Chia sẻ chuyên mục Đề Tài Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị hay nhất năm 2023 cho các bạn học viên ngành đang làm luận văn thạc sĩ tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài luận văn tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm luận văn thì với đề tài: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương dưới đây chắc chắn sẽ giúp cho các bạn học viên có cái nhìn tổng quan hơn về đề tài sắp đến.
MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hay đơn vị sự nghiệp, quản lý công tác văn thư hành chính là một vấn đề hết sức quan trọng cần được quan tâm một cách đúng mức. Việc soạn thảo, ban hành văn bản của văn thư sẽ góp phần đảm bảo cho hoạt động quản lí điều hành diễn ra một cách hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong văn bản.
Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản nhằm giúp công tác văn thư hành chính hoạt động đi vào nề nếp như: Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và được sửa đổi một số điều tại nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 là văn bản quy phạm pháp luật cao nhất về công tác văn thư; Thông tư 55/TT/2005/TTLT-BNNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (thay thế một số điều khoản của Thông tư liên tịch 55/TT/2005/TTLT-BNNV-VPCP); Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nân dân các cấp. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay hệ số lương ngạch của văn thư chưa thể đáp ứng thu hút nhân lực như Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghể nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ hay thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư thì yêu cầu tiêu chuẩn trình độ bồi dưỡng như có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ ngạch văn thư trung cấp; phải có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 1 (hoặc tương đương) khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam; Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản… do đó nhiều đơn vị trường học gặp khó khăn trong việc tuyển nhân sự làm công tác văn thư.
Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt, hoạt động nhà trường được nâng cao, hiệu quả quản lý hành chính được thúc đẩy nhanh chóng góp phần lớn cho công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy, mỗi cơ quan hành chính nhà nước nói chung hay các trường học nói riêng đều phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư hành chính để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư hành chính tại các cơ quan, đơn vị, trường học đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, thời gian qua công tác văn thư lưu trữ còn bộc lộ một số hạn chế như: Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Một số cán bộ công chức, viên chức chưa chú trọng rà soát thể thức văn bản trong quá trình soạn thảo văn bản; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế,…
Trong các cơ quan, đơn vị thì bộ phận văn phòng luôn là trợ thủ đắc lực, là bộ mặt, là cánh tay phải. Thông qua bộ phận văn phòng, quản lý điều hành trong nhà trường mới đạt được mục tiêu mong đợi. Trong bộ phận văn phòng, công tác văn thư hành chính là rất quan trọng. Có thể nói, đây là một trong những mắt xích quan trọng, là khởi nguồn đem đến sự thành công của Nhà trường. Tổ chức tốt công tác văn thư hành chính tốt sẽ giúp mọi hoạt động của Nhà trường cũng như phục vụ công tác tra cứu, bảo quản tài liệu của các đơn vị nhà trường đạt hiệu quả cao hơn.
Từ những lý do trên Người nghiên cứu quyết định chọn “Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương” để làm đề tài nghiên cứu.
CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ
2. Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu cơ sở lí luận về quản lý hoạt động văn thư hành chính trong nhà trường; đánh giá thực trạng quản lý văn thư hành chính trong các trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương và đề xuất các biện pháp quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hơn công tác văn thư hành chính các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
- 3.1. Hệ thống hóa cơ sở lí luận về quản lý hoạt động văn thư hành chính trong nhà trường.
- 3.2. Khảo sát thực trạng quản lý văn thư hành chính trong các trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương.
- 3.3. Đề xuất các biện pháp quản lý hoạt động văn thư các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương.
4. Khách thể, đối tượng
4.1 Khách thể nghiên cứu
Công tác văn thư hành chính trong các đơn vị trường học.
4.2 Đối tượng nghiên cứu
Quản lý công tác văn thư hành chính trong các trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương
5. Phạm vi nghiên cứu
Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng và đề xuất các biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính tại các trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương.
Về đối tượng khảo sát: Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng, tổ trưởng tổ hành chính, nhân viên văn thư các trường trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương.
Về không gian: Địa điểm khảo sát tại các trường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương.
Về thời gian: số liệu chúng tôi sử dụng trong luận văn được thu thập từ năm 2016 đến tháng 10/2018.
6. Giả thuyết khoa học Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Công tác văn thư hành chính trong nhiều năm qua đã được Phòng Giáo dục và Đào tạo quan tâm chỉ đạo và bước đầu đã có nhiều khởi sắc. Tuy nhiên, công tác văn thư hành chính trong các trường học vẫn còn nhiều nhiều hạn chế như thiếu sự quan tâm đúng mức của Ban giám hiệu nhà trường, ứng dụng công nghệ thông tin, công tác soạn thảo văn bản của văn thư còn hạn chế,… Nếu áp dụng tốt các biện pháp quản lý theo đề xuất của luận văn sẽ giúp lãnh đạo nhà trường quản lý tốt hơn công tác văn thư hành chính các trường trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương.
7. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu
7.1 Phương pháp luận
7.1.1. Quan điểm tiếp cận hệ thống – cấu trúc
Nghiên cứu xem xét một cách sâu sắc toàn diện, khách quan về hoạt động quản lý văn thư hành chính trong các trường học mầm non, tiểu học, trung học cơ sở tại thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương trong mối quan hệ với các yếu tố khác trong xã hội như yếu tố tự nhiên, kinh tế, văn hoá – xã hội, môi trường, quản lý của nhà nước. Đánh giá mặt đạt được, những tồn tại từ đó đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động văn thư các đơn vị trong thời gian tới.
7.1.2. Quan điểm thực tiễn
Nghiên cứu căn cứ vào thực trạng quản lý hoạt động văn thư các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương đánh giá những điểm đạt được, những khó khăn, tồn tại. Dựa vào đó lựa chọn những vấn đề cấp thiết và đề xuất một số biện pháp để giải quyết khó khăn, tồn tại nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động quản lý.
7.1.3. Quan điểm hiệu quả
Các biện pháp đề xuất phải đảm bảo nâng cao được hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương, giảm chi phí về nhân lực – vật lực.
7.1.4. Quan điểm theo chức năng quản lý
Nghiên cứu sử dụng cách tiếp cận theo chức năng quản lý: Theo cách tiếp cận này thì quản lý có 4 chức năng chính gồm:
Chức năng kế hoạch hoá: Chức năng này bao gồm các hoạt động cụ thể như xác định chức năng, nhiệm vụ và các công việc của nhà trường; Dự báo, đánh giá triển vọng; Đề ra mục tiêu, chương trình; Lập kế hoạch chương trình; Nghiên cứu xác định tiến độ; Xác định ngân sách; Xây dựng các nguyên tắc tiêu chuẩn; Xây dựng các thể thức thực hiện công tác văn thư hành chính trong nhà trường. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Chức năng tổ chức: bao gồm một số hoạt động như xây dựng các cơ cấu, nhóm (cơ cấu, cấu trúc); Tạo sự hợp tác, liên kết (xây dựng mô hình); Xây dựng các yêu cầu; Lựa chọn, sắp xếp; Bồi dưỡng cho phù hợp; Phân công nhóm và cá nhân thực hiện công tác văn thư hành chính trong nhà trường.
Chức năng lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện: gồm các nội dung như Kích thích động viên; Thông tin hai chiều; Bảo đảm sự hợp tác trong thực tế thực hiện công tác văn thư hành chính trong nhà trường.
Chức năng kiểm tra: bao gồm các công việc như xây dựng định mức và tiêu chuẩn, các chỉ số công việc, phương pháp đánh giá; Rút kinh nghiệm và điều chỉnh nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường.
7.1.5. Tiếp cận theo nội dung quản lý
Nội dung quản lý trong công tác văn thư hành chính của nhà trường bao gồm bốn nội dung: Soạn thảo, ban hành văn bản; Quản lý văn bản và tài liệu khác; Quản lý và sử dụng con dấu và cải cách hành chính.
7.2. Phương pháp nghiên cứu
7.2.1. Phương pháp nghiên cứu lý luận
Trong đề tài tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu lý luận thông qua việc nghiên cứu, phân tích, tổng hợp, hệ thống các chỉ thị, Nghị quyết của Đảng, Nhà nước, và các sách, báo có liên quan đến vấn đề quản lý giáo dục nói chung và quản lý công tác văn thư hành chính nói riêng.
Ngoài ra nghiên cứu còn được thực hiện thông qua việc phân tích, đánh giá các tài liệu, đề tài nghiên cứu về quản lý công tác văn thư hành chính của các nhà khoa học, nhà giáo dục, các tác giả khác đã được công bố có liên quan đến đề tài.
7.2.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn
Phương pháp nghiên cứu thực tiễn là các phương pháp trực tiếp tác động vào đối tượng có trong thực tiễn để làm bộc lộ bản chất và quy luật vận động của đối tượng đó, giúp người nghiên cứu thu thập thông tin hoặc làm nảy sinh các ý tưởng nghiên cứu và đề xuất sáng tạo.
7.2.2.1. Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi: Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Trong nghiên cứu này tác giả sử dụng phương pháp điều tra thông qua việc khảo sát các đối tượng liên quan đến hoạt động quản lý văn thư hành chính bao gồm hiệu trưởng (HT), phó hiệu trưởng (PHT), trưởng tổ văn phòng (TTVP) và nhân viên văn thư (NVVT) và phỏng vấn các thầy cô hiệu trưởng các trưởng tại đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương.
Phương pháp chọn mẫu:
Trong đề tài này tác giả sử dụng kỹ thuật lấy mẫu cả khối (xác suất). Vì đối tượng khảo sát nằm đều thuộc trường trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương và có số lượng không nhiều. Với tổng số 32 trường các cấp học mầm non, tiểu học, THCS trực thuộc sự quản lý của phòng GDĐT thị xã, có hiệu trưởng, có 32 phó hiệu trưởng, 32 tổ trưởng Tổ văn phòng và 32 nhân viên văn thư. Tác giả khảo sát 4 đối tượng này với số phiếu phát ra là 32 phiếu dành mỗi đối tượng, kỳ vọng thu đủ số phiếu trên để phân tích. Với số lượng trên tác giả có thể nắm bắt được danh sách, số lượng, tính chất, công việc… của mẫu một cách cụ thể, từ đó có thể tiến hành lựa chọn, tiếp cận và khảo sát một cách dễ dàng, đầy đủ.
Phương pháp lấy số liệu:
Nghiên cứu sử dụng phiểu khảo sát được thiết kế chi tiết riêng cho từng đối tượng bao gồm HT, PHT, TTVP và NVVT, định dạng ở dạng giấy và file mềm trên máy vi tính tác giả sẽ thực hiện khảo sát trực tiếp hoặc gửi đến từng đối tượng khảo sát bằng như mail, fax, mạng xã hội.
Phương pháp xử lý số liệu:
Dữ liệu sau khi thu thập sẽ được làm sạch và xử lý bằng các phần mềm hỗ trợ như Excel và phần mềm SPSS trong phân tích, đánh giá.
7.2.2.2. Phương pháp phỏng vấn
Tác giả thu thập thông tin về Công tác văn thư hành chính và quản lý công tác văn thư hành chính thông qua phỏng vấn Hiệu trưởng các trường mầm non, mẫu giáo, tiểu học và trường THCS trên địa bàn thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương. Qua đó thu thập tổng hợp các ý kiến để phân tích thực trang về công tác văn thư hành chính và quản lý công tác văn thư hành chính tại các trường trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát tỉnh Bình Dương.
