quản lý công tác văn thư hành chính tại trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương ở chương 2 cho thấy: Công tác văn thư hành chính đã có nhiều cố gắng trong việc sử dụng các biện pháp quản lý, kết quả có những ưu điểm nhất định, song vẫn còn nhiều mặt yếu kém, tồn tại. Vì thế hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại trường học chưa được nâng cao. Đây là những căn cứ thực tế làm cư sở đề xuất các biện pháp.

Hệ thống các biện pháp đề xuất phải đồng thời thỏa mãn các yêu cầu về phương pháp luận của một công trình khoa học, đó là: đảm bảo tính thực tiễn, thiết thực và có tính khả thi, phù hợp với điều kiện của nhà trường; đảm bảo tính lịch sử, kế thừa và phát triển những thành quả đã có; đảm bảo tính hệ thống, tính đồng bộ, cân đối, đồng thời phải xác định được biện pháp trọng tâm.

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ

===>>> Viết Thuê Luận Văn Thạc Sĩ Quản Lý Giáo Dục

3.2. Các nguyên tắc đề xuất biện pháp

3.2.1. Đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan

Các biện pháp về quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát phải đảm bảo tuân thủ một cách đầy đủ và nghiêm túc các quy định hiện hành của pháp luật hiện hành trong hoạt động văn thư. Cụ thể như Luật lưu trữ; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan… Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, các trường đã biết áp dụng các văn bản pháp luật liên quan như Thông tư số 55/2005/TTLT-VPCP ngày 06/05/2005 của Văn phòng Chính phủ – Bộ Nội vụ và Thông tư số 01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ để kiểm tra việc thực hiện soạn thảo, ban hành văn bản của nhà trường đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Trong công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan các trường sử dụng các điều khoản chi tiết tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.

Trong công tác quản lý và sử dụng con dấu các trường sử dụng áp dụng Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Qua đó giúp nhà trường quản lý an toàn, chặt chẽ đúng quy định của nhà nước về quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư tại các trường.

Trong tổ chức thực hiện quản lý văn thư hành chính thì căn cứ vào thông tư 12/2011/TT-BGDĐT về Ban hành Điều lệ trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học của Bộ GD&ĐT; Văn bản hợp nhất 04/VBHN-BGDĐT năm 2015 hợp nhất quyết định về điều lệ trường mầm non do Bộ GD&ĐT ban hành đối với trường mầm non.

Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghể nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ và thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư; Công văn số 247/SGDĐT-TCCB ngày 03/03/2018 về việc hướng dẫn xây dựng kế hoạch biên chế năm học 2018-2019 của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bình Dương.

Đây là những quy định của pháp luật về quản lý công tác văn thư hành chính mà các biện pháp đề xuất phải chú trọng thực hiện để đảm bảo vừa nâng cao hiệu quả được quản lý hoạt động văn thư tại các trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát vừa tuân thủ tốt các quy định của nhà nước trong quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo Bến Cát. Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

3.2.2. Đáp ứng yêu cầu đổi mới trong giáo dục, phù hợp với xu thế quốc tế

Trong nghị quyết Hội nghị lần thứ 8, Ban chấp hành Trung ương khóa XI Nghị quyết số 29-NQ/TW về đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo đã ghi rư “Đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo là đổi mới những vấn đề lớn, cốt lõi, cấp thiết, từ quan điểm, tư tưởng chỉ đạo đến mục tiêu, nội dung, phương pháp, cơ chế, chính sách, điều kiện bảo đảm thực hiện”, mọi sự đổi mới đều phải hoạt động đảm bảo theo hướng mở, linh hoạt và chuẩn hóa, hiện đại hóa giáo dục và đào tạo, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động.

Chính vì vậy các biện pháp quản lý văn thư hành chính tại các đơn vị trường học cũng phải đáp ứng các yêu cầu về đổi mới giáo dục trong thời kỳ mới. Đổi mới quản lý cần phải theo hướng nâng cao chất lượng hoạt động, hiệu quả hoạt động, tinh giảm các thủ tục hành chính, ứng dụng thành tựu của công nghệ thông tin, phát triển yếu tố con người đáp ứng nhu cầu mới; từng bước trang bị cơ sở vật chất phù hợp với điều kiện mới trong quản lý văn thư hành chính.

Bên cạnh đó Việt Nam đã và đang hội quốc tế ngày càng sâu, rộng trong nhiều lĩnh vực như kinh tế, văn hóa, chính trị, giáo dục… trong đó giáo dục đang ngày càng thể hiện tính hội nhập nhanh. Chính vì vậy công tác văn thư hành chính trong nhà trường phải theo hướng hiện đại hoá, chuyên nghiệp hoá, tích cực hội nhập và phát triển. Công tác văn thư hành chính trong nhà trường phải làm tốt vai trò cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội góp phần quan trọng bảo đảm thông tin cho hoạt động của các nhà trường.

3.2.3. Đảm bảo chất lượng và hiệu quả Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Các biện pháp đề xuất phải đảm bảo nâng cao được chất lượng và hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương, phù hợp với kết quả đã phân tích được ở chương 2, phù hợp với cách tiếp cận của chức năng quản lý, nội dung quản lý và hiệu quả nhất chi phí về nhân lực – vật lực. Biện pháp đề xuất phải theo hướng tận dụng những điểm mạnh và triệt tiêu những điểm yếu của các trường trong quản lý công tác văn thư hành chính như về nhận thức, về cơ sở vật chất, nhân sự và những quy định của pháp luật…

3.2.4. Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi

Các biện pháp đề xuất phải đảm bảo tính khả thi trong thực hiện đối với các bên liên quan trong quản lý và thực hiện công tác văn thư hành chính như CBQL, TTVP, NVVT. Đảm bảo vẫn nằm trong chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đối tượng và không xung đột với các chức năng nhiệm vụ của các đối tượng khác.

3.3. Các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động văn thư tại các trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát

3.3.1. Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư

Mục tiêu của biện pháp

Phân tích trong chương 2 đã cho thấy hiện nay tình hình xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành chính; quy chế công tác văn thư hành chính tại các trường trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát còn hạn chế. Đây thực sự là một thiếu sót trong nhận thức của lãnh đạo các trường nói chung về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính. Vì thế vấn đề nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư tại các trường học trên địa bàn cần được quan tâm, thực hiện hơn nữa trong thời gian tới. Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Rõ ràng ở bất kỳ một tổ chức nào cũng phải phát sinh những văn bản hành chính khi đưa ra những quyết định quản lý, điều hành hoạt động, vì thế công tác văn thư hành chính là hoạt động không thể thiếu và rất quan trọng. Đối với các trường MN, TH, THCS trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát khi làm tốt công tác văn thư hành chính sẽ giúp cho nhà trường đảm bảo:

Giải quyết công việc của nhà trường nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, chính sách, chế độ; đồng thời, giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong nhà trường chặt chẽ và hiệu quả; Bảo đảm cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ các hoạt động của nhà trường nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời, chính xác, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, giáo dục trong nhà trường hoặc giao tiếp với các cơ quan, tổ chức khác ngoài xã hội; cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các nhà trường; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính; góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.

Góp phần tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu làm văn bản và các trang thiết bị sử dụng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản. Từ việc quản lý, sử dụng văn bản tốt giúp nhà trường nâng cao hiệu suất công việc của các thành viên và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó các thành viên trong nhà trường có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý như năng suất, chất lượng, hiệu quả làm việc của cá nhân, hiệu quả hoạt động của nhà trường.

Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của nhà trường. Góp phần giữ gìn các tài liệu có giá trị trong quá trình hoạt động của nhà trường phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra, tra cứu thông tin quá khứ, giải quyết công việc hiện tại và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.

Nội dung và cách thực hiện

Với vị trí và vai trò quan trọng của công tác văn thư hành chính tại các nhà trường như phân tích trên cho thấy tổ chức muốn hoạt động hiệu quả, thông suốt và nhanh chóng thúc đẩy thực hiện mục tiêu đổi mới giáo dục trong các trường học thì cần phải nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động văn thư tại các trường. Để làm được điều này thì trước hết các thành viên trong nhà trường mà nhất là CBQL, hiệu trưởng cần phải nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư trong nhà trường. Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Nhận thức là hành động hay quá trình tiếp thu kiến thức và những am hiểu thông qua suy nghĩ, kinh nghiệm và giác quan. Nhận thức đúng sẽ tác động đến việc đưa ra các quyết định đúng, ngược lại nhận thức sai thì tác động đến hành động sẽ sai. Đối với các lãnh đạo các trường thì các quyết định ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của tổ chức chính vì vậy đây phải là đối tượng cần nâng cao nhận thức nhất về ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư hành chính nhà trường.

