Luận văn: Giải pháp công tác quản lý chất lượng tại UBND

Chia sẻ chuyên mục Đề Tài Luận văn: Giải pháp công tác quản lý chất lượng tại UBND hay nhất năm 2025 cho các bạn học viên ngành đang làm luận văn thạc sĩ tham khảo nhé. Với những bạn chuẩn bị làm bài luận văn tốt nghiệp thì rất khó để có thể tìm hiểu được một đề tài hay, đặc biệt là các bạn học viên đang chuẩn bị bước vào thời gian lựa chọn đề tài làm luận văn thì với đề tài: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2023 tại UBND quận Kiến An, thành phố Hải Phòng giai đoạn 2026-2030 dưới đây chắc chắn sẽ giúp cho các bạn học viên có cái nhìn tổng quan hơn về đề tài sắp đến.

3.1. Mục tiêu và kế hoạch công tác quản lý chất lượng của UBND quận Kiến An tới năm 2030

3.1.1. Mục tiêu

• Mục tiêu chung:

Triển khai áp dụng thực hiện hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2023, nâng cao chất lượng công tác quản lý xây dựng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới, đẩy mạnh cải cách hành chính trong các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện chuẩn hoá và công khai minh bạch các quy trình nghiệp vụ trên cơ sở đó tạo điều kiện thuận lợi nhất để các tổ chức và các công dân giám sát các quy trình của hoạt động quản lý nhằm phục vụ tốt nhất các tổ chức và công dân trong lĩnh vực quản lý xây dựng thuộc phạm vi nhiệm vụ của UBND Quận Kiến An Từng bước nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp cho cán bộ công chức, tăng cường cơ sở vật chất, phương tiện phục vụ đáp ứng yêu cầu tác nghiệp quản lý xây dựng trên cơ sở trang thiết bị công nghệ hiện đại, rút ngắn tối thiểu về thời gian thực hiện các hoạt động quản lý đồng thời hoàn thiện công tác quản lý nhà nước chặt chẽ đúng luật pháp.

Mục tiêu chất lượng của UBND Quận Kiến An hàng năm được Lãnh đạo ký ban hành, công bố vào đầu năm. Trên cơ sở đó Trưởng các phòng thiết lập Mục tiêu chất lượng trong năm của phòng mình và phổ biến cho tất cả cán bộ, công chức trong phòng nắm bắt thực hiện.

• Mục tiêu chất lượng của UBND Quận Kiến An năm 2026:

Căn cứ chính sách chất lượng đã cam kết, UBND Quận Kiến An ban hành Mục tiêu chất lượng chung năm 2026 như sau:

Hoàn thành tốt nhiệm vụ được UBND thành phố Hải Phòng giao trong năm 2026;

Đảm bảo công khai tất cả các thông tin cần thiết liên quan về các thủ tục hành chính theo chức năng, nhiệm vụ của UBND Quận Kiến An. Luận văn: Giải pháp công tác quản lý chất lượng tại UBND.

Đảm bảo toàn bộ các công việc được giải quyết theo đúng trình tự và đúng quy định của pháp luật, bao gồm:

Đảm bảo 100% cán bộ công chức của UBND Quận Kiến An được đào tạo về hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2023 và thấu hiểu nội dung Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng cơ quan đã cam kết thực hiện.

Chất lượng giải quyết công việc theo hồ sơ (hồ sơ hợp lệ) được thực hiện 100% theo đúng trình tự quy định của các quy trình quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2023 đang áp dụng.

Thời gian giải quyết các hồ sơ công việc tuân thủ đúng quy định, không vượt quá thời hạn theo quy định trong nội dung quy trình ISO.

Trong năm