8. Cấu trúc luận văn Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục thì luận văn có cấu trúc 3 chương chính gồm:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý hoạt động văn thư hành chính trong trường học.
- Chương 2: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính tại các trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương.
- Chương 3: Đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động văn thư hành chính tại các trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương.
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRONG TRƯỜNG HỌC
1.1 Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Công tác văn thư hành chính từ trước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu với nhiều góc độ khác nhau:
Trong cuốn sách “văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn giấy tờ trong thời phong kiến Việt Nam” (2002), tác giả Vương Đình Quyền đã nghiên cứu công phu và có hệ thống về lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước nói chung và công tác công văn giấy tờ nói riêng của các vương triều phong kiến ở nước Việt Nam.
Công tác xây dựng, ban hành và quản lý văn bản của các cơ quan nhà nước hiện nay cũng đã được đề cập trong một số cuốn sách như: “Xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước” của tác giả Tạ Hữu Ánh, NXB Lao động năm 1996; “Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ lãnh đạo và quản lý” của Nguyễn Văn Tham, NXB Chính trị quốc gia năm 1996.
Hai công trình trên đây đề cập đến những vấn đề như: Phân loại văn bản, nghiên cứu tính hệ thống các văn bản, chức năng, vai trò của văn bản cho việc đảm bảo thông tin trong quản lý… Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” do tác giả Vương Đình Quyền biên soạn, Nxb Đại học quốc gia Hà Nội năm 2005 là công trình nghiên cứu công phu về công tác văn thư. Giáo trình đã đề cập đến những vấn đề như: Nội dung, yêu cầu công tác văn thư; văn bản, văn bản quản lý nhà nước; kỷ thuật soạn thảo văn bản, quản lý, giải quyết, văn bản và lập hồ sơ công việc. Giáo trình hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản và tình hình thực tiển trong công tác quản lý, giải quyết văn bản.
Ngoài ra, công tác quản lý văn bản cũng được sự quan tâm nghiên cứu của học viên, sinh viên ngành lưu trữ và quản trị văn phòng. Có thể kể đến một số đề tài như khóa luận tốt nghiệp của Vũ Bá Dụ: “tìm hiểu công tác xây dựng và quản lý văn bản ở một số công ty”; đề tài của Nguyễn Thúy Hà đề tài nghiên cứu “Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở học viện báo chí và tuyên truyền” và khóa luận của Nguyễn Thị Ngọc “công tác quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu ở một số doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài trên địa bàn Hà Nội”.
Tác giả Liêng Bích Ngọc (2011) với nghiên cứu “Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản của văn phòng cấp sở tại Thành phố Hồ Chí Minh” luận văn tập trung nghiên cứu công tác quản lý văn bản gồm quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi trong giai đoạn văn thư tại các Sở ở thành phố Hồ Chí Minh. Với thực trạng của nghiên cứu tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản của văn phòng cấp Sở gồm Thứ nhất, các giải phải pháp có liên quan tới hoàn thiện cán bộ, công chức trên cả bốn mặt cơ bản của chỉnh thể thống nhất “con người”: thức, tâm, lực và hành; Thứ hai, hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư; Thứ ba, kiện toàn tổ chức bộ máy thực hiện công tác văn thư Thứ năm, tăng cường cơ sở vật chất cho công tác quản lý văn bản; Thứ sáu, về quản lý, xử lý và luân chuyển văn bản hồ sơ theo quy trình” một cửa”; Thứ bảy, nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ vào trong công tác văn thư; không ngừng hiện đại hóa công tác văn thư và công tác quản lý văn bản. Những giải pháp này vẫn có thể ứng dụng hiệu quả trong thời với các trường học trong nghiên cứu này.
Nguyễn Hằng Thuỷ (2009) với đề tài luận văn thạc sỹ ngành lưu trữ và quản trị văn phòng “Tổ chức quản lý hồ sơ hành chính ở UBND thành phố Ninh Bình thực trạng và giải pháp”. Trong nghiên cứu này tác giả đã đề xuất được một số giải pháp quản lý hồ sơ hành chính ở thành phố Ninh Bình trong đó có công tác văn thư.
Nghiên cứu về “Tin học hóa cho công tác văn thư, lưu trữ và thư viện” của Dương Văn Khảm và Lê Văn Năng (1995) cho rằng có thể ứng dụng tin học vào soạn thảo và in ấn văn bản; quản lý và tra tìm văn bản từ đó giảm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tại các cơ quan, góp phần vào giải quyết yêu cầu đổi mới kỹ thuật hành chính văn phòng, góp phần cải cách nền hành chính quốc gia.
Tác giả Ralph H và các cộng sự (1995) với nghiên cứu Electronic Document Management: Challenges and Opportunities for Information Systems Managers cho thấy giá trị của việc áp dụng của công nghệ mới để quản lý tài liệu trong các cơ quan, tổ chức. Qua việc sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu sẽ giúp tăng năng suất và cải thiện hiệu năng bằng cách áp dụng công nghệ mới vào tài liệu và xử lý tài liệu. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Karjalainen và các cộng sự (2000) với nghiên cứu Genre-based metadata for enterprise document management cho rằng tất cả các tổ chức, công ty cần phải nhận thức được sự phát triển liên tục của các thể loại tài liệu để từ đó có những chuẩn bị tốt cho việc quản lý chúng. Bằng việc áp dụng công nghệ thông tin và các phương pháp thiết kế một hệ thống quản lý siêu dữ liệu sẽ giúp quản lý tốt tài liệu trong cơ quan, tổ chức. .
Như vậy, từ trước đến nay đã có nhiều công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến vấn đề văn thư hành chính, quản lý tài liệu trong cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước. Trong số đó có một số công trình nghiên cứu đề suất một số giải pháp quản lý văn thư hành chính cơ quan. Tuy nhiên, các nghiên cứu về quản lý công tác văn thư hành chính trường học thì chưa nhiều. Mặc dù vậy, những công trình trên đã gợi mở và cung cấp cho Người nghiên cứu nhiều vấn đề rất bổ ích để thực hiện đề tài này tôi đã thừa kế những kết quả nghiên cứu ở các công trình nghiên cứu các tác giả đi trước, đồng thời phân tích làm rõ và tìm ra các biện pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn thư hành chính ở các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương.
1.2. Một số khái niệm cơ bản
1.2.1 Văn thư, hành chính, công tác văn thư, hành chính trong nhà trường
1.2.1.1 Công tác văn thư:
Trong quá trình hoạt động của một nhà trường bất kỳ đều cần đến công cụ rất quan trọng là văn bản. Đây là công cụ không thể thiếu để giúp cho nhà trường hoạt động có hiệu quả. Việc biên soạn văn bản và quản lý chúng là hai nhiệm vụ rất quan trọng đối với hoạt động trong nhà trường. Những hoạt động này cần được tiến hành, tuân thủ theo chế độ quy định nghiêm ngặt của pháp luật về công tác văn thư, tức là các quy định về toàn bộ công việc của cơ quan quản lý hành chính nhà nước về xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý.
Hiện nay có rất nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn thư. Mỗi quan điểm có những đặc trưng riêng có hai quan điểm đáng chú ý là:
Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn, giấy tờ trong các cơ quan. Công tác này bao gồm hai nội dung chủ yếu sau: tổ chức giải quyết văn bản và quản lý văn bản trong quá trình trước khi lưu văn bản.
Công tác văn thư là toàn bộ công việc về xây dựng văn bản (soạn thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc tổ chức quản lý và lưu trữ văn bản trong các cơ quan đó.Công tác văn thư là công tác giải quyết và quản lý công văn, giấy tờ trong các cơ quan. Công tác này bao gồm hai nội dung chủ yếu: Tổ chức giải quyết văn bản và quản lý văn bản trong quá trình trước khi lưu văn bản. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Như vậy, công tác văn thư là toàn bộ công việc về xây dựng văn bản (soạn thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc tổ chức quản lý và lưu trữ văn bản trong các cơ quan đó.
Theo giả Bùi Văn Quyết (2006) thì “Công tác văn thư là công tác tiến hành soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nước”.
Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư thì công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Qua các khái niệm trên cho thấy khái niệm theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP là đầy đủ ý nghĩa, các thành phần công việc trong công tác văn thư. Chính vì thế trong nghiên cứu này tác giả dựa vào khái niệm này để thực hiện các phân tích chuyên sâu liên quan đến vấn đề nghiên cứu.
1.2.1.2 Hành chính
Hành chính là một từ được sử dụng với nội dung rất đa nghĩa và hiện chưa có một định nghĩa thống nhất. Theo tiếng Latinh cổ, thuật ngữ “hành chính” Administratio được hiểu theo hai nghĩa. Thứ nhất là giúp đỡ, hỗ trợ hay phục vụ; Thứ hai là quản lý, hướng dẫn hay cai trị. Nếu kết hợp cả hai nghĩa này thì hành chính có tính hai mặt, tức vừa “quản lý”, vừa “cai trị”, vừa “hỗ trợ”, vừa “phục vụ”.
Theo từ điển tiếng Việt “hành chính” là “phạm vi quản lý, chỉ đạo việc thi hành chính sách, pháp luật của Nhà nước”, hoặc những gì “thuộc công việc giấy tờ, văn thư, kế toán trong cơ quan nhà nước”.
Tác giả Bùi Văn Quyết (2006) đưa ra khái niệm “Hành chính là hoạt động tổ chức, quản lý và điều hành được tiến hành trên cơ sở sự ràng buộc bởi những quy tắc nhất định, nhằm đạt tới mục đích phục vụ lợi ích chung đã xác định”.
Quan điểm hiện đại về hành chính còn xem “hành chính” là một dạng “quản lý” đặc biệt không phải chỉ là quản lý hành chính nhà nước, mà còn là một nhóm người, một tổ chức trong xã hội.
Tuy có nhiều cách hiểu khác nhau nhưng quan niệm về hành chính vẫn có một số điểm chung:
- Là hoạt động tổ chức, quản lý và điều hành;
- Có mục đích phục vụ lợi ích chung;
Và đa số các hoạt động hành chính là của cơ quan nhà nước, các tổ chức. Từ những quan niệm nêu trên của hành chính, có thể hiểu hành chính là hành chính là một dạng đặc thù của quản lý, là hoạt động điều hành trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức, một nhóm người nào có hoạt động chung, trong đó có sự phân công trách nhiệm và xác định rõ ràng về quyền, nghĩa vụ và có sự phối hợp chặt chẽ dưới sự chỉ huy, điều khiển bằng mệnh lệnh thông qua quan hệ quyền lực – phục tùng nhằm đạt được những mục đích chung. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
1.2.1.3 Công tác văn thư hành chính trong nhà trường
Công tác văn thư hành chính trong nhà trường có vai trò rất quan trọng nhằm kết nối mọi hoạt động bên trong nhà trường cũng như kết nối nhà trường với các lực lượng tham gia giáo dục ngoài nhà trường. Công tác quản trị chủ yếu tạo ra, sử dụng, bảo quản các điều kiện cơ sở vật chất, tài chính, thực hiện các chế độ chính sách nhằm phục vụ công tác giáo dục của nhà trường. Công tác hành chính chủ yếu là thu thập, xử lý, bảo quản, truyền đạt thông tin trong nội bộ nhà trường và bên ngoài nhà trường.