Lãnh đạo nhà trường phải xem quản lý công tác văn thư hành chính vừa là công cụ đảm bảo hoạt động vừa là động lực để thúc đẩy hiệu quả hoạt động của nhà trường. Xác định rằng trong quá trình đổi mới giáo dục thì công tác văn thư hành chính phải đi đầu, qua đó nâng cao hiệu suất công việc của các thành viên trong trường, giúp giải quyết xử lý nhanh chóng các công việc phát sinh trong quá trình hoạt động.

Từ nhận thức đúng lãnh đạo nhà trường cần đưa ra các hành động thực thi phù hợp để thúc đẩy hoạt động văn thư hành chính trong trường. Lãnh đạo nhà trường cần tích cực tham gia các khóa tập huấn về công tác văn thư hành chính do các cấp ban ngành tổ chức, nghiên cứu các tài liệu liên quan, học tập những đơn vị, cơ quan đã thành công trong công tác quản lý văn thư hành chính. Nghiên cứu tìm hiểu về các văn bản có liên quan như Nghị định 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều luật của Luật Lưu trữ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV; 09/2011/TT-BNV; 04/2013/TT-BNV… Tìm kiếm và trang bị những công cụ hiện đại giúp nhà trường nâng cao năng suất các hoạt động văn thư trong nhà trường như soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư của nhà trường.

Để các thành viên trong trường, nhất là TTVP và NVVT nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư trong nhà trường hiệu trưởng cần tăng cường tuyên truyền đến các thành viên. Hiệu trưởng cần lồng ghép các thông tin về ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư trong các văn bản liên quan như bản Kế hoạch công tác văn thư hành chính hàng năm, trong quy chế công tác văn thư hành chính. Bố trí nhân sự biên tập và phổ biến các văn bản, bài viết thể hiện về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính trong nhà trường trên các kênh thông tin của nhà trường như bản tin, trang web của nhà trường (nếu có), các văn bản tổng kết năm học về công tác văn thư… Xác định văn thư hành chính là nơi quản lý đầu vào, đầu ra các sản phẩm làm việc của nhà trường, bộ phận văn thư hành chính là nơi chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm và sản phẩm văn thư hành chính sẽ giúp đảm bảo hoạt động của nhà trường không bị đình trệ. Vì vậy công tác văn thư, NVVT là một bộ phận cấu thành của nhà trường, cùng với các bộ phận khác sẽ nổ lực phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ.

Điều kiện thực hiện Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Ban giám hiệu nhà trường cần nhận thức rõ vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư hành chính trong nhà trường.

Cần sự phối hợp của các tổ chức trong nhà trường như Công đoàn, Đội thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh, Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, các tổ chức ngoài nhà trường như chính quyền địa phương, … trong mọi công tác của nhà trường trong đó có công tác văn thư hành chính.

Ban giám hiệu cần được hỗ trợ về kinh phí, CSVC, phương tiện để tổ chức các chuyên đề, hội thảo nhằm nâng cao nhận thức về công tác văn thư hành chính trong nhà trường.

Việc nhận thức đúng của lãnh đạo các đơn vị trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính và các hành động tuyên truyền với nhiều loại phương tiện sẽ giúp các thành viên trong nhà trường như CBQL, TTVP, NVVT nâng cao được nhận thức về vấn đề. Từ đó họ có cơ sở khoa học, niềm tin và sự quyết tâm trong hoàn thành nhiệm vụ văn thư hành chính, giúp lãnh đạo nhà trường nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính trong thời gian tới.

3.3.2. Biện pháp 2: Xây dựng một kế hoạch quản lý văn thư hành chính phù hợp

Mục tiêu của biện pháp

Để quản lý tốt công tác văn thư hành chính trong năm học của nhà trường đòi hỏi các trường phải có kế hoạch hoạt động và quy chế công tác văn thư hành chính hằng năm phù hợp. Tuy nhiên qua phân tích khảo sát và phỏng vấn các đối tượng hiệu trưởng, phó hiệu trưởng, TTVP, NVVT tại các trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát về thực trạng công tác xây dựng kế hoạch quản lý văn thư hành chính cho thấy còn rất nhiều trường chưa Xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành chính hằng năm; Xây dựng quy chế công tác văn thư hành chính. Điều này cần phải được tăng cường quán triệt thực hiện trong thời gian tới tại tất cả các đơn vị trường học MN, TH, THCS của địa phương.

Trong thời gian tới các trường cần phải xây dựng một kế hoạch quản lý văn thư hành chính phù hợp gồm bản kế hoạch và quy chế hoạt động. Đối với các trường đã xây dựng kế hoạch công tác và quy chế công tác thì cần tiếp tục hoàn thiện, những trường chưa thực hiện cần bố trí người và phương tiện để nghiên cứu xây dựng, ban hành trong thời gian sớm nhất và tiếp tục triển khai trong các năm học tới. Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Nội dung và cách thực hiện.

Tùy vào quy mô của của công tác văn thư hành chính trong nhà trường mà nhà trường có thể ban hành kế hoạch, quy chế công tác văn thư hành chính riêng hoặc chung với kế hoạch, quy chế công tác lưu trữ. Trong nghiên cứu biện pháp này tác giả chỉ đề cập đến công tác văn thư hành chính trong nhà trường. Bản kế hoạch công tác văn thư hành chính hằng năm chính là cơ sở để nhà trường xây dựng quy chế công tác văn thư hành chính. Cả hai văn bản này sẽ bổ trợ cho nhau từ khâu lập kế hoạch đến quy định các cách thức thực hiện sao cho hiệu quả và đạt được mục tiêu các trường đề ra.

Xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành chính:

Trong hoạt động Xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành chính hằng năm. Vấn đề đầu tiên là nhà trường cần phải xác định căn cứ lập kế hoạch. Ở đây các trường có thể căn cứ vào Quyết định số 41/2014/QĐ-UBND ngày 20/11/2014, Quy định về công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Bình Dương của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương; Công văn số 69/SGDĐT-PC ngày 16/01/2015 về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở GDĐT; Căn cứ vào Hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ Giáo dục Trung học năm học của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bình Dương; Căn cứ tình hình thực tế và chức năng nhiệm vụ của nhân viên văn thư các trường để xây dựng kế hoạch văn thư năm học. Ngoài ra khi lập kế hoạch cũng cần xét đến những yêu cầu bức thiết cho công tác văn thư hành chính; Các điều kiện đảm bảo cho hoạt động công tác văn thư hành chính; Yêu cầu cải cách hành chính đối với công tác này.

Thứ hai là yêu cầu đối với kế hoạch. Ngay từ đầu năm học hiệu trưởng chịu trách nhiệm xây dựng và ban hành kế hoạch công tác văn thư hành chính của năm học. Yêu cầu quan trọng trong bản kế hoạch công tác văn thư hành chính phải hoạch định được nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ cụ thể trong năm học về công tác văn thư hành chính của từng trường. Tiếp theo là quy định về cách thức thực hiện, sao cho các mục tiêu trọng tâm, nhiệm vụ cụ thể được thực hiện một cách chính xác, đúng thời hạn quy định. Trong vấn đề này cần đề cập đến vấn đề chỉ đạo thực hiện đối với TTVP và NVVT. Bảng kế hoạch phải phù hợp, ăn khớp với kế hoạch năm của toàn trường, có tính khả thi, không quy định những điều không liên quan, hoặc không có khả năng thực hiện được. Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Trong quá trình lập kế hoạch cần phải đảm bảo thu thập đầy đủ các thông tin, dữ liệu có liên quan đến tình hình hoạt động văn thư hành chính tại các trường, xác định những vấn đề ưu tiên, điểm mạnh, điểm yếu của nhà trường, những vấn đề đã thực hiện, những vấn đề chưa thực hiện và trình tự ưu tiên giải quyết trong thời gian dự kiến sắp tới. Tham khảo ý kiến các bộ phận liên quan về sự cần thiết của các nội dung kế hoạch và đánh giá tính khả thi và chỉ đạo từ quản lý cấp trên.

Tiếp theo là xây dựng dự thảo kế hoạch một cách chi tiết về Tên các công việc cần thực thi; Tên người, bộ phân chịu trách nhiệm; Hình thức thực hiện; Thời gian thực hiện. Và cuối cùng là ban hành văn bản kế hoạch công tác văn thư hành chính của năm học.

Các nội dung công tác văn thư hành chính trong bảng kế hoạch cần chú ý gồm:

Trong công tác soạn thảo văn bản: Quy định thực hiện theo thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Cập nhật thường xuyên các văn bản mới có liên quan đến công tác và việc soạn thảo các văn bản phải đúng thể thức, phát hành các văn bản hạn chế tối đa những thiếu sót.

Trong quản lý văn bản đi – đến: Quy định lập các loại hồ sơ sổ sách theo đúng quy định và thực hiện đúng, đầy đủ theo trình tự quản lý văn bản đi – đến, cụ thể:

Văn bản đi, cần đảm bảo thực hiện các bước: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, ngày ban hành của văn bản; Đăng ký văn bản đi; Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi; Lưu văn bản đi.

Văn bản đến, cần đảm bảo thực hiện các bước: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; Trình, chuyển giao văn bản đến; Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Quy định bộ phận văn thư thường xuyên cập nhật thông tin, văn bản trên trang Website, email của phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát để tham mưu kịp thời cho lãnh đạo Phòng giải quyết công việc hàng ngày; Xây dựng hệ thống thư mục quản lý các file dữ liệu hành chính nhà trường trên máy tính khoa học dễ quản lý, dễ cập nhật tìm kiếm khi cần thiết.

Trong quản lý con dấu: Thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Bảng kế hoạch cũng phải quy định về một số công việc liên quan trong quá trình thực hiện công tác văn thư trong năm học. Cụ thể công tác lập kế hoạch tuần căn cứ trên tình hình thực tế của nhà trường; Hàng tháng, hoàn thành báo cáo tháng, biểu mẫu, báo cáo học sinh chuyển đi – đến; Quản lý hồ sơ học sinh về học bạ, sổ điểm, bằng tốt nghiệp, …; Cập nhật sổ đăng bộ, số liệu phổ cập đầy đủ, chính xác; Quản lý hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường khoa học, kịp thời; Lập báo cáo thống kê Emis, chất lượng học sinh… chính xác, kịp thời; Làm tốt công tác tham mưu với BGH trong việc đề ra các biện pháp thực hiện tốt các nhiệm vụ hành chính văn phòng nhà trường.

Cuối cùng, một nội dung quan trọng nhất là bảng kế hoạch cụ thể các công việc theo tháng, (hoặc theo tuần) trong năm học từ khi khai giảng đầu năm học đến khi kết thúc năm học, càng chi tiết càng dễ dàng thực hiện và kiểm soát.

Xây dựng và ban hành được một kế hoạch công tác văn thư hành chính của năm học tốt sẽ giúp hiệu trưởng nắm bắt và quản lý toàn bộ công việc này một cách chi tiết, cụ thể từ đó có sự phân phối nguồn lực hợp lý cho các hoạt động giáo dục trong nhà trường, từ đó tiết giảm được các nguồn lực, nâng cao hiệu quả quản lý công tác hành chính nói riêng và hoạt động của nhà trường nói chung, hướng đến đạt được các mục tiêu đề đúng tiến độ. kế hoạch công tác văn thư hành chính cũng giúp các bộ phận và cá nhân chủ động trong công việc, đảm bảo tính ổn định, phân bổ công việc một cách hợp lý của các thành viên chịu trách nhiệm thực hiện văn thư hành chính.

Xây dựng quy chế công tác văn thư hành chính:

Cũng giống với việc xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành chính, quy chế công tác văn thư hành chính cũng cần thực hiện theo các bước trên để đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu chung của nhà trường, tính khả thi của quy chế.

Về căn cứ lập kế hoạch quy chế cần dựa vào Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Công văn 260/VTLTNN – NVĐP ngày 6 tháng 5 năm 2005 của cục văn thư hành chính nhà nước; thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẩn thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản hành chính; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan… Và tình hình, điều kiện thực tế của trường về hoạt động văn thư hành chính.

Quy chế cũng cần đảm bảo các yêu cầu như bám sát và bảo đảm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của nhà trường và chỉ đạo của cơ quan quản lý cấp trên; Nêu rư công việc dự kiến, người chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành; Công việc phải được sắp xếp có hệ thống, theo trình tự ưu tiên liên hoàn, có trọng tâm, trọng điểm; Phải phù hợp, ăn khớp với kế hoạch năm của toàn trường; Bảo đảm có tính khả thi; phân bổ quỹ thời gian cho hợp lý. Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Quy chế công tác văn thư hành chính quy định các hoạt động về văn thư hành chính trong quá trình quản lý, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của nhà trường. Trong quy chế là các quy định cụ thể, rõ ràng về công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư; công tác cải cách hành chính. Qua việc xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư của cơ quan sẽ giúp hiệu trưởng nắm bắt và quản lý công tác văn thư hành chính một cách chi tiết, các cá nhân liên quan nhận biết được nhiệm vụ của mình trong hoạt động chung, từ đó hiệu trưởng có thể điều phối các nguồn lực một cách hợp lý để đảm bảo mục tiêu đề ra của công tác văn thư hành chính của nhà trường trong thời gian của năm học dựa theo kế hoạch công tác văn thư hành chính đã được nhà trường xây dựng.

Điều kiện thực hiện

Hiệu trưởng nhà trường cần tham gia xây dựng và chỉ đạo xây dựng kế hoạch quản lý văn thự hành chính ngay từ đầu năm học và phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, từng cá nhân cụ thể, thường xuyên đôn đốc thực hiện và có kiểm tra đánh giá sau mỗi học kỳ và cuối năm học.

Nhà trường đầu tư kinh phí, phương tiện, CSVC cho các hoạt động công tác văn thư hành chính nhằm đảm bảo thực hiện tốt kế hoạch và quy chế công tác văn thư hành chính

Ban giám hiệu cần thường xuyên chỉ đạo và điều chỉnh các sai sót trong quá trình thực hiện kế hoạch công tác văn thư hành chính trong nhà trường.

Trong thời gian tới các trường trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát phải xây dựng và ban hành cả văn bản kế hoạch và văn bản quy chế công tác văn thư hành chính. Với việc xây dựng một kế hoạch quản lý văn thư

hành chính phù hợp mà cụ thể là kế hoạch công tác văn thư hành chính; quy chế công tác văn thư của năm học với các nội dung chi tiết, cụ thể và phù hợp với thực tế yêu cầu của công tác tại trường trong năm học, tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan sẽ giúp cho hiệu trưởng các trường nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại đơn vị trường học MN, TH, THCS của địa phương trong thời gian tới.

3.3.3. Biện pháp 3: Quản lý tuyển dụng và bố trí nhân sự đảm bảo trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác văn thư hành chính

Mục tiêu của giải pháp Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Theo kết quả khảo sát ở chương 2 thì hiện nay ở các trường MN, TH, THCS trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát chỉ có một NVVT, ở một số NVVT trường chưa được chuyên trách hóa, bố trí đúng chức danh nhân viên văn thư so với chuyên ngành còn thấp, trong khi các trường khác bố trí các nhân viên có chuyên ngành khác kiêm nhiệm vị trí văn thư như Sư phạm, Kế toán, Y sỹ. Điều này cho thấy rằng nhiều trường hiện nay đang chưa có NVVT đúng chuyên ngành, mà chỉ có chứng chỉ bồi dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư, việc này sẽ tác động không tốt đến kết quả thực hiện công việc của NVVT tại các trường. Chính vì vậy nhà trường cần cần thực hiện Quản lý tuyển dụng và bố trí nhân sự đảm bảo trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác văn thư hành chính chuyên ngành văn thư nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, thực hiện công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát trong thời gian tới.

Hiện nay theo quy định thì vị trí văn thư trong trường MN, TH, THCS thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát chỉ cần Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư hành chính, nếu tốt nghiệp chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư. Vì vậy có hai hướng để bố trí nhân sự trình độ chuyên môn cao về VT tại các trường. Tuy nhiên theo quy định của ngành giáo dục thì các trường MN, TH, THCS có quyền tham gia tuyển dụng nhân sự mà chỉ tiếp nhận nhân sự được phân bổ từ phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, vì thế nhà trường phải lập bảng báo cáo về nhu cầu nhân sự VT và đề nghị phòng GD&ĐT xem xét phân bổ đúng chất lượng và số lượng. Mục tiêu của các trường là vị trí VT phải Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư hành chính để đảm bảo thực hiện công tác văn thư trong trường một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Nội dung và cách thực hiện.