Công tác văn thư hành chính có các vai trò như bảo đảm việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ chức, quản lý và điều hành trong nhà trường; Là phương tiện giúp nhà trường thực hiện nhiệm vụ giáo dục và đào tạo theo đúng quan điểm, đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước; Giúp giải quyết mọi công việc của nhà trường nhanh chóng, chính xác, có năng suất và chất lượng, đồng thời bảo đảm cho việc quản lý chặt chẽ, đúng nguyên tắc, chính sách và chế độ.
Theo nghĩa rộng, công tác hành chính trong trường phổ thông là việc thi hành pháp luật, chính sách của Nhà nước, bao gồm cả pháp luật, các chính sách giáo dục – đào tạo; là việc sắp xếp, điều khiển công việc trong nhà trường nhằm hoàn thành các công việc được giao (Trường Cán bộ QLGD & ĐT TW II, Giáo trình nghiệp vụ Quản lý nhà trường).
Theo nghĩa hẹp, công tác hành chính trong trường phổ thông là toàn bộ các công việc được tiến hành một cách thường xuyên, đầy đủ nhằm đáp ứng các điều kiện về vật chất, tinh thần nhằm phục vụ các hoạt động dạy – học và các hoạt động khác trong trường (Trường Cán bộ QLGD & ĐT TW II, Giáo trình nghiệp vụ Quản lý nhà trường).
Tóm lại, dù nhìn ở khía cạnh nào đi nữa thì công tác văn thư hành chính trong trường phổ thông là toàn bộ hoạt động tổ chức, quản lý và điều hành của nhà trường về các yếu tố con người, thời gian, công việc, tài chính, công nghệ, phương pháp, động viên tinh thần, môi trường giáo dục… nhằm thi hành pháp luật và các chính sách của Nhà nước về giáo dục và đào tạo, hướng đến lợi ích chung là tạo ra lợi ích giáo dục cho toàn dân, cho người học và xã hội.
1.2.2 Quản lý, Quản lý giáo dục, Quản lý nhà trường, Quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường.
1.2.2.1. Quản lý Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Đời sống con người hiện nay ngày càng thể hiện tính cộng đồng, trong đời sống và cả trong quá trình sản xuất, sự phân công lao động ngày càng rõ ràng. Chính vì thế để các công việc được hoàn thành đúng về cả tính chất lẫn thời gian thì cần phải có sự phân công, hợp tác một cách trôi chảy cần phải có sự chỉ huy, phối hợp, điều hành… đó chính là chức năng quản lý. Quản lý là một một khái niệm rất rộng và được hiểu theo nhiều hướng khác nhau tùy vào đối tượng nghiên cứu. Chính vì thế mỗi tác giả nghiên cứu ở các khía cạnh khác nhau thì khái niệm quản lý cũng khác nhau. Quản lý là một trong những loại hình lao động quan trọng nhất trong các hoạt động của con người. Quản lý xuất hiện từ rất sớm, tồn tại và phát triển đến ngày nay. Đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu về quản lý và quan niệm về quản lý theo các cách tiếp cận khác nhau:
Theo Từ điển tiếng Việt (1990): “ Quản lý là trông coi và gìn giữ theo những yêu cầu nhất định” (Từ điển Tiếng Việt, 1990, trang 772)
Theo các tác giả Harold Koontz, Cyri O’donnell và Heinz Weihrich: “Quản lý là một hoạt động thiết yếu bảo đảm sự hoạt động nỗ lực của các cá nhân nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức” (Harold Kootz et al., 1994, p. 33).
Theo tác giả Trần Kiểm: “QL là những tác động của chủ thể QL trong việc huy động, phát huy, kết hợp, sử dụng, điều chỉnh, điều phối các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) trong và ngoài tổ chức (chủ yếu là nội lực) một cách tối ưu nhằm đạt mục đích của tổ chức với hiệu quả cao nhất” (Trần Kiểm, 2004, p. 8).
Các tác giả Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc quan niệm về quản lý trong tác phẩm Đại cương khoa học quản lý: “Hoạt động quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thể QL (người bị QL) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt được mục đích của tổ chức” (Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc, 2014, p. 9).
Theo tác giả Phan Văn Kha (1999): “Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viên thuộc một hệ thống đơn vị và việc sử dụng các nguồn lực phù hợp để đạt được các mục đích đã định” (Phan Văn Kha, 1999, trang 6).
Từ những phân tích trên, có thể định nghĩa: Quản lý là quá trình tác động có ý thức của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý nhằm làm cho tổ chức vận hành, đạt đến mục tiêu đã định với chất lượng và hiệu quả mong muốn.
Các công trình nghiên cứu khoa học quản lý trong những năm gần đây đã đưa đến một kết luận tương đối thống nhất về 4 chức năng quản lý trong giáo dục. Đó là: Chức năng kế hoạch hoá, chức năng tổ chức, chức năng lãnh đạo, chức năng kiểm tra – đánh giá. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Theo tác giả Trần Kiểm: “Chức năng quản lý là một loại hoạt động quản lý đặc biệt, sản phẩm của quá trình phân công lao động và chuyên môn hóa trong quản lý, tiêu biểu bởi tính chất tương đối độc lập của những bộ phận của quản lý”. (Trần Kiểm, trang 44)
1.2.2.2 Quản lý giáo dục
Quản lý giáo dục là một bộ phận trong hệ thống quản lý Nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Có rất nhiều tác giả đã khái quát về QLGD như:
Tác giả Đặng Quốc Bảo cho rằng: “Quản lý giáo dục theo nghĩa tổng quát là hoạt động phối hợp của các lực lượng xã hội nhằm thúc đẩy mạnh công tác đào tạo thế hệ trẻ theo yêu cầu xã hội” (Đặng Quốc Bảo, 1997, p. 31).
Theo tác giả Nguyễn Ngọc Quang (1989): “Quản lý giáo dục thực chất là tác động đến nhà trường, làm cho nó tổ chức tối ưu được quá trình dạy học. Giáo dục thể chất theo đường lối nguyên lý giáo dục của Đảng, quán triệt được những tính chất trường THPT xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Bằng cách đó tiến tới mục tiêu dự kiến tiến lên trạng thái chất lượng mới về chất”. (Những khái niệm cơ bản về quản lý giáo dục)
Xét về cấp độ quản lý, tác giả Trần Kiểm cho rằng: quản lý giáo dục thường được đề cập với 2 cấp độ quản lý đó là: quản lý cấp vi mô và quản lý cấp vĩ mô.
Quản lý giáo dục ở cấp vĩ mô được hiểu là tác động tự giác (có ý thức, có mục đích, có kế hoạch, có hệ thống, hợp quy luật) của chủ thể quản lý đến tất cả các mắt xích của hệ thống (từ cấp cao nhất đến các cơ sở giáo dục là nhà trường) nhằm thực hiện có chất lượng và hiệu quả mục tiêu phát triển giáo dục, đào tạo thế hệ trẻ theo yêu cầu của xã hội (Trần Kiểm, 2008, tr.10).
Quản lý giáo dục ở cấp vi mô là quản lý các hoạt động trong nhà trường bao gồm hệ thống các tác động có tính hướng đích của hiệu trưởng đến các hoạt động giáo dục, đến con người (CB-GV-NV và HS), đến các nguồn lực (CSVC, tài chính, thông tin, v.v…), đến các ảnh hưởng ngoài nhà trường một cách hợp quy luật (quy luật quản lý, quy luật giáo dục, quy luật tâm lý, quy luật kinh tế, quy luật xã hội, v.v…) nhằm đạt mục tiêu giáo dục (Trần Kiểm, 2008, tr.11)
Kết hợp với chức năng quản lý, trong đề tài này, chúng tôi tiếp cận khái niệm quản lý giáo dục theo chức năng quản lý, cụ thể: Quản lý giáo dục là quá trình thực hiện các hoạt động xây dựng kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra một cách tự giác của chủ thể quản lý giáo dục đến khách thể quản lý giáo dục nhằm làm cho hệ thống giáo dục vận hành có hiệu quả và đạt tới mục tiêu giáo dục.
Dù ở cấp độ vĩ mô hay vi mô, quản lý giáo dục có 4 yếu tố: chủ thể quản lý, đối tượng quản lý, khách thể quản lý và mục tiêu quản lý. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
1.2.2.3 Quản lý nhà trường
Trường học là cơ sở giáo dục, trực tiếp giáo dục, đào tạo thế hệ trẻ, trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện mục tiêu nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài cho đất nước; là nơi thực hiện việc giáo dục đạo đức, lối sống cũng như lý tưởng chính trị cho HS.
Quản lý trường học là quản lý, lãnh đạo hoạt động dạy của GV, hoạt động học của HS, hoạt động phục vụ việc dạy và học của cán bộ, nhân viên trong nhà trường. Nhà trường là cơ quan chuyên môn của ngành giáo dục và đào tạo, là đơn vị cơ sở trực tiếp giáo dục và đào tạo, hoạt động của nhà trường rất đa dạng, phong phú những cũng vô cùng phức tạp, nên việc quản lý, lãnh đạo khoa học sẽ bảo đảm đoàn kết, thống nhất được mọi lực lượng, tạo nên sức mạnh đồng bộ nhằm thực hiện có chất lượng và hiệu quả mục đích giáo dục.
Theo tác giả Đặng Thành Hưng: “quản lý trường học là quản lý giáo dục tại cấp cơ sở trong đó chủ thể quản lý là các cấp chính quyền và chuyên môn trên trường, các nhà quản lý trong trường do Hiệu trưởng đứng đầu, đối tượng quản lý là nhà trường như một tổ chức chuyên môn – nghiệp vụ, nguồn lực quản lý là con người, cơ sở vật chất kỹ thuật, tài chính, đầu tư khoa học – công nghệ và thông tin bên trong trường và được huy động từ bên ngoài trường dựa vào luật, chính sách, cơ chế và chuẩn hiện có”. (Đặng Thành Hưng, 2010, p. 7).
Như vậy, có thể định nghĩa: Quản lý nhà trường là quá trình tác động có định hướng, có mục đích của chủ thể quản lý nhà trường đến các đối tượng quản lý trong nhà trường nhằm thực hiện được mục tiêu, kế hoạch giáo dục của nhà trường. Quản lý nhà trường có nhiều nội dung như: Quản lý dạy học, giáo dục, quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý cơ sở vật chất – kỹ thuật, quản lý hoạt động thý viện, quản lý học sinh v.v…Trong luận văn này, tác giả đi sâu nghiên cứu về quản lý công tác văn thư hành chính tại các trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương.