Để thực hiện điều này nhà trường cần hoạch định số lượng và yêu cầu trình độ NVVT trong trường ngay từ giai đoạn hoạch định nhân sự và tiếp nhận nhân sự từ phòng GD&ĐT. Yêu cầu đề ra với NVVT là Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư hành chính; Ưu tiên các trình độ Cử nhân, Cao đẳng; có thể hoàn thành tốt công việc được giao, hiệu suất công tác tốt, có sức khoẻ, làm việc lâu dài với nhà trường, trung thực, có tính kỷ luật cao gắn bó với công việc. Báo cáo về nhu cầu nhân sự VT sẽ được đề xuất phân bổ lên phòng GD&ĐT thị xã phê duyệt. Sau khi đánh giá kế hoạch phòng GD&ĐT Bến Cát sẽ tiến hành phê duyệt, tuyển dụng và phân bổ nếu phù hợp. Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Trong trường hợp nhu cầu nhân sự VT không được đáp ứng thì nhà trường cần tổ chức để các cá nhân có khả năng, đang thực hiện công tác VT trong trường mà không phải chuyên ngành văn thư hành chính được học tập chứng chỉ bồi dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư. Nhà trường nên tạo điều kiện để các NVVT tham gia các lớp học nghiệp vụ văn thư hành chính hoặc các khóa học Đại học, Cao đẳng, trung cấp chuyên ngành tổ chức trên địa bàn tỉnh hoặc các tỉnh lân cận như Đồng Nai, thành phố Hồ chí Minh nếu có điều kiện. Sau khi đào tạo các NVVT sẽ được hưởng các chế độ, chính sách đúng với khả năng và trình độ mới, được nhà trường công nhận và bố trí công việc phù hợp. Điều này sẽ khuyến khích các NVVT hiện nay tham gia vào các khóa học nâng cao trình độ, đáp ứng nhu cầu nhân sự VT tại các trường học MN, TH, THCS thuộc phòng GD&ĐT Bến Cát.

Việc lên kế hoạch về nhu cầu nhân sự VT và tổ chức nâng cao trình độ cho NVVT nhằm đáp ứng nhu cầu về trình độ NVVT của nhà trường, đảm bảo NVVT có trình độ chuyên môn cần thiết, có thể đạt đến năng suất lao động cao, hiệu suất công tác tốt, có sức khoẻ, làm việc lâu dài với nhà trường và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.

Khi được tuyển chọn, các NVVT cần phải tích cực rèn luyện những kỹ năng, phẩm chất cần có của NVVT như sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại; kỹ năng giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, chính xác, phẩm chất đạo đức chính trị, tinh thần trách nhiệm đối với công việc. NVVT cần thường xuyên nghiên cứu, cập nhật văn bản quy phạm pháp luật mới về công tác văn thư. NVVT cần tiếp tục học hỏi, cập nhật, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ về văn thư để không bị tụt hậu, nâng cao nghiệp vụ, đáp ứng được nhu cầu công việc và tạo động lực thúc đẩy công tác quản lý trong nhà trường được hiệu quả hơn.

Điều kiện thực hiện

Cần có sự phối hợp, hỗ trợ của các ban ngành, các cấp lãnh đạo, các đơn vị khác từ Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Nội vụ tỉnh Bình Dương đến các phòng chuyên môn trực thuộc UBND thị xã Bến Cát để có những quy định về chỉ tiêu, tiêu chí tuyển dụng nhân viên làm công tác văn thư hành chính tại các trường học.

Hàng năm khi xây dựng biên chế cho nhà trường cần lưu ý quan tâm tuyển dụng bố trí vị trí nhân viên thực hiện công tác văn thư hành chính cho nhà trường. Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

NVVT là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư ở các nhà trường, trình độ của NVVT tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức trong soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư của nhà trường một cách khoa học. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến các hoạt động văn thư nói trên. Chính vì vậy, việc nâng cao trình độ của NVVT là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo các trường. Chính vì vậy biện pháp Quản lý tuyển dụng và bố trí nhân sự đảm bảo trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác văn thư hành chính với việc lên kế hoạch về nhu cầu nhân sự VT và tổ chức nâng cao trình độ cho NVVT tại các trường sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương trong thời gian tới.

3.3.4. Biện pháp 4: Thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư hành chính

Mục tiêu biện pháp

Kết quả phân tích ở chương 2 đã cho thấy yêu cầu công tác văn thư hành chính và thực trạng công tác văn thư hành chính trong các trường học trực thuộc Phòng GD&ĐT Bến Cát có mức đánh giá chưa tốt về nội dung văn bản phải đảm bảo tính pháp lý chính xác tuyệt đối hay về hình thức văn bản phải đầy đủ các yếu tố mới đúng về thể thức văn. Điều này cho thấy khả năng thực hiện nghiệp vụ văn thư hành chính của NVVT hiện nay chưa đáp ứng được tất cả các yêu cầu công việc tại nhà trường. Điều này có nhiều nguyên nhân mà một trong những nguyên nhân chính là tại một số trường hiện nay chưa có NVVT chuyên trách, kiêm nhiệm các công việc khác; ở một số trường thì các nhân viên văn thư không có chuyên ngành phù hợp mà chỉ có chứng chỉ bổ sung về đào tạo công tác văn thư nên khả năng thực hiện công việc có phần hạn chế, không thuần thục về các nghiệp vụ văn thư hành chính.

Như vậy để hạn chế các sai sót trong hoạt động văn thư tại các trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát thì trong thời gian sắp tới lãnh đạo nhà trường cần phải phối hợp với các cơ quan, ban ngành có liên quan tổ chức các buổi tập huấn nghiệp vụ văn thư hành chính cho NVVT mỗi trường. Trong đó chú trọng đến các nghiệp vụ Soạn thảo văn bản – Ban hành văn bản; Quản lý văn bản và Lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ. Từ đó nâng cao năng lực thực hiện nghiệp vụ văn thư của NVVT tại các trường. Cụ thể các nội dung của biện pháp nhà trường sẽ cử NVVT tham gia các buổi tập huấn nghiệp vụ về công tác văn thư do Phòng nội vụ thị xã Bến Cát và các cấp thực hiện.

Nội dung và cách thực hiện Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Để thực hiện biện pháp này, nhà trường sẽ dựa vào thực trạng thực hiện nghiệp vụ văn thư của NVVT nhà trường để có yêu cầu Phòng Giáo dục và Đào tạo tập huấn từ đó Phòng Giáo dục và Đào tạo phối hợp với phòng Nội vụ tổ chức các buổi tập huấn công tác văn thư. Thông thường hàng năm Phòng nội vụ thị xã sẽ tổ chức một ngày tập huận nghiệp vụ văn thư hành chính cho lãnh đạo và công chức, viên chức trực tiếp phụ trách công tác văn thư tại các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp trong đó có trường học. Vì vậy các nhà trường cần phối hợp với phòng GD&ĐT Bến Cát lập danh sách NVVT tham gia tập huấn. Nhà trường cần tìm hiểu thông tin về nội dung các buổi tập huấn, chú trọng lựa chọn tham gia các buổi có tập huấn về yêu cầu phải nhanh chóng, chính xác, bí mật và nghiệp vụ văn thư hành chính như Soạn thảo văn bản – Ban hành văn bản; Quản lý văn bản và Lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư hành chính. Từ đó giúp NVVT bổ sung những kiến thức căn bản và cập nhật những kiến thức mới, nắm vững và nâng cao năng lực về tổ chức, quản lý và nghiệp vụ công tác văn thư hành chính tại nhà trường, góp phần đưa công tác văn thư hành chính ở các nhà trường nâng cao chất lượng, tránh sai sót.

Việc tham gia các buổi tập huấn nghiệp vụ văn thư một cách thường xuyên sẽ giúp NVVT tại các trường học nâng cao nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính đối với hoạt động quản lý ở nhà trường, đồng thời trang bị thêm những kiến thức cơ bản cũng như những kỹ năng mới về công tác văn thư hành chính, ứng dụng tốt công nghệ thông tin trong công tác văn thư nhằm nâng cao hiệu quả công tác, tránh được những sai sót không đáng có trong công tác văn thư hành chính tại trường. Từ đó giúp cho NVVT giải quyết, xử lý nhanh chóng công việc của mình; tham mưu đầy đủ và có hiệu quả cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện chức năng quản lý đối với lĩnh vực văn thư hành chính; đảm bảo việc kiểm tra giám sát đáp ứng được các yêu cầu của pháp luật hiện hành đồng thời bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến nhà trường và bí mật quốc gia, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của ngành giáo dục.

Bên cạnh đó để giúp nâng cao được năng lực của NVVT nhà trường nên trang bị cho NVVT các văn bản, tài liệu liên quan đến nghiệp vụ văn thư hành chính tại thư viện trường, trang bị máy vi tính kết nối internet để các NVVT có thể tham khảo, học hỏi về nghiệp vụ văn thư hành chính. Nhà trường cũng cần trang bị cơ sở vật chất đầy đủ cho hoạt động văn thư hành chính tại trường như trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư hành chính. Khuyến khích NVVT sử dụng các phần mềm vi tính để quản lý văn thư nhà trường như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng. Nhà trường cũng khuyến khích các NVVT tự học, tự nâng cao năng lực thực hiện nghiệp vụ văn thư, giảm các sai sót nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công tác văn thư tại các trường.

Điều kiện thực hiện. Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

HT phải nhận thức rõ vai trò của nhân viên văn thư và công tác văn thư hành chính để quan tâm hơn công tác bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn thư.

Hàng năm Phòng Nội vụ nên dự trù kinh phí để thực hiện công bồi dưỡng nghiệp vụ cho công tác văn thự hành chính toàn thị xã Bến Cát trong đó có các trường học;

Ngoài ra phòng Giáo dục và Đào tạo thường xuyên rà soát các nhân viên thực hiện công tác văn thư hành chính tại các trường học trực thuộc nếu chưa đáp ứng trình độ vị trí công việc cần bồi dưỡng tập huấn để có đề nghị các cấp có chuyên môn hỗ trợ tập huấn nghiệp vụ văn thư hành chính.

Với các nội dung thực hiện cụ thể trên, biện pháp thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư hành chính sẽ giúp các NVVT thực hiện tốt hơn các nghiệp vụ văn thư hành chính, nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công tác văn thư hành chính tại các trường trong thời gian tới. Từ đó giúp lãnh đạo nhà trường nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị mình lãnh đạo.

3.3.5.Biện pháp 5: Tăng cường cơ sở vật chất, công nghệ, thiết bị cho nghiệp vụ văn thư hành chính.

Mục tiêu của biện pháp

Kết quả phân tích ở chương 2 cho thấy các yếu tố ảnh hưởng đến việc quản lý công tác văn thư hành chính diễn ra không phải từ một nguyên nhân mà có rất nhiều nguyên nhân tác động đến việc thực hiện công tác văn thư hành chính tại nhà trường cũng như hoạt động quản lý công tác này. Sự phát triển của khoa học công nghệ ảnh hưởng nhiều đánh giá 44.53%, cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VT còn nhiều hạn chế là yếu tố được đánh giá cao. Chính vì vậy việc nâng cao cơ sở vật chất, công nghệ, thiết bị cho nghiệp vụ văn thư hành chính tại trường là một trong những yêu cầu tiên quyết cho để nâng cao chất lượng quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng GD&ĐT Bến Cát trong thời gian tới.

Nội dung và cách thực hiện Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Hiện nay tại các trường đều được trang bị từ 1 đến 2 máy vi tính dùng chung cho văn phòng, một máy in trắng đen nhỏ, các loại sổ như sổ văn bản đến, sổ văn bản đi, sổ chuyển công văn, đa số các đều trang bị bìa hồ sơ, giá, cặp đựng tài liệu. Nơi làm việc thường là tại văn phòng trường, nơi làm việc chung của GV, TTVP, chưa có kho lưu trữ riêng mà chỉ trang bị một số trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu như giá, kệ, hộp đựng tài liệu. Đây là những trang thiết bị cơ bản để thực hiện hoạt động văn thư tại các đơn vị trường học. Tuy nhiên so với nhu cầu công việc và yêu cầu nâng cao chất lượng quản lý văn thư hành chính tại các trường hiện nay thì số trang thiết bị này không đảm bảo đáp ứng. Chính vì thế các trường cần phải tìm nguồn ngân sách từ cấp trên, kết hợp với các nguồn lực xã hội hoá khác đầu tư cho sự phát triển của công tác văn thư hành chính, cân đối để tiếp tục mua sắm cơ sở vật chất, công nghệ, thiết bị cho nghiệp vụ văn thư hành chính của nhà trường trong thời gian tới.

Cụ thể nhà trường cần bố trị bộ phận văn thư hành chính một phòng riêng để làm việc, diện tích tối thiểu khoảng 20m² và được bố trí trong khu vực bên trong hoặc cạnh văn phòng trường. Bên trong phải trang bị các trang thiết bị nhằm phục vụ hiệu quả nhất cho công tác văn thư hành chính của nhà trường. Cụ thể cần trang bị cho bộ phận văn thư đầy đủ bàn, ghế, tủ, điện thoại, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ, ghim, kẹp… theo đúng tiêu chuẩn của công tác văn thư hành chính; trang bị đầy đủ các loại sổ theo dõi như sổ văn bản đến, sổ văn bản đi, sổ chuyển công văn. Số lượng sẽ được tính toán phù hợp với yêu cầu của từng trường, đảm bảo không thừa mà cũng không thiếu trong một giai đoạn sử dụng. Nếu các trường có kinh phí nên trang bị hệ thống điều hòa, máy hút ẩm, hệ thống báo cháy tự động, thiết bị giám sát; trang thiết bị bảo quản tài liệu có đầy đủ các cặp ba dây, bìa hồ sơ và hộp đựng tài liệu được thiết kế theo quy định của Nhà nước để bảo quản, kéo dài thời hạn bảo quản của tài liệu.

Về trang thiết bị nhà trường nên trang bị 2 máy tính, 1 đến 2 máy in – photo đa năng trắng đen, 1 máy in màu (có thể là máy Epson T50), 1 máy fax, 1 máy Scan, 1 máy cắt giấy A4, 1 máy hủy tài liệu (nếu được). Những tài liệu của nhà trường thường rất quan trọng, nhất là các bảng đề thi, thông tin kiểm tra, họp… nên hạn chế ra các dịch vụ in ấn bên ngoài, do vậy các máy móc in, photo ở nhà trường cần đảm bảo không làm việc quá tải và thường xuyên hư hỏng.

Nhà trường nên triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi, đến, lập hồ sơ để việc xử lý văn bản, đăng ký, tra tìm văn bản và theo dõi công việc hàng ngày được nhanh chóng, chính xác và kịp thời, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý tại các trường, giảm công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng.

Điều kiện thực hiện. Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Với biện pháp này việc dự trù và bố trí nguồn kinh phí là quan trong nhất, chính vì vậy để chuẩn bị cho năm học mới từ cuối năm học cũ nhà trường nên có dự trù nguồn kinh phí trang thiết bị nâng cao cơ sở vật chất, công nghệ, thiết bị co công tác văn thư hành chính; Ngoài ra vào đầu năm dương lịch theo yêu cầu Phòng Tài chính – Kế hoạch thị xã Bến Cát các trường cũng nên lưu ý đến trang thiết bị phụ vụ công tác văn thư hành chính.

Bên cạnh đó nhà trường cũng nên quan tâm đến việc sử dụng, bảo quản, bảo trì phát huy công suất một cách tốt nhất các cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện có nhằm mang lại hiệu quả cao nhất cho công tác văn thư hành chính.

Với việc đề ra các biện pháp cụ thể của biện pháp nâng cao cơ sở vật chất, công nghệ, thiết bị cho nghiệp vụ văn thư hành chính tại các trường sẽ giúp lãnh đạo các trường MN, TH, THCS trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại nhà trường trong thời gian tới.

3.3.6. Biện pháp 6: Thực hiện các biện pháp khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư

Mục tiêu giải pháp

Kết quả khảo sát NVVT phân tích ở chương 2 cho thấy khi đánh giá về các yếu tố ảnh hưởng đến việc quản lý công tác văn thư hành chính thì ngoài những điều kiện như Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, Sự phát triển khoa học công nghệ, Năng lực ứng dụng công nghệ thông tin… thì yếu tố Sự quan tâm của các cấp lãnh đạo ảnh hưởng nhiều chiếm 33.59% và năng lực nhận thức của lãnh đạo ảnh hưởng nhiều và rất nhiều chiếm hơn 41% quản . Điều này cho thấy đối với NVVT thì yếu tố sự quan tâm của lãnh đạo cụ thể kiểm tra thì phải có khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư hành chính và đây củng là một thành phần góp phần tạo nên thành công của quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường.

Với biện pháp khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư hành chính sẽ giúp nhân viên văn thư hành chính có thêm động lực cũng như trách nhiệm hơn trong công tác.