1.2.2.4 Quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường
Trong quá trình tổ chức, quản lý và điều hành thì mọi cơ quan, tổ chức đều phải có các tài liệu ghi lại quá trình này dưới dạng văn bản nhằm định hướng, tổng kết cũng như hoạch định những kế hoạch mới trong tương lai. Các tài liệu văn bản là bằng chứng, là cơ sở quan trọng để đảm bảo rằng tổ chức thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, không để xảy ra các sai sót, hay tranh chấp. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Nhà trường là một tổ chức giáo dục nằm dưới sự quản lý của nhà nước vì thế vấn đề công tác văn thư hành chính là nhiệm vụ rất quan trọng trong hoạt động. Nhà trường phải đảm bảo rằng tiếp nhận, biên soạn văn bản và quản lý các văn bản con dấu và các công việc hành chính khác phải được tiến hành, tuân thủ theo chế độ quy định nghiêm ngặt của pháp luật về công tác văn thư, tức là các quy định về toàn bộ công việc của cơ quan quản lý hành chính nhà nước về xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý. Các sai sót về văn bản cần phải được hạn chế, và các văn bản được soạn thảo cần phải đảm bảo sự thống nhất trong quản lý nhà nước ở tất cả các nhà trường. Việc quản lý và sử dụng con dấu cũng phải thực hiện theo đúng quy định hiện hành.
Từ các cách hiểu trên có thể rút ra cách hiểu về quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường như sau: Quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường là sự tác động của chủ thể quản lý đến các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; quản lý và sử dụng con dấu, thực hiện cải cách hành chính trong nhà trường bằng các phương pháp và công cụ quản lý nhằm đạt mục tiêu đề ra.
1.3 Lý luận công tác văn thư hành chính trong nhà trường Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
1.3.1 Ý nghĩa công tác văn thư hành chính trong nhà trường
Công tác văn thư hành chính là hoạt động không thể thiếu trong bất kỳ một nhà trường nào và công việc này do văn phòng thực hiện. Làm tốt công tác văn thư hành chính mang lại những lợi ích sau:
Giải quyết công việc của nhà trường nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, chính sách, chế độ; đồng thời, giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong nhà trường chặt chẽ và hiệu quả;
Bảo đảm cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ các hoạt động của nhà trường nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời, chính xác; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính;
Góp phần tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu làm văn bản và các trang thiết bị sử dụng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản;
Góp phần giữ gìn các tài liệu có giá trị trong quá trình hoạt động của nhà trường phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra, tra cứu thông tin quá khứ, giải quyết công việc hiện tại và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài (Bùi Văn Quyết, 2006).
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Công tác văn thư hành chính đối với hoạt động quản lý của đơn vị là rất quan trọng được thể hiện ở 4 điểm sau:
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan hay trường học.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dơi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, đơn vị trường học phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.
1.3.2. Yêu cầu công tác văn thư hành chính trong nhà trường: Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Để thực hiện tốt công tác văn thư hành chính, phải bảo đảm một số yêu cầu sau:
Nhanh chóng: Mỗi công việc của nhà trường, tuỳ theo sự phân công trách nhiệm mà từng người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết khẩn trương, đúng thời hạn quy định, tuyệt đối không được bỏ sót hay chậm trễ.
Chính xác: Về nội dung, văn bản phải bảo đảm tính pháp lý chính xác tuyệt đối; về hình thức, văn bản phải có đủ các yếu tố thể thức theo quy định của pháp luật; về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ phải được bảo đảm chính xác.
Bí mật: Việc sao gửi, bảo quản văn bản phải chấp hành nghiêm ngặt theo đúng quy định, người không có trách nhiệm không được xem hay tiết lộ nội dung văn bản với người khác.
1.3.3. Nội dung công tác văn thư hành chính trong nhà trường
Văn thư hành chính trong nhà trường bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường; quản lý, sử dụng con dấu, cải cách hành chính trong nhà trường trong công tác văn thư hành chính của nhà trường. Các nội dung cụ thể như sau:
1.3.3.1 Soạn thảo, ban hành văn bản
- Xây dựng và ban hành văn bản có các công đoạn Soạn thảo văn bản;
- Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt; Đánh máy, nhân bản;
- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; Ký, ban hành văn bản.
Công tác soạn thảo văn bản hành chính trong nhà trường có thể bao gồm Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công“.
Việc soạn thảo văn bản khác các văn bản này phải căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau khi soạn thảo văn bản gồm Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; Soạn thảo văn bản. Trong trường hợp cần thiết, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm phải đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
Sau khi hoàn thành việc soạn thảo phải trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên qua đến người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
Công việc đánh máy, nhân bản phải bảo đảm những yêu cầu: Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó; Nhân bản đúng số lượng quy định; Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
Trước khi ký văn bản Hiệu trưởng nhà trường người được ủy quyền ký thay, người soạn thảo văn bản phải kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành và chịu chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản như về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Đối với nhà trường Hiệu trưởng có thẩm quyền ký tất cả văn bản được ban hành bởi trường hoặc giao cho phó Hiệu trưởng ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Một số vấn đề quan trọng của nhà trường mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của nhà trường, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được sẽ do Hiệu trưởng mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của nhà trường; Phó hiệu trưởng và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay Hiệu trưởng trong những văn bản theo uỷ quyền của Hiệu trưởng và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Trong trường hợp đặc biệt, Hiệu trưởng có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.
Hiệu trưởng có thể giao cho trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của nhà trường.
Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai để đảm bảo tính chất duy nhất, chính xác và chịu trách nhiệm của người ký. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
1.3.3.2. Quản lý văn bản và tài liệu khác
Quản lý văn bản đến:
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự các bước. Bước 1 là Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; Bước 2: Trình, chuyển giao văn bản đến;
Bước 2: Giải quyết và theo dơi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Cụ thể các bước như sau:
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư nhà trường để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Sơ đồ 1.1: Dấu “Đến” có mẫu trong quản lý văn bản đến
Bước này gồm tiếp nhận văn bản đến; Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến; Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến và Đăng ký văn bản đến.
Sơ đồ 1.2: Mẫu sổ công văn đến
Bước 2: Trình, chuyển giao văn bản đến. Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Bước này gồm các công việc là Trình văn bản đến, Chuyển giao văn bản đến.
Bước 3: Giải quyết và theo dơi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Phó Hiệu trưởng được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Hiệu trưởng sẽ căn cứ nội dung văn bản đến để giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức.
Hiệu trưởng có thể giao cho Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc gồm: Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết; Theo dơi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Các nghiệp vụ quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư hành chính nhà nước.
Quản lý văn bản đi:
Tất cả văn bản do nhà trường phát hành, thì nhà trường gọi chung là văn bản đi, được quản lý theo trình tự gồm các bước Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); Đăng ký văn bản đi; Làm thủ tục, chuyển phát và theo dơi việc chuyển phát văn bản đi; Lưu văn bản đi.
Sơ đồ 1.3: Phần đăng ký văn bản đi
Việc chuyển phát phải được thực hiện trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư nhà trường và một bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu văn bản đi tại văn thư nhà trường phải được sắp xếp thứ tự đăng ký. Bản lưu văn bản phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu.
Những văn bản, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ nhà trường do chính nhà trường ban hành gọi là văn bản nội bộ, bao gồm các quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu, sổ sao văn bản… Mỗi loại văn bản nội bộ khi phát hành cũng phải vào sổ đăng ký riêng, trong đó nêu rõ số, ký hiệu, ngày tháng ký, người ký, trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, ký nhận… tương tự như đối với văn bản đi. Văn bản nội bộ trong quá trình chuyển giao cũng cần ghi vào sổ chuyển văn bản. Các đơn vị, bộ phận khi nhận văn bản nội bộ cũng tiến hành giải quyết, xử lý như đối với các văn bản đến khác. Văn bản nội bộ cũng được lưu như mọi văn bản khác.
Các nghiệp vụ quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư hành chính nhà nước.
1.3.3.3. Quản lý và sử dụng con dấu Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu của nhà trường phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại nhà trường.
Trong quá trình quản lý con dấu tại trường nhân viên văn thư không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; Không được đóng dấu khống chỉ.
Những văn bản do nhà trường ban hành phải đóng dấu của nhà trường; Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
Dấu đóng trong các văn bản phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên nhà trường hoặc tên của phụ lục. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
1.3.3.4. Cải cách hành chính trong trường:
Hiện nay với xu thế giáo dục ngày càng đổi mới, các quy định về pháp luật trong giáo dục cũng thay đổi theo hướng này. Trong nhà trường, hiệu trưởng cần vận dụng tinh thần cải cách hành chính để đổi mới công tác quản lý giáo dục. Đối với một nhà trường, cải cách hành chính là quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của các đối tượng quản lý, có cơ chế phối hợp rõ ràng, tránh trùng lập, chồng chéo. Cải cách hành chính trong nhà trường cần bảo đảm tính ổn định, phát huy các thành quả, nề nếp đã có. Chỉ thay đổi những khâu yếu, những bất hợp lý trong công việc nhằm hướng đến việc đạt hiệu lực, hiệu quả trong công việc.
Phân cấp quản lý:
Theo Điều 13 Nghị định Số: 127/2018/NĐ-CP ngày 21 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định trách nhiệm quản lý nhà nước về giáo dục quy định trách nhiệm của Phòng Giáo dục và Đào tạo có nêu:
Xây dựng kế hoạch; phối hợp với Phòng Nội vụ thực hiện quy trình, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định tuyển dụng viên chức giáo dục; phân bổ số lượng người làm việc theo vị trí việc làm; công nhận, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, thay đổi vị trí việc làm, khen thưởng, kỷ luật đối với người đứng đầu, cấp phó người đứng đầu các cơ sở giáo dục công lập quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định này và trường phổ thông dân tộc nội trú cấp huyện không có cấp trung học phổ thông theo quy định của ủy ban nhân dân cấp huyện. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Chủ trì xây dựng kế hoạch hằng năm về số lượng người làm việc của Phòng Giáo dục và Đào tạo và các cơ sở giáo dục công lập do Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý, trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Hướng dẫn tổ chức thực hiện và kiểm tra việc sử dụng, đánh giá, đào tạo, bồi dưỡng, thực hiện chính sách đối với công chức, viên chức và người lao động tại các cơ sở giáo dục thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định.
Xây dựng dự toán, gửi Phòng Tài chính – Kế hoạch thẩm định, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phê duyệt phương án phân bổ, giao dự toán ngân sách cho các cơ sở giáo dục công lập thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân cấp huyện; phối hợp với Phòng Tài chính – Kế hoạch hướng dẫn, kiểm tra việc cấp, sử dụng ngân sách nhà nước và các nguồn tài chính hợp pháp khác đối với các cơ sở giáo dục trên địa bàn huyện theo quy định.
Như vậy có thể thấy việc cải cách hành chính trong nhà trường Phòng Giáo dục và Đào tạo có thể tham mưu UBND ban hành kế hoạch cải cách hành chính trong nhà trương cũng như xây dựng vị trí làm việc về công tác văn thư hành chính nhằm đảm bảo công tác cải cách hành chính trong nhà trường ngày một đi vào chiều sâu và hiệu quả hơn.