Nội dung và cách thức thực hiện

Khen thưởng và kỷ luật là cách mà các cơ quan, tổ chức dùng để quản lý thúc đẩy năng suất lao động của nhân viên ngoài yếu tố tiền lương, thù lao được trả cố định. Ở các trường MN, TH, THCS trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát nói riêng và các trường học nói chung thì yếu tố tiền lương chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu chi tiêu của cuộc sống, sự thỏa mãn của người lao động trong nhà trường chưa cao trong đó có NVVT, vì thế sẽ giảm động lực, sự nỗ lực của NVVT dành cho công việc, giảm hiệu quả quản lý của nhà trường đối với công tác văn thư. Hiện nay vấn đề này chưa được quan tâm đúng mức cả từ các văn bản pháp luật, quy chế của nhà trường, trong cách thực hiện. Chính vì vậy để nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại nhà trường trong thời gian tới các trường cần phải thực hiện các biện pháp khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư một cách phù hợp. Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Nhà trường cần xây dựng quy chế văn thư hành chính một cách chi tiết và bao gồm các hành vi khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư. Nhà trường cần cụ thể hóa các nội dung về tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ công tác văn thư như thực hiện đúng thời hạn, không để xảy ra sai sót trong soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý tốt văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; quản lý và sử dụng con dấu hiệu quả trong công tác văn thư của nhà trường… tổ chức, cá nhân đó sẽ được xem xét, đánh giá xếp loại khen thưởng định kỳ quý, năm. Tổ chức, cá nhân để xảy ra tình trạng trễ báo cáo, không lập hồ sơ công việc, soạn thảo văn bản không đúng thể thức và kỹ thuật trình bày; quản lý và sử dụng con dấu có sai phạm sẽ bị phê bình vi phạm tại cuộc họp giao ban và bị trừ điểm trong việc xét khen thưởng định kỳ quý, năm.

Các hình thức khen thưởng cần đa dạng như khen thưởng bằng tiền; tặng bằng khen; tặng thưởng, vật phẩm, quà lưu niệm hoặc tổ chức các buổi vinh danh trân trọng trước các đồng nghiệp, phương pháp này tạo cho NVVT một cảm giác vinh dự, tự hào và sẽ phấn đấu. HT, CBQL nhà trường cần phải sâu sắc hơn trong việc tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng của NVVT, khuyến khích, động viên, phân tích kịp thời để NVVT hiểu rư hơn vai trò, vị trí công tác mình đang đảm nhiệm, quan tâm khen ngợi kịp thời để tạo cảm hứng làm việc, đồng thời thẳng thắn phê bình để rút kinh nghiệm. Một điều quan trọng là nhà trường cần phải thực hiện vấn đề xem xét, đánh giá, xếp loại khen thưởng một cách công bằng, không phân biệt đối xử giữa các thành viên, công việc thực hiện.

Điều kiện thực hiện

Khi xây dự kế hoạch và quy chế công tác văn thư hành chính của nhà trường cần quy định cụ thể rõ ràng để khi kiểm tra đánh giá khen thưởng và kỹ luật đảm bảo minh bạch, công bằng.

Bên cạnh đó nhà trường cần có nguồn kinh phí khen thưởng nhằm động viên khuyến khích những người thực hiên công tác văn thư hành chính tại nhà trường. Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Khi có sai sót trong công tác văn thư hành chính cần thống nhất trong tập thể để có sự điều chỉnh kịp thời, hạn chế kỷ luật đến mức thấp nhất.

Với việc tạo quy chế công tác văn thư hành chính trong nhà trường cụ thể rõ ràng về các biện pháp khen thưởng và kỷ luật; rõ ràng, minh bạch, kịp thời trong thực hiện sẽ giúp động viên, khích lệ đối NVVT trong nhà trường. Khi NVVT được động viên, khích lệ sẽ giúp thúc đẩy các sáng kiến cải tiến về năng suất, chất lượng cũng như hiệu quả công việc, đưa công tác văn thư hành chính xứng đáng với vị trí, vai trò của nó trong thời kỳ đổi mới toàn diện giáo dục mà chúng ta đang thực hiện. Đối với các trường trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương thì việc thực hiện các biện pháp khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.

3.3.7. Biện pháp 7: Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư hành chính xử lý các sai sót hiệu quả.

Mục tiêu của biện pháp

Trong công tác văn thư hành chính hiệu trưởng nhà trường sẽ thực hiện kiểm tra các công việc cụ thể như công tác Soạn thảo ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ hiện hành; Quản lý con dấu; Quản lý và sử dụng con dấu; Cải cách hành chính của nhà trường. Đảm bảo rằng các bước cụ thể của công tác văn thư hành chính trong nhà trường được thực hiện đúng theo các quy định của pháp luật và của ngành GD&ĐT đã quy định. Kết quả phân tích ở chương 2 cho thấy các lãnh đạo nhà trường đang sử dụng cùng lúc nhiều phương pháp kiểm tra kết hợp như kiểm tra việc làm cụ thể của cá nhân, bộ phận đến đi đến đánh giá có làm đúng theo quy định về chức năng nhiệm vụ được giao trong quá trình quản lý công tác văn thư hành chính trong trường.

Việc các lãnh đạo nhà trường đã và đang sử dụng nhiều phương pháp trong kiểm tra công tác văn thư hành chính sẽ cho giúp kiểm soát tốt hoạt động công tác văn thư hành chính trong nhà trường. Tuy nhiên kết quả cũng cho thấy các sai sót trong hoạt động văn thư hành chính của các trường vẫn diễn ra, điều này chứng tỏ rằng hiệu quả của công tác kiểm tra, xử lý các sai sót của các trường hiện nay không hiệu quả, vì thế trong thời gian tới các trường trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát cần tăng cường thường xuyên kiểm tra công tác văn thư và xử lý các sai sót hiệu quả hơn.

Nội dung và cách thức thực hiện Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Nguyên nhân của sai sót vẫn tồn tại trong công tác kiểm tra là các hiệu trưởng đang sử dụng các phương pháp kiểm tra qua sổ sách là nhiều nhất – kiểm tra gián tiếp – như phương pháp kiểm tra hồ sơ, sổ sách; Kiểm tra các báo cáo của người phụ trách, trong khi các phương pháp kiểm tra trực tiếp chiếm tỷ lệ như Tiếp nhận sự phản hồi thông tin từ nhiều nguồn khác nhau chiếm ít. Điều này có thể dẫn đến sự sai lệch trong kết quả kiểm tra, ảnh hưởng đến những kế hoạch, chính sách đối với bộ phận văn phòng nói chung và NVVT nói riêng. Vậy để có kết quả chính xác và đa chiều nhà trường nên chú trọng hơn đến các phương pháp kiểm tra trực tiếp như Tiếp nhận sự phản hồi thông tin từ nhiều nguồn khác nhau; Quan sát các thao tác và hoạt động của nhân viên, bộ phận thực thi; Trao đổi, trò chuyện với nhân viên và người phụ trách. Bên cạnh đó các phương pháp gián tiếp vẫn tiếp tục thực hiện khi cần thiết.

Điều kiện thực hiện

Khi xây dựng kế hoạch và quy chế công tác văn thư hành cần quy định rõ thời gian kiểm tra định kỳ cũng như quy định kiểm tra đột suất, nội dung kiểm tra, người có chức năng kiểm tra… để đảm bảo kiểm tra đúng theo kế hoạch và công khai minh bạch công tác kiểm tra.

Việc kiểm tra một cách thường xuyên và chú trọng hơn đến các phương pháp kiểm tra trực tiếp sẽ giúp Hiệu trưởng nắm được thực trạng công việc quản lý công tác văn thư hành chính một cách chính xác, khách quan, cụ thể, đa chiều, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp, đúng đắn, tránh được các sai lầm trong xử lý vấn đề.

Qua kiểm tra sẽ phát hiện kịp thời những chỗ không phù hợp để điều chỉnh kịp thời. Từ đó giúp các trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát nâng cao chất lượng quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trong thời gian tới.

3.3.8. Biện pháp 8: Hiện đại hóa thủ tục hành chính theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách thủ tục theo hướng đơn giản hóa các hồ sơ giấy tờ.

Mục tiêu của biện pháp: Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Giúp nhà trường quản lý công tác văn thư hành chính một cách nhanh chóng và chính xác

Giúp phụ huynh, học sinh và mọi người dân tương tác với nhà trường thuận tiện và giúp mối liên hệ giữa nhà trường với mọi người ngày một gần hơn.

Mục tiêu cuối cùng trong cải cách hành chính trong nhà trường là tạo ra một môi trường giáo dục hướng tới chất lượng, tạo không gian làm việc tốt cho mọi cán bộ, giáo viên và nhân viên, đáp ứng tốt Mục tiêu giáo dục là đào tạo con người Việt Nam phát triển toàn diện, có đạo đức, tri thức, sức khoẻ, thẩm mỹ và nghề nghiệp, trung thành với lý tưởng độc lập dân tộc và chủ nghĩa xã hội; hình thành và bồi dưỡng nhân cách, phẩm chất và năng lực của công dân, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.