Mục đích yêu cầu cải cách hành chính trong nhà trường:
Mục tiêu cuối cùng trong cải cách hành chính trong nhà trường là tạo ra một môi trường giáo dục hướng tới chất lượng, tạo không gian làm việc tốt cho mọi cán bộ, giáo viên và nhân viên, đáp ứng tốt Mục tiêu giáo dục là đào tạo con người Việt Nam phát triển toàn diện, có đạo đức, tri thức, sức khoẻ, thẩm mỹ và nghề nghiệp, trung thành với lý tưởng độc lập dân tộc và chủ nghĩa xã hội; hình thành và bồi dưỡng nhân cách, phẩm chất và năng lực của công dân, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Nội dung cải cách hành chính vận dụng trong việc quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường bao gồm một số các vấn đề chính gồm Thực hiện nghiêm túc đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền cho các đơn vị, cá nhân trong nhà trường; Đơn giản hoá các thủ tục hành chính trên cơ sở bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu đặt ra; Hiện đại hóa các trang thiết bị và phương tiện hoạt động phục vụ công tác văn thư hành chính trong nhà trường; Ứng dụng khoa học – công nghệ trong công tác văn thư hành chính.
Việc cải cách hành chính trong nhà trường cần phải nghiên cứu kỹ thực trạng cụ thể, riêng biệt của từng trường từ đó đề ra nội dung và cách thức thích hợp. Tránh rập khuôn, hình thức dẫn đến việc phản tác dụng, đi ngược lại với mục đích của cải cách hành chính trong nhà trường. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của kinh tế xã hội sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, công tác cải cách hành chính đã có những chuyển biến tích cực, từng bước đáp ứng được yêu cầu cơ bản của các trường học; nhiều đơn vị trường học trực thuộc đã chủ động xây dựng được chương trình, kế hoạch để lãnh đạo và tổ chức thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính; tăng cường đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động lãnh đạo, quản lý, hoạt động chuyên môn nghiệp vụ; quan tâm xây dựng đào tạo, bồi dưỡng, chuẩn hóa đội ngũ cán bộ.
Tuy nhiên, công tác cải cách hành chính còn bộc lộ những hạn chế như: chậm đổi mới lề lối, phương pháp làm việc; việc khai thác và ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả còn thấp, nhất là cải cách thủ tục hành chính vẫn chưa theo kịp yêu cầu phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội và nhu cầu của cán bộ, giáo viên và học sinh, thủ tục hành chính và tính công khai minh bạch về thủ tục hồ sơ, quy trình, thời gian giải quyết chưa cao, còn gây khó khăn, chậm trễ cho học sinh và phụ huynh khi đến liên hệ, giải quyết công việc.
Nội dung cải cách hành chính trong nhà trường:
Cải cách thể chế
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật, tiếp tục cụ thể hóa các văn bản cấp trên, ban hành các văn bản quản lý phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị; tổ chức tốt việc tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật trong đơn vị trường học.
Thường xuyên rà soát văn bản quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo; nâng cao hiệu quả kiểm soát thủ tục hành chính (TTHC) theo chỉ đạo của UBND thị xã, Phòng Giáo dục và Đào tạo. Đảm bảo 100% các văn bản được xử lý, triển khai thực hiện đầy đủ, kịp thời và đúng quy định.
Rà soát cơ chế phối hợp giữa các bộ phận, các đoàn thể và tổ chuyên môn tại nhà trường trong việc giải quyết công việc đảm bảo không chồng chéo hoặc bỏ sót. Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo, ban hành và lưu trữ văn bản hành chính tại bộ phận văn phòng.
Tổ chức lấy ý kiến của học sinh, cha mẹ học sinh và nhân dân về hiệu quả hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ.
- Cải cách tổ chức bộ máy hành chính Nhà trường Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Thực hiện tốt quy hoạch mạng lưới các đơn vị trường học. Hoàn thiện các quy định về phân cấp quản lý. Xác định rõ ràng minh bạch các mục tiêu, yêu cầu, nguyên tắc, điều kiện và chế tài các quy định về phân cấp quản lý.
Thực hiện tốt nguyên tắc tập trung dân chủ; cải tiến lề lối, phong cách và thái độ làm việc, giảm hội họp, giảm giấy tờ hành chính. Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ trong giải quyết các TTHC.
Tiếp tục rà soát, kiện toàn lại tổ chức bộ máy theo Thông tư liên tịch số 11/2015/TTLT-BGDĐT-BNV ban hành ngày 29/5/2015 của Bộ Giáo dục và Đào tạo – Bộ Nội vụ hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên chế của Sở Giáo dục và Đào tạo trực thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng GD&ĐT trực thuộc ƯBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh đảm bảo bộ máy tinh gọn, vững mạnh, hiệu lực, hiệu quả.
Triển khai thực hiện Đề án tinh giản biên chế theo Nghị định 108/2014/NĐ- CP ngày 20/11/2014 của Chính phủ giai đoạn 2015-2021 và các văn bản chỉ đạo của cấp trên.
Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình tổ chức và hoạt động của các tổ chuyên môn đối với các nhiệm vụ đã phân cấp để chấn chỉnh kịp thời.
Tham mưu với UBND cấp thị xã, Phòng Giáo dục và Đào tạo chỉ đạo triển khai Đề án xác định vị trí việc làm trong cơ quan, trường học.
Thực hiện phân cấp quản lý Nhà nước đối với lĩnh vực được giao; quản lý công vụ, công chức, viên chức, nhân viên.
Cải cách tài chính công
Tiếp tục đẩy mạnh công tác CCHC trong quản lý ngân sách; hoàn thiện cơ chế tài chính đối với nhà trường trên cơ sở đẩy mạnh việc giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc sử dụng ngân sách theo chỉ đạo.
Thực hiện tốt Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị trường học để thực hiện chủ trương xã hội hoá trên lĩnh vực giáo dục theo hướng giảm dần việc hỗ trợ kinh phí hoạt động thường xuyên, tiết kiệm chi tiêu ngân sách.
Đổi mới cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm của đơn vị trường học; nhà trường tích cực huy động sự ủng hộ tò các nhà hảo tâm, các doanh nghiệp trên địa bàn, các bậc cha mẹ học sinh… để tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho dạy và học, các hoạt động giáo dục trong nhà trường đi đôi với thực hiện tốt Luật thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, Luật phòng chống tham nhũng. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Nhà trường lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí theo đúng hướng dẫn của cấp trên. Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực để nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện trong nhà trường và đảm bảo tính minh bạch, công khai trong các cơ sở giáo dục.
Tăng cường kiểm tra, giám sát phát hiện và xử lý nghiêm túc, kịp thời các vướng mắc phát sinh.
Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý tài chính, tài sản công (sử dụng phần mềm về quản lý tài chính, tài sản…)
Hiện đại hóa hành chính
Triển khai thực hiện đồng bộ Nghị quyết số 36a/NQ – CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử; đến năm 2020, nhà trường ứng dụng phầm mềm quản lý hệ thống văn bản (đi, đến) và hồ sơ công việc vào hoạt động thường xuyên đảm bảo kết nối liên thông văn bản điện tử giữa nhà trường và các tổ chuyên môn; cán bộ, giáo viên, viên chức và người lao động thường xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử trong công việc; bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong đơn vị.
Tiếp tục triển khai có hiệu quả Website, hòm thư điện tử, sử dụng tư liệu “Trường học kết nối”, sổ điểm, sổ liên lạc điện tử phục vụ cán bộ, giáo viên, viên chức, phụ huynh và học sinh trong và ngoài nhà trường.
Tham gia tập huấn cấp huyện và Triển khai tập huấn cho giáo viên về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2008.
Triển khai cung cấp dịch vụ công trực tuyến phục vụ cho học sinh và cha mẹ học sinh: Dịch vụ xét tuyển đầu cấp (cung cấp đầy đủ các mẫu đơn, nộp hồ sơ trực tuyến, công khai danh sách đăng ký, kết quả xét tuyển và trả kết quả qua mạng…)
Cải cách thủ tục hành chính
Thường xuyên cập nhật, công khai TTHC thuộc lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo theo đúng quy định.
Cắt giảm và nâng cao chất lượng TTHC trong các lĩnh vực: thủ tục cấp phát, đổi lại bằng tốt nghiệp Tiểu học, thủ tục chuyển trường, thủ tục thanh toán tài chính, thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức và học sinh.
Tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu trong công tác cải cách TTHC. Kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện các TTHC theo quy định của pháp luật. Rà soát, kiến nghị bổ sung, sửa đổi, thay thế, bãi bỏ TTHC không phù họp với quy định mới của Pháp luật nhằm rút ngắn thời gian giải quyết TTHC trong nhà trường. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Công khai, minh bạch các TTHC bằng các hình thức thích hợp. Tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị của cán bộ viên chức, học sinh, phụ huynh và các ban ngành về các quy định hành chính kịp thời để hỗ trợ việc nâng cao chất lượng các quy định hành chính và giám sát việc thực hiện TTHC của các đơn vị trường học.
- Triển khai thực hiện kế hoạch kiểm soát TTHC giai đoạn 2016-2020 và kế hoạch cụ thể từng năm theo chỉ đạo.
- Thực hiện việc rà soát, cải cách TTHC, tăng cường kiểm tra việc chấp hành quyết định công bố TTHC.
- Xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, người đứng đầu các cơ quan đơn vị
Nâng cao chất lượng công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
Triển khai thực hiện có hiệu quả Nghị định 108/2014/NĐ-CP ngày 20/11/2014 của Chính phủ về Chính sách tinh giản biên chế. Cương quyết xử lý những cán bộ, công chức, viên chức bị vi phạm kỷ luật, không hoàn thành nhiệm vụ.
Tổ chức thực hiện đầy đủ Luật cán bộ, công chức; Luật viên chức.
Đến năm 2020, nhà trường phấn đấu có đội ngũ cán bộ quản lý, viên chức và người lao động đảm bảo đủ về số lượng, cơ cấu hợp lý, đủ trình độ và năng lực thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, có bản lĩnh chính trị, tận tụy trong công việc, có trình độ nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, có năng lực để thực hiện đổi mới giáo dục.
Thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về tuyển dụng, bố trí phân công nhiệm vụ phù hợp với trình độ, năng lực của công chức, viên chức. ạo môi trường làm việc thông thoáng và công bằng để tạo động lực thúc đẩy những người có tài năng và tâm huyết ra sức phấn đấu.
Nâng cao trách nhiệm người đứng đầu:
Thực hiện nghiêm túc quy định trách nhiệm người đứng đầu trong việc thi hành nhiệm vụ, công vụ theo đúng quy định của pháp luật.
Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan đơn vị. Coi trọng kỷ luật, kỷ cương hành chính, thường xuyên chấn chỉnh việc thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao, đạo đức nghề nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong toàn ngành. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Thực hiện tốt nội dung về nâng cao chất lượng cán bộ, công chức và người đứng đầu cơ quan đơn vị.
Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức giai đoạn 2016-2020 và kế hoạch đào tạo bồi dưỡng hằng năm. Chỉ đạo các tổ chuyên môn xây dựng kế hoạch, triển khai công tác tự kiểm tra nội bộ, bồi dưỡng cán bộ quản lý và giáo viên theo chương trình bồi dưỡng thường xuyên cán bộ quản lý trường Tiểu học (ban hành kèm theo Thông tư sổ 26/2015/TT-BGDĐT ngày 30/10/2015)’, bồi dưỡng thường xuyên giáo viên theo chương trình bồi dưỡng thường xuyên giáo viên tiểu học (ban hành theo Thông tư sổ 32/2011/TT-BGDĐT ngày 08/8/2011 và Quy chế bồi dưỡng thường xuyên giáo viên mầm non, phổ thông và GDTX (ban hành theo Thông tư sổ 26/2012/TT-BGDĐT ngày 10/7/2012 của Bộ GD&ĐT).