Nội dung và cách thức thực hiện:

Trong nhà trường, hiệu trưởng phải vận dụng tinh thần cải cách hành chính để đổi mới công tác quản lý giáo dục. Đối với một nhà trường, cải cách hành chính là quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của các đối tượng quản lý, có cơ chế phối hợp rõ ràng, tránh trùng lập, chồng chéo. Cải cách hành chính trong nhà trường cần bảo đảm tính ổn định, phát huy các thành quả, nề nếp đã có. Chỉ thay đổi những khâu yếu, những bất hợp lý trong công việc nhằm hướng đến việc đạt hiệu lực, hiệu quả trong công việc.

Nội dung cải cách hành chính vận dụng trong việc quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường bao gồm một số các vấn đề chính gồm Thực hiện nghiêm túc đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền cho các đơn vị, cá nhân trong nhà trường; Đơn giản hoá các thủ tục hành chính trên cơ sở bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu đặt ra; Hiện đại hóa các trang thiết bị và phương tiện hoạt động phục vụ công tác văn thư hành chính trong nhà trường; Ứng dụng khoa học – công nghệ trong công tác văn thư hành chính.

Việc cải cách hành chính trong nhà trường cần phải nghiên cứu kỹ thực trạng cụ thể, riêng biệt của từng trường từ đó đề ra nội dung và cách thức thích hợp. Tránh rập khuôn, hình thức dẫn đến việc phản tác dụng, đi ngược lại với mục đích của cải cách hành chính trong nhà trường.

Hiện nay một số đơn vị trường học trực thuộc đã chủ động xây dựng được chương trình, kế hoạch để lãnh đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính; tăng cường đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lãnh đạo, quản lý, hoạt động chuyên môn nghiệp vụ; quan tâm xây dựng đào tạo, bồi dưỡng, chuẩn hóa đội ngũ cán bộ.

Điều kiện thực hiện.

Ban giám hiệu phải họp thống nhất xây dựng, ban hành và triển khai kế hoạch cải cách hành chính từ cuối hè để thực hiện cho cả năm học, từng học kỳ có đánh giá rút kinh nghiệm.

Bên cạnh đó phải bố trí nhân lực và tài lực thực hiện kiểm tra chấn chỉnh thường xuyên công tác cải cách hành chính.

3.4. Mối quan hệ giữa các biện pháp: Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Từ thực trạng nghiên cứu quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương, tác giả đề xuất 8 biện pháp sau:

Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư.
Biện pháp 2: Xây dựng một kế hoạch quản lý văn thư hành chính phù hợp.
Biện pháp 3: Quản lý tuyển dụng và bố trí nhân sự đảm bảo trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác văn thư hành chính.
Biện pháp 4: Thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư hành chính.
Biện pháp 5: Tăng cường cơ sở vật chất, công nghệ, thiết bị cho công tác văn thư hành chính.
Biện pháp 6: Thực hiện các biện pháp khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư hành chính.
Biện pháp 7: Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư hành chính, xử lý các sai sót hiệu quả.
Biện pháp 8: Hiện đại hóa thủ tục hành chính theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách thủ tục theo hướng đơn giản hóa các hồ sơ giấy tờ.

Các biện pháp được đề xuất trên có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một thể thống nhất, tác động qua lại và hỗ trợ cho nhau góp phần nâng cao hiệu quả QL của Hiệu trưởng trong việc quản lý công tác văn thư hành chính tại các trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát tỉnh Bình Dương. Các biện pháp này được sử dụng có hiệu quả nhất khi khai thác triệt để được thế mạnh riêng phù hợp với từng đối tượng CBQL và từng điều kiện riêng biệt của mỗi nhà trường.

Những biện pháp đưa ra có giá trị ứng dụng đối với quản lý công tác văn thư hành chính tại các trường trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo. Căn cứ vào điều kiện của các trường, CBQL áp dụng linh hoạt các biện pháp với mức độ khác nhau, phù hợp với điều kiện thực tại để nâng cao hiệu quả QL công tác văn thư hành chính của nhà trường, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục của các trường. Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

3.5. Khảo nghiệm mức độ cần thiết và khả thi của các biện pháp đã đề xuất:

Để kiểm nghiệm các biện pháp mà tác giả đưa ra có tính ứng dụng trong thực tiễn như thế nào thì giả tiến hành khảo nghiệm mức độ cần thiết và khả thi của các biện pháp đã đề xuất thông qua hình thức khảo sát các đối tượng Hiệu trưởng tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương. Tổng số người được xin ý kiến là 128 người (gồm Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng, TTVP, NVVT) của các trường trên địa bàn thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương. Những cá nhân đang quản lý và thực hiện công tác văn thư hành chính tại trường thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, những đối tượng này có những nhận xét đúng về mức độ cần thiết và khả thi của các biện pháp đã đề xuất. Với các đối tượng này tác giả đều sử dụng một phiếu khảo sát chung để có sự đánh giá đa chiêu và chính xác. Để hỏi về tính cần thiết tác giả đưa ra 5 mức độ:

Mức 1: Hoàn toàn không khả thi /Hoàn toàn không cần thiết
Mức 2: Không khả thi / Không cần thiết
Mức 3: Ít khả thi / Ít cần thiết
Mức 4: Khả thi / Cần thiết
Mức 5: Rất khả thi / Rất cần thiết

Sau khi tiến hành tổng hợp và phân tích ý kiến của các chuyên gia, các đồng nghiệp tác giả thu được kết quả như bảng 3.1. Qua bảng 3.1 tác giả đã kiểm chứng được rằng các biện pháp nêu trong luận văn đều cần thiết cho việc nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương.

Bảng 3.1: Ý kiến của CBQL, NVVT về tính cần thiết của các biện pháp quản lí văn thư hành chính.

Nhìn vào bảng 3.1 cho thấy biện pháp được đánh giá cần thiết nhất là nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính: HT cần tham gia các khóa tập huấn, nghiên cứu các văn bản luật về VTHC; Trang bị công cụ hiện đại; tuyên truyền đến các thành viên về vị trí và vai trò quan trọng của công tác văn thư hành chính trong trường học.

Bên cạnh đó tác giả cũng khảo sát mức độ khả thi các biện pháp (bảng 3.2) được đánh giá là có tính khả thi nhất là thường xuyên kiểm tra công tác văn thư hành chính, xử lý các sai sót hiệu quả: chú trọng hơn đến các phương pháp kiểm tra trực tiếp để có kết quả chính xác và đa chiều. Vì khi chúng ta có kế hoạch, quy chế tốt, có nhân sự tốt… nhưng nếu không có có việc kiểm tra trường xuyên và kiểm tra đa chiều thì cũng khó phát hiện sai sót để điều chỉnh kịp thời và mang lại hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại các trường trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương.

Bảng 3.2. Ý kiến của CBQL, NVVT về tính khả thi của các biện pháp quản lí văn thư hành chính

Kết hợp số liệu trị trung bình chung ở các bảng từ bảng 3.1 đến 3.2 cho thấy, CBQL, NVVT đánh giá các biện pháp được đề xuất có tính cần thiết và khả thi cao. Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Biểu đồ 3.1. Biểu đồ mối liên hệ tính cần thiết và tính khả thi

Kết quả nghiên cứu ở biểu đồ cho thấy biện pháp 7 xếp thứ hạng đầu vì nếu có đầy đủ cơ sở pháp lý, các kế hoạch, quy chế … mà chỉ triển khai không kiểm tra, điều chỉnh thì khó đạt hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính của trường học.

Ngoài ra, mối liên hệ giữa tính cấp thiết và tính khả thi của các biện pháp quản lí văn thư hành chính trong các trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương có mối quan hệ hữu cơ rất chặt chẽ, ở mức rất cao, đây là mối tương quan thuận cùng chiều, nghĩa là nếu tính khả thi tăng thì tính cần thiết cũng tăng và ngược lại.

Vậy có tất cả các biện pháp tác giả đề xuất thì theo đánh giá của các đối tượng khảo sát đều cần thiết và khả thi. Các biện pháp được đánh giá cần thiết và khả thi nhất cần được ưu tiên thực hiện trong thời gian tới để nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương.

Tiểu kết chương 3

Trong chương 3 tác giả đã đề ra các cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý để đề xuất các biện pháp và tác giả đề ra bốn guyên tắc đề xuất biện pháp gồm Đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan; Đáp ứng yêu cầu đổi mới trong giáo dục, phù hợp với xu thế quốc tế; Đảm bảo chất lượng và hiệu quả; Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi. Các biện pháp đề xuất phải đảm bảo đúng các nguyên tắc trên.

Từ các nguyên tắc trên và thực tiễn quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương tác giả đã đề ta ra 8 biện pháp để nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trong thời gian tới gồm Nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư; Xây dựng một kế hoạch quản lý văn thư hành chính phù hợp; Quản lý tuyển dụng và bố trí nhân sự đảm bảo trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác văn thư hành chính; Thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư hành chính; Tăng cường cơ sở vật chất, công nghệ, thiết bị cho nghiệp vụ văn thư hành chính; Thực hiện các biện pháp khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư hành chính; Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư hành chính, xử lý các sai sót hiệu quả; Hiện đại hóa thủ tục hành chính theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách thủ tục theo hướng đơn giản hóa các hồ sơ giấy tờ.

Qua khảo nghiệm cho thấy tất cả các biện pháp đề xuất đều có tính cần thiết và tính khả thi cao.

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

1. Kết luận

Quản lý về công tác văn thư hành chính nói chung quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương nói riêng là một trong những vấn đề cần được quan tâm đúng mức để góp phần nâng cao chất lượng công tác giáo dục trong thời kỳ đổi mới toàn diện giáo dục mà nhà nước ta đang quyết tâm thực hiện. Bên cạnh sự chờ đợi các biện pháp vĩ mô từ quản lý nhà nước trong hoạt động văn thư hành chính thì các trường cần tự nỗ lực hơn nữa trong việc tìm ra những biện pháp giải quyết nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại trường trong thời gian tới.

Đề tài nghiên cứu này đã thực hiện việc tìm hiểu sâu về cơ sở lý luận về văn thư hành chính trong nhà trường như các khái niệm về quản lý, hành chính, công tác văn thư hành chính, nội dung quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường. Từ đó tạo cơ sở để nghiên cứu thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát trong thời gian qua. Từ đó đã đề xuất một số biện pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát trong thời gian tới. Các biện pháp đề xuất trong luận văn đã được đánh giá là có tính cần thiết và tính khả thi cao.

Với kết quả của nghiên cứu này tác giả hy vọng rằng trong thời gian tới các đơn vị trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương sẽ từng bước tháo gỡ những khó khăn, loại bỏ những tồn tại để vận dụng các biện pháp được đề xuất vào thực tế để nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị. Từ đó góp phần góp phần nâng cao chất lượng công tác giáo dục tại các nhà trường, thúc đẩy nhanh quá trình đổi mới toàn diện giáo dục của đất nước trong thời kỳ hội nhập quốc tế.

2. Kiến nghị Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Để thực hiện theo kết quả của đề tài cần phải có sự phối hợp nhiều bên liên quan, trong đó quan trọng nhất là các cơ quan nhà nước trong quản lý văn thư hành chính. Đối với các cơ quan nhà nước về quản lý công tác văn thư hành chính cần tiến hành hoàn thiện các văn bản pháp luật dựa trên tình hình thực tế, đánh giá nhu cầu của xã hội, tăng cường giám sát việc thực thi. Một nội dung cần thiết phải nghiên cứu đưa vào các quy định quản lý văn thư hành chính là quy định về khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư hành chính.

Các cơ quan nhà nước cần chi tiết hóa các quy định về khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư chứ không chỉ nói chung chung như là “có thành tích”, “hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ” (Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004) sẽ được khen thưởng. Hay trong Nghị định số 111/2004/NĐ-CP quy định khen thưởng đối với người “phát hiện, hiến tặng tài liệu lưu trữ có giá trị cho Nhà nước”, “phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ”, đây là những hành động khen thưởng không mang tính phổ biến nên chưa phát huy được tính năng động, sáng tạo trong công việc, ham muốn cống hiến, nhiệt huyết của NVVT.

Cụ thể có thể đưa một số trường hợp cụ thể khác cần được khen thưởng trong hoạt động văn thư hành chính như khen thưởng với các tổ chức, cá nhân có sáng kiến, cải tiến năng suất, chất lượng hoạt động nghiệp vụ văn thư hành chính; Có biện pháp quản lý hữu hiệu nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý nhà nước về văn thư hành chính; Có thành tích trong ứng dụng khoa học, công nghệ trong công tác văn thư hành chính; Có biện pháp nâng cao năng suất, chất lượng đối với công tác văn thư… cụ thể hóa quy định “tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật” đối với các sai phạm trong lĩnh vực văn thư hành chính.

Điều này sẽ thúc đẩy sự tâm huyết với nghề, với ngành của NVVT trong các nhà trường, từ đó tích cực cống hiến để giúp nhà trường hoàn hành tốt công tác quản lý văn thư hành chính trong quá trình hoạt động.

2.1. Đối với Bộ Giáo dục và Đào tạo

Đầu tư các nguồn lực trang bị các thiết bị, vốn tài liệu, các phương tiện phụ vụ công tác văn thư hành chính trong các trường học đủ về số lượng, chủng loại và phải đảm bảo chất lượng của các trang thiết bị này

Xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên văn thư hành chính đáp ứng với yêu cầu đổi mới căn bản và toàn diện của giáo dục.

2.2. Đối với Sở Giáo dục và Đào tạo Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

Đề nghị Sở GDĐT khi tuyển dụng viên chức làm công tác văn thư hành chính trong các trường phải tuyển dụng những người đạt trình độ tốt, phẩm chất đạo đức tốt tránh những trường hợp tuyển đủ số lượng nhưng không đúng chuyên môn công tác văn thư hành chính.

Thường xuyên mở các lớp tập huấn hàng năm cho công tác văn thư hành chính nhằm bổ sung cập nhật những kiến thức mới về công tác văn thư hành chính.

2.3. Đối với Phòng Giáo dục và Đào tạo

Thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng cho CBQL nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực quản lý nhà trường; bồi dưỡng công tác kiểm tra các hoạt động trong nhà trường trong đó có kiểm tra hoạt động văn thư hành chính cho CBQL nhà trường.

Phối hợp với phòng Tài chính – Kế hoạch tham mưu với Ủy ban nhân dân thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương tăng cường đầu tư đồng bộ về cơ sở vật chất hỗ trợ nhà trường trong việc thực hiện công tác văn thư hành chính trong nhà trường.

Hàng năm cần mở ít nhất một lớp tập huấn cho công tác văn thư hành chính nhằm bổ sung cập rèn luyện năng lực, nhật những kiến thức mới về công tác văn thư hành chính.

2.4. Đối với các trường trên địa bàn thị xã Bến Cát

2.4.1. Đối với hiệu trưởng

Hiệu trưởng là người chịu trách nhiệm và thực thi quản lý toàn diện mọi hoạt động của nhà trường, trong đó có quản lý công tác văn thư hành chính. Để thực hiện tốt điều này, một số khuyến nghị với hiệu trưởng như sau:

Hiệu trưởng cần nhận thức đầy đủ về vị trí, vai trò, nhiệm vụ của công tác văn thư hành chính trong nhà trường. Từ đó có kế hoạch quản lý phù hợp nhằm xây dựng và phát triển công tác văn thư hành song song cùng với phát triển nhà trường.

Hiệu trưởng thường xuyên kiểm tra công tác văn thư hành chính nhằm phát hiện những thiếu sót và có hướng điều chỉnh kịp thời. Qua quá trình kiểm tra nếu thất những thành tích, sánh kiến cải tiến cho công tác văn thư hành chính cần động viên khen thưởng kịp thời.

Hiệu trưởng nhà trường hàng năm cần lập kế hoạch quản lý hoạt động công tác văn thư hành chính cụ thể phù hợp với điều kiện nhà trường bên cạnh đó cần xây dựng quy chế hoạch động công tác văn thư hành chính đảm bảo sự phối hợp đồng bộ của tất cả các thành viên trong nhà trường để cùng thực hiện công tác văn thư hành chính nhà đạt hiệu quả cao nhất.

Hiệu trưởng các trường cần quan tâm hơn nữa trong công tác cải cách hành chính của nhà trường nhất là hiện dại hóa hành chính, giảm bớt giấy tờ nhằm phục vụ tốt nhất cho học sinh và phụ huynh học sinh.

2.4.2. Đối với nhân viên văn thư hành chính

Thực hiện đầy đủ nội dung và chương trình công tác văn thư hành chính theo kế hoạch của nhà trường, tích cực tự bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ, phát huy tinh thần tự học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp để hoàn thành tốt nhiệm vụ./. Luận văn: Biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:

===>>> Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị

Luận Văn Thạc Sĩ, Quản lý giáo dục