1.4. Lý luận quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường
1.4.1. Nhiệm vụ của hiệu trưởng trong quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường
Theo Điều lệ nhà trường tại Thông tư 12/2011/TT-BGDĐT ngày 28 tháng năm 2011, Hiệu trưởng – người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
Hiệu trưởng nhà trường phải xây dựng kế hoạch quản lý công tác văn thư hành chính cũng như tổ chức triển khai để mọi người trong nhà trường cùng phối hợp thực hiện công tác văn thư hành chính để đạt hiệu quả cao nhất. bên cạnh đó công tác kiểm tra giám sát Hiệu trưởng nhà trường cũng phải chú trọng nhằm điều chỉnh những sai sót trong công tác văn thư hành chính nhà trường.
Song song việc trực tiếp quản lý công tác văn thư hành chính Hiệu trưởng nhà trường cần chỉ đạo cho bộ phận văn phòng cùng quản lý công tác này. Trong nhà trường, văn phòng có vai trò rất quan trọng trong nhiều vấn đề quản lý, trong đó có quản lý văn thư hành chính. Văn phòng nhà trường là nơi trực tiếp giúp hiệu trưởng quản lý công tác văn thư lưu trữ, quản lý tài sản vật tư, thực hiện các chế độ chính sách, tạo điều kiện cho giáo viên và học sinh thực hiện tốt các nhiệm vụ dạy và học. Chính vì vậy, văn phòng nhà trường vừa thực hiện chức năng quản lý vừa thực hiện chức năng hành chính. Với chức năng hành chính, văn phòng nhà trường là đầu mối của mọi hoạt động thông tin trong trường. Trong quản lý văn thư hành chính văn phòng phải thực hiện một số chức năng sau: Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Chức năng tiếp nhận và truyền đạt thông tin
Văn phòng tiếp nhận và chuyển giao toàn bộ công văn giấy tờ trong nội bộ nhà trường hoặc giữa nhà trường với các cơ quan khác, thực hiện đầy đủ các khâu của công tác văn thư.
- Văn phòng là nơi tiếp giáo viên, nhân viên, học sinh và các đối tượng khác đến liên hệ công việc.
- Sắp xếp các cuộc gặp gỡ, giao tiếp giúp hiệu trưởng chủ động làm việc.
- Văn phòng là nơi đặt điện thoại để tiếp nhận và truyền đạt thông tin.
- Văn phòng là nơi ghi nhớ đầy đủ các sự việc cần thiết, góp phần giải quyết công việc đúng lúc, kịp thời, không bị trùng lập.
- Chức năng theo dõi và phối hợp
Văn phòng nhà trường là bộ phận trực tiếp giúp Hiệu trưởng theo dơi, liên lạc và phối hợp với các tổ chức, bộ phận và các chức danh trong nhà trường.
Với vị trí là đầu mối giao lưu thông tin, qua văn phòng các tổ chức, bộ phận trong nhà trường sẽ hỗ trợ, tương tác nhau thực hiện nhiệm vụ.
1.4.2. Các nguyên tắc quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường
Nguyên tắc tuân thủ pháp luật: Quản lý công tác văn thư hành chính cần thực hiện đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước. Để đáp ứng được nguyên tắc này hiệu trưởng cần nghiên cứu kỹ, nắm vững tinh thần, nội dung chủ yếu của của các văn bản vi phạm pháp luật như các nghị quyết, chỉ thị của Đảng cũng như các chính sách pháp luật của Nhà nước liên quan đến hoạt động giáo dục nói chung và quản lý văn thư hành chính trong nhà trường nói riêng.
Nguyên tắc mục tiêu: Quản lý công tác văn thư hành chính cần phải đạt được mục tiêu vì đó là vấn đề cơ bản, cốt lơi nhất của nhà trường. Tất cả các tổ chức hoạt động đều phải đề ra các mục tiêu hoạt động để điều khiển tất cả các tài nguyên về con người và vật chất nhằm hoàn thành mục tiêu đó. Nhà trường là một tổ chức giáo dục vì thế nhà trường cũng có mục tiêu nhất định trong quá trình cung sản phẩm giáo dục đến người học. Chính vì thế công tác quản lý văn thư hành chính phải vừa là điểm đích mà nhà trường hướng đến trong quá trình vận động, vừa là điều kiện để nhà trường tồn tại và phát triển trong thời kỳ tiếp theo.
Nguyên tắc hiệu lực, hiệu quả: Mục tiêu quản lý công tác văn thư hành chính rất quan trọng song không thể đạt mục tiêu bằng bất cứ giá nào, mà phải tính toán, cân nhắc đến kết quả mang lại phải lớn hơn những chi phí về nhân lực – vật lực. Tính hiệu lực trong quản lý công tác văn thư hành chính là sự thực hiện đúng nhiệm vụ, quyền hạn và hoạt động có kết quả chức năng được giao phó nhằm đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ đề ra.
1.4.3 Nội dung quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường
1.4.3.1. Lập kế hoạch công tác văn thư hành chính Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Đối với bất kỳ một nhà trường, xây dựng kế hoạch là công việc có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, nhằm tạo ra các mục tiêu dài hạn trong phát triển nhà trường, từ đó thực hiện các chức năng điều phối các nguồn lực để đưa nhà trường nhanh chóng hoàn thành mục tiêu kế hoạch đúng tiến độ. Hiệu trưởng quản lý công tác văn thư hành chính phải bắt đầu từ việc xây dựng kế hoạch cho công việc này. Trong kế hoạch này Hiệu trưởng phải đề ra các mục tiêu cụ thể cần đạt được trong hoạt động và các biện pháp để thực hiện các mục tiêu đó. Kế hoạch này phải gắn bó mật thiết với kế hoạch chung của toàn trường cũng như gắn với các kế hoạch hoạt động khác, không ảnh hưởng đến các kế hoạch liên quan đã được lập trước đó. Để xây dựng kế hoạch Hiệu trưởng cần đảm bảo một số việc sau:
Thứ nhất là xác định căn cứ lập kế hoạch: Trong quản lý công tác văn thư hành chính thì để xây dựng kế hoạch cần dựa vào các căn cứ gồm Phương hướng, nhiệm vụ đặt ra cho năm học của nhà trường; Thực trạng công tác văn thư hành chính trong nhà trường; Những yêu cầu bức thiết cho công tác văn thư, công tác lập hồ sơ sổ sách, công tác lưu trữ; Các điều kiện đảm bảo cho hoạt động công tác văn thư hành chính; Yêu cầu cải cách hành chính đối với công tác này.
Từ những căn cứ trên Hiệu trưởng sẽ đề ra các mục tiêu cần đạt trong củng cố và hoàn thiện cơ cấu tổ chức, cơ sở vật chất, trang thiết bị, đội ngũ… cho công tác văn thư hành chính. Dựa vào cơ sở mục tiêu kế hoạch đề ra, Hiệu trưởng cho xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành chính phù hợp.
Thứ hai là yêu cầu đối với kế hoạch: Khi lập kế hoạch quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường cần phải đảm bảo là Phải bám sát và bảo đảm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của nhà trường và chỉ đạo của cơ quan quản lý cấp trên; Nêu rõ công việc dự kiến, người chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành; Công việc phải được sắp xếp có hệ thống, theo trình tự ưu tiên liên hoàn, có trọng tâm, trọng điểm; Phải phù hợp, ăn khớp với kế hoạch năm của toàn trường; Bảo đảm có tính khả thi, tránh ôm đồm quá nhiều nội dung mà khả năng thực hiện được ít; phân bổ quỹ thời gian cho hợp lý.
Thứ ba là đảm bảo quy trình lập kế hoạch: Một quy trình lập kế hoạch trong quản lý văn thư hành chính gồm các bước sau:
Bước 1: Nghiên cứu, chọn công việc và dự kiến nội dung công việc đưa vào kế hoạch. Trong bước này Hiệu trưởng cần trực tiếp hoặc chỉ đạo thu thập đầy đủ các thông tin, dữ liệu có liên quan. Thực hiện việc rà soát hồ sơ về những hoạt động trước đó nhằm xác định những công việc còn tồn đọng và trình tự ưu tiên giải quyết trong thời gian dự kiến sắp tới. Tiến hành tham khảo ý kiến các bộ phận liên quan về sự cần thiết của các vấn đề dự liệu, tính khả thi của việc thực hiện, quyết định và chỉ đạo từ quản lý cấp trên… Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Bước 2: Xây dựng dự thảo. Trong dự thảo phải đó có đầy đủ các yếu tố gồm Tên các công việc cần thực thi; Tên người, bộ phân chịu trách nhiệm; Hình thức thực hiện; Thời gian thực hiện. Điều này sẽ giúp Hiệu trưởng và các đối tượng chịu trách nhiệm thực hiện tốt công việc quản lý và thực hiện đúng các nhiệm vụ đề ra.
Bước 3: Ban hành chính thức để tổ chức thực hiện. Việc xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành chính giúp hiệu trưởng nắm bắt và quản lý toàn bộ công việc này một cách chi tiết, cụ thể từ đó có sự phân phối nguồn lực hợp lý cho các hoạt động giáo dục trong nhà trường để đạt tới các mục tiêu đề đúng tiến độ. Kế hoạch công tác văn thư hành chính phù hợp sẽ giúp các bộ phận và cá nhân chủ động trong công việc, đảm bảo tính ổn định, phân bổ công việc một cách hợp lý của các thành viên chịu trách nhiệm thực hiện văn thư hành chính.
1.4.3.2 Tổ chức quản lý văn thư hành chính trong nhà trường
Xây dựng bộ máy quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường:
Hiệu trưởng có quyền xây dựng bộ máy quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường. Tại Điều 19 thông tư 12/2011/TT-BGDĐT về Ban hành Điều lệ trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường phổ thông có nhiều cấp học của Bộ GD&ĐT quy định nhiệm vụ và quyền hạn của Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, thì Hiệu trưởng chịu trách nhiệm quản lý hành chính trong nhà trường trong đó có Xây dựng, tổ chức bộ máy nhà trường.
Tại điều 17 của thông tư quy định nhà trường phải có tổ Văn phòng. Mỗi trường trung học có một tổ Văn phòng, gồm viên chức làm công tác văn thư, kế toán, thủ quỹ, y tế trường học và nhân viên khác. Tổ Văn phòng có tổ trưởng và tổ phó, do Hiệu trưởng bổ nhiệm và giao nhiệm vụ. Tổ Văn phòng sinh hoạt hai tuần một lần và các sinh hoạt khác khi có nhu cầu công việc hay khi Hiệu trưởng yêu cầu.
Tổ Văn phòng giúp hiệu trưởng thực hiện các công tác văn thư, kế toán, thủ quỹ, y tế trường học và các công việc khác. Vậy thực hiện các nghiệp vụ văn thư thuộc trách nhiệm của Tổ văn phòng mà trực tiếp là nhân viên văn thư trong tổ. Tuỳ theo quy mô trường lớp và các điều kiện vật chất, hiệu trưởng xác định chức năng, nhiệm vụ và biên chế sau đó đề nghị cấp trên có thẩm quyền phê duyệt. Bộ phận văn thư có thể hoạt động dưới sự điều hành của tổ trưởng tổ văn phòng hay dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Hiệu trưởng.
Khi nghiên cứu xây dựng biên chế công tác văn thư trong nhà trường cần dựa vào các yếu tố Cơ cấu tổ chức của trường; Khối lượng công việc của công tác văn thư; Số lượng văn bản, tài liệu của nhà trường bao gồm văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ. Trên cơ sở phân tích những yếu tố trên có thể bố trí trong nhà trường nhân viên kiêm nhiệm công tác văn thư hay chuyên trách. Cán bộ thực hiện công tác văn thư ngoài những yêu cầu về trình độ chuyên môn theo quy định cần phải có các phẩm chất cần thiết như trung thực, cẩn thận, cần cù, lịch sự, điềm đạm. Lựa chọn nhân sự thích hợp sẽ đáp ứng tốt yêu cầu, đòi hỏi của công tác văn phòng trong nhà trường. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Việc bố trí nhân lực văn thư nói riêng phải nhằm nâng cao năng suất và chất lượng hoạt động của toàn trường, tận dụng nguồn nhân sự, khai thác tối đa hiệu suất làm việc của nhân sự trong trường, mang lại hiệu quả làm việc cao nhất cho nhà trường, đây là công việc thuộc trách nhiệm và quyền hạn của Hiệu trưởng.
Xây dựng quy chế làm việc và phân công công việc:
Để quản lý có hiệu quả công tác văn thư hành chính, Hiệu trưởng phải trực tiếp hoặc chỉ đạo xây dựng quy chế làm việc và phân công công việc một cách hợp lý. Bằng cách chỉ đạo xây dựng quy chế làm việc trong đó qui định rõ chức năng, nhiệm vụ cho toàn bộ Tổ văn phòng cũng như bộ văn thư; Thiết kế và phân công công việc phù hợp đảm bảo khả năng thực thi và vận dụng được năng lực của các thành viên.
Việc phân công công việc bằng những quy định cụ thể, phù hợp thẩm quyền được giao sẽ giúp việc điều hành có nhiều thuận lợi, các mục tiêu được hoàn thành đúng tiến độ và có chất lượng. Chính vì vậy khi thiết kế công việc cần chú ý một số yếu cầu là Nội dung công việc phải rõ ràng, cặn kẽ; Tạo khả năng sáng tạo cho người thực thi; Tạo khả năng hợp tác khi giải quyết công việc; Có khả năng kiểm tra công việc một cách dễ dàng, thuận lợi.
Từ việc thiết kế nội dung công việc tốt sẽ giúp việc phân công công việc được nhanh chóng và có điều kiện để người quản lý chú ý đến đặc điểm nổi trội của từng cá nhân, bảo đảm thực hiện đúng các quy định của pháp luật và quy định của ngành GD&ĐT. Qua đó đảm bảo việc quản lý văn thư hành chính của nhà trường được thực hiện một cách tốt nhất.
Xây dựng cơ chế phối hợp:
Nhà trường là một hệ thống mở và các đơn vị chức năng trong nhà trường cũng tạo nên một hệ thống quan hệ mở ở nhiều cấp độ khác nhau. Chính vì vậy để quản lý công tác văn thư hành chính hiệu quả hơn Hiệu trưởng cần phải tạo được sự phối hợp, hợp tác của các đơn vị, cá nhân trong công việc.
Để làm được điều này Hiệu trưởng cần làm cho mỗi đơn vị, cá nhân trong nhà trường hiểu rõ tầm quan trọng và có trách nhiệm với công tác văn thư hành chính; Xây dựng cơ chế phối hợp giữa bộ phận văn thư hành chính với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài nhà trường; Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế cũng như hoàn cảnh riêng của từng trường để xây dựng cơ chế phối hợp cho phù hợp nhằm quản lý tốt công tác văn thư hành chính trong nhà trường. Thông thường việc xây dựng cơ chế phối hợp các đơn vị, cá nhân trong công việc tại trường được quy định trong nội quy, quy chế, điều lệ hoạt động của nhà trường.
1.4.3.3. Chỉ đạo thực hiện công tác văn thư hành chính trong nhà trường
Theo dõi, chỉ đạo công tác hành chính – giáo vụ – hồ sơ: Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Trong nhà trường, công tác hành chính – giáo vụ luôn gắn chặt với hoạt động giảng dạy, học tập của giáo viên và học sinh. Công tác này nhằm hỗ trợ, thúc đẩy, kiểm tra để đưa các hoạt động dạy và học vào nề nếp góp phần nâng cao chất lượng giáo dục. Thực chất của công tác này là việc thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin trong việc dạy và học nhằm giúp hiệu trưởng nắm bắt và kịp thời điều chỉnh để đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn.
Để quản lý công tác này, hiệu trưởng cần chỉ đạo các tổ chuyên môn và các bộ phận xây dựng kế hoạch hoạt động hàng năm dựa trên kế hoạch năm học của nhà trường; Hướng dẫn việc lập thời gian biểu công tác theo tuần, tháng, năm, học kỳ, năm học để theo dơi, đôn đốc, kiểm tra các hoạt động trong nhà trường; Giám sát, theo dơi hoạt động giảng dạy trong toàn trường của các tổ chuyên môn; Theo dơi nề nếp giảng dạy, học tập của giáo viên và học sinh; Xây dựng lịch sinh hoạt và quản lýlịch sinh hoạt trong nhà trường.
Theo quy định thì hỗ trợ phải trực tiếp chỉ đạo và thường xuyên đôn đốc công tác công văn, giấy tờ. Lập hồ sơ trong nhà trường là nội dung quan trọng của công tác công văn giấy tờ, nên hiệu trưởng phải trực tiếp chỉ đạo và thường thường xuyên đôn đốc việc lập hồ sơ. Trách nhiệm của tổ trưởng Tổ văn phòng giúp hiệu trưởng trực tiếp chỉ đạo công tác lập hồ sơ trong nhà trường. Trách nhiệm của chuyên trách văn thư hành chính là giúp hiệu trưởng, tổ trưởng Tổ văn phòng về mặt nghiệp vụ, làm danh mục hồ sơ và hướng dẫn cán bộ, nhân viên trong nhà trường lập hồ sơ. Trách nhiệm của các đơn vị, giáo viên, nhân viên trong nhà trường là lập hồ sơ theo dơi việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của đơn vị mình với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng để mọi người có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao.
Theo dõi, chỉ đạo văn phòng thực hiện quản lý văn thư hành chính
Để quản lý văn phòng hoạt động đạt hiệu quả trong tất cả các công việc được giao nói chung và quản lý công tác văn thư hành chính, hiệu trưởng cần xem xét chỉ đạo về địa điểm đặt văn phòng ở vị trí thuận lợi cho việc liên hệ; Bố trí diện tích văn phòng phù hợp với yêu cầu công việc; Cung cấp đủ trang thiết bị cần thiết cho hoạt động văn phòng; Sắp xếp, trang trí văn phòng hợp lí và tạo môi trường giao lưu, tiếp xúc thuận lợi; Chú ý xây dựng văn hóa văn phòng, đặc biệt là thái độ tiếp đón vì văn phòng được xem như “bộ mặt” của nhà trường.
Chỉ đạo việc đào tạo, bồi dưỡng: Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Sự thay đổi chóng mặt về các yêu cầu trình độ của ngành giáo dục nói chung và công tác văn thư hành chính nói riêng nhất là việc phát triển như vũ bảo của khoa học công nghệ, sự thay đổi trong vận dụng các phương tiện công nghệ trong công việc đặt ra một nhu cầu cần thiết phải đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, GV, nhân viên để đáp ứng yêu cầu mới trong công việc.
Chính vì thế nâng cao để nâng cao chất lượng quản lý văn thư hành chính trong nhà trường người Hiệu trưởng cần Yêu cầu nhân viên tự học tập, nghiên cứu và thường xuyên trao đổi giúp đỡ nhau những vấn đề liên quan đến kiến thức chuyên môn nghiệp vụ trong nhà trường; Hướng dẫn nghiên cứu văn bản để thực hiện nghiêm túc.
Trong các trường hợp nhân lực vẫn không đáp ứng nhu cầu thì cần tiến hành cử cán bộ đi học các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và nâng cao trình độ. Hiệu trường cần tạo điều kiện cho cán bộ phụ trách công việc được giao lưu, học hỏi những điển hình tiên tiến trong ngành.
Trong chỉ đạo công tác văn thư hành chính, hiệu trưởng cần kịp thời tổng kết, rút kinh nghiệm; đề nghị khen thưởng, biểu dương cá nhân, bộ phận làm tốt công tác này đồng thời phê bình nhắc nhở cá nhân, bộ phận chưa hoàn thành nhiệm vụ, xảy ra sai sót trong công việc. Đây là cách thức thục đẩy guồng máy nhân sự của nhà trường hoạt động hiệu quả.
1.4.3.4. Kiểm tra công tác văn thư hành chính trong nhà trường
Để công tác văn thư hành chính trong nhà trường được thực hiện đúng, đủ và đảm bảo các mục đích được hoàn thành thì cần phải thường xuyên tiến hành kiểm tra. Qua kiểm tra sẽ giúp nhà trường đánh giá, chất lượng hiệu quả hoạt động từ đó rút kinh nghiệm, điều chỉnh nhằm đạt chất lượng và hiệu quả cao hơn.
Để quản lý tốt công tác văn thư hành chính trong nhà trường, Hiệu trưởng phải thường xuyên kiểm tra các nội dung công việc liên quan. Trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình, Hiệu trưởng có trách nhiệm kiểm tra nhằm bảo đảm công tác văn thư hành chính của nhà trường tuân thủ theo luật định và đạt hiệu quả quản lý. Kiểm tra công tác văn thư hành chính bao gồm kiểm tra công tác văn thư; kiểm tra công tác lập hồ sơ, sổ sách; kiểm tra công tác lưu trữ.
Nội dung kiểm tra bao gồm:
Kiểm tra công việc nêu trong kế hoạch có được thực thi hay không? mức độ thực thi đạt hay không? những vấn đề gì chưa làm được? nguyên nhân, trở ngại chính là gì? So sánh kết quả đạt được so với mục đích yêu cầu chung của công tác văn thư hành chính. Kiểm tra việc làm cụ thể của cá nhân, bộ phận để đi đến đánh giá rằng có làm đúng theo những quy định về chức năng, nhiệm vụ được giao phó hay không?
Để thực hiện những nội dung trên, hiệu trưởng cần đi sâu kiểm tra các công việc cụ thể như công tác Soạn thảo ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của nhà trường; Quản lý con dấu; Quản lý và sử dụng con dấu. Đảm bảo rằng các bước cụ thể của công tác văn thư hành chính trong nhà trường được thực hiện đúng theo các quy định của pháp luật và của ngành GD&ĐT, ngành văn thư lưu trữ đã quy định.
Phương pháp kiểm tra: Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Trong quá trình quản lý công tác văn thư hành chính tại trường học tùy vào mức độ cần thiết mà có những biện pháp kiểm tra phù hợp, có thể là áp dụng biện pháp kiểm tra toàn diện, cũng có khi chỉ áp dụng biện pháp kiểm tra thông thường mang tính chuyên đề. Có thể áp dụng một số các biện pháp kiểm tra như Kiểm tra hồ sơ, sổ sách; Quan sát các thao tác và hoạt động của nhân viên, bộ phận thực thi; Trao đổi, trò chuyện với nhân viên và người phụ trách; Tự đánh giá của cá nhân, bộ phận; Tiếp nhận sự phản hồi thông tin từ cán bộ, giáo viên, công nhân viên, học sinh, phụ huynh…; Kiểm tra các báo cáo của người phụ trách…
Quá trình kiểm tra sẽ giúp Hiệu trưởng nắm được thực trạng công việc quản lý công tác văn thư hành chính để hỗ trợ các quyết định điều hành tránh được các sai lầm, phát hiện kịp thời những chỗ không phù hợp để điều chỉnh kịp thời. Sau khi kiểm tra cần đánh giá, rút kinh nghiệm để đề ra các biện pháp khắc phục nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư hành chính. Để kiểm soát được công tác văn thư hành chính một cách thường xuyên, hiệu trưởng cần có hệ thống tiếp nhận thông tin chính xác, khách quan, đa chiều về công việc điều hành.
Qua tìm hiểu về các quy định trong phân công nhiệm vụ và trách nhiệm trong tổ chức bộ máy nhà trường phổ thông; quy định về nhiệm vụ và trách nhiệm của Hiệu trưởng cho thấy rằng quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường là trách nhiệm của hiệu trưởng. Mọi quyết định liên quan về thiết lập bộ máy thực thi, quy định nội dung thực hiện, quản lý, kiểm tra… đảm bảo hoạt động văn thư đúng với các quy định của pháp luật, của ngành GD&ĐT, ngành văn thư lưu trữ đều do hiệu trưởng quyết định. Chính vì vậy thành công hay thất bại, hiệu quả cao hay thấp của công tác văn thư hành chính trong nhà trường đều có sự tham gia của hiệu trưởng nhà trường. Chính vì vậy hiệu trưởng cần phải có nhận thức đúng đắn về công tác này đồng thời đề ra các biện pháp quản lý phù hợp với hoàn cảnh, điều kiện của nhà trường từ đó mới có thể nâng cao hiệu quả hoạt động văn thư hành chính trong nhà trường.
1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đối với việc quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
1.5.1. Yếu tố khách quan
1.5.1.1 Hệ thống văn bản
Trong thời gian qua Đảng, Nhà nước, chính quyền địa phương, ngành giáo dục đã dần hoàn thiện các văn bản pháp luật liên quan, chỉ đạo thường xuyên, liên tục trong công tác văn thư lưu trữ tại các trường học. Các căn cứ văn bản luật và hướng dẫn cụ thể như Luật Lưu trữ; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư số 55/2005/TTLT-VPCP ngày 06/05/2005 của Văn phòng Chính phủ – Bộ Nội vụ và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ để kiểm tra việc thực hiện soạn thảo, ban hành văn bản của nhà trường đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Các căn cứ trong công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan các trường sử dụng các điều khoản chi tiết tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ; Trong công tác quản lý và sử dụng con dấu các trường sử dụng áp dụng Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
1.5.1.2 Sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp lãnh đạo
Để thống nhất trong công tác chỉ đạo, điều hành, Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương đã ban hành Quyết định số 41/2014/QĐ-UBND ngày 20/11/2014, Quy định về công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Bình Dương; Sở GDĐT đã ban hành Công văn số 69/SGDĐT-PC ngày 16/01/2015 về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Điều này tạo cơ sở vững chắc để các trường trên địa bàn thực hiện quản lý công tác văn thư.
Đi kèm với đó là sự chỉ đạo, lãnh đạo hiệu quả của Phòng GDĐT thị xã đã chỉ đạo tăng cường công tác kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện đúng các quy định trong công tác văn thư, lưu trữ, thực hiện tốt việc chuyển giao công văn đi, đến qua mạng. Sự quan tâm của UBND thị xã Bến Cát, Phòng GDĐT trong việc xây dựng kế hoạch trang bị cơ sở vật chất như đầu tư vào mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ sở vật chất đáp ứng các yêu cầu cần thiết trong công tác quản lý văn thư hành chính trong các trường. Tuy chưa hoàn toàn đáp ứng được các yêu cầu của công tác văn thư lưu trữ tại các nhà trường trên địa bàn nhưng về cơ bản không để tình trạng yếu kém về cơ sở vật chất và trang thiết bị diễn ra nghiêm trọng trong thời gian dài ở bất kỳ đơn vị trường học nào. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Công tác nhân sự dần được chú trọng, các trường được bố trí, sắp xếp chức danh VT tại đơn vị tùy theo yêu cầu của công việc. Chức danh có thể chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Vì thế công việc văn thư hành chính tại các trường học dần đi vào nề nếp, nâng cao chất lượng công tác văn thư tại các trường, giúp lãnh đạo nhà trường quản lý tốt công tác văn thư hành chính.
Cán bộ VT dần được chuẩn hóa trình độ, bổ sung năng lực bằng các khóa đào tạo nghiệp vụ văn thư vì thế khả năng thực hiện công tác văn thư ngày càng được nâng cao. Ý thức trách nhiệm trong quá trình thực hiện công việc của cán bộ VT dần được cải thiện, chủ động hơn trong việc lên kế hoạch thực hiện, đề xuất kế hoạch thực hiện với lãnh đạo để được phê duyệt từ đó hoàn thành tốt hơn công tác văn thư tại các trường. Các nghiệp vụ văn thư như soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan được thực hiện nhanh chóng, chính xác. Công tác tiếp nhận văn bản, vào sổ văn bản đến, văn bản đi kịp thời, đúng quy định, chuyển giao đầy đủ, đúng với sự phân công của lãnh đạo và thẩm quyền.
1.5.1.3 Sự phát triển của khoa học công nghệ
Sự phát triển của công nghệ thông tin cũng dần hỗ trợ tốt hơn, nâng cao năng suất lao động của cán bộ văn thư tại các trường. Các máy móc hỗ trợ trong công tác văn thư hành chính như máy tính được nối mạng Internet, máy photo coppy, máy Fax, máy In… và các phần mềm soạn thảo, in ấn, quản lý văn bản ra đời giúp nhà trường đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, hạn chế việc chuyển giao văn bản giấy đối với một số thông báo thông thường qua hộp thư điện tử.
1.5.2. Yếu tố chủ quan
1.5.2.1 Nhận thức của nhà quản lý
Bên cạnh những yếu tố chủ quan giúp các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư hành chính thì khách quan trong công tác này tồn tại một số khó khăn. Cụ thể:
Một số lãnh đạo nhà trường chưa thực sự quan tâm, chưa nhận thức đúng về vai trò của công tác văn thư hàng chính trong nhà trường. Từ đó không quan tâm xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành chính; hay quy chế về công tác văn thư hành chính trong nhà trường. Một số trường có xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành chính, ban hành quy chế về công tác văn thư hành chính nhưng lại không đánh giá được thực trạng, nhu cầu, cơ sở hiện có của nhà trường về công tác văn thư, các căn cứ được sử dụng cũng không phù hợp, đầy đủ dẫn đến các sai sót, không phát huy được thế mạnh của nhà trường trong hoạt động văn thư hành chính. Những điều này đã tác động hạn chế hiệu quả đến việc điều hành, quản lý công tác văn thư trong các trường thời gian qua.
1.5.2.2 Năng lực nhân viên văn thư Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
một số trường bố trí NVVT kiêm nhiệm vì thế không đúng chuyên ngành, chỉ có chứng chỉ bồi dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư. Kết quả dẫn đến các sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ văn thư tại các trường trong thời gian qua ở các công việc Soạn thảo văn bản – Ban hành văn bản; Quản lý văn bản và Lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào cơ quan lưu trữ; Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Việc này có thể tác động không tốt đến kết quả thực hiện công việc của NVVT tại các trường, đòi hỏi các trường cần phải có biện pháp nâng cao năng lực đáp ứng yêu cầu công việc đối với NVVT tại các trường.
Một số nhà trường chỉ kiểm tra bằng phương pháp kiểm tra qua hồ sơ, sổ sách là nhiều nhất mà ít chú trọng đến việc kiểm tra trực tiếp đối tượng thực hiện là NVVT. Nguồn thông tin vì thế bị giới hạn, biến dạng, sai lệch trong kết quả kiểm tra, ảnh hưởng đến những kế hoạch, chính sách đối với bộ phận văn phòng nói chung và NVVT nói riêng.
Công tác lập hồ sơ hiện hành tại các trường hiện nay chưa thực sự được lãnh đạo nhà trường quan tâm và đi vào nề nếp, quá trình lập hồ sơ lưu trữ và bảo quản văn bản chưa được thực hiện đúng theo nguyên tắc, gây ra tình trạng ùn ứ tài liệu, mất tài liệu, không kiểm soát được tất cả các tài liệu tại nhà trường.
1.5.2.3 Năng lực ứng dụng CNTT
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công tác văn thư hành chính ở một số trường chưa được triển khai tốt, điều này là do năng lực công nghệ của các NVVT hạn chế. Một số hiệu trưởng, TTVP lớn tuổi không nắm rõ về vấn đề sử dụng, trang bị công nghệ dẫn đến khả năng kiểm soát, kiểm tra công việc hành chính văn thư không hiệu quả. Các thiết bị hỗ trợ ở một số trường như máy tính, máy photo coppy, máy Fax, máy In… còn thiếu, cũ, hư hỏng không đáp ứng yêu cầu công việc văn thư hành chính tại trường.
Tiểu kết chương 1 Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
Chương 1 đã trình bày tổng quan vấn đề nghiên cứu từ đó rút ra tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính trong các tổ chức nói chung và nhà trường nói riêng. Qua đó cũng cho thấy sự cần thiết phải tiến hành thực hiện nghiên cứu này.
Nội dung chính của chương là trình bày các cơ sở lý luận về văn thư hành chính trong nhà trường như những yêu cầu đối với việc quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường và chức năng nhiệm vụ của hiệu trưởng, văn phòng trong quản lý văn thư hành chính trong nhà trường. Các khái niệm như công tác văn thư, hành chính, quản lý, quản lý giáo dục, quản lý nhà trường, quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường. Trình bày cụ thể và rõ ràng về nội dung của công tác văn thư hành chính trong nhà trường như soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác, quản lý và sử dụng con dấu, cải cách hành chính trong trường;
Bên cạnh đó chương 1 cũng đã trình bày lý luận về quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường như lập kế hoạch công tác văn thư hành chính, tổ chức quản lý văn thư hành chính trong nhà trường, chỉ đạo thực hiện công văn thư hành chính và kiểm tra công tác văn thư hành chính trong nhà trường; Các yếu tố ảnh hưởng đối với việc quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường. Từ cơ sở lý luận trong chương 1 sẽ làm nền tảng phân tích thực trạng công tác văn thư hành chính cũng như quản lý công tác văn thư hành chính tại các trường học trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương. Luận văn: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị.
XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:
===>>> Luận văn: Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính ở đơn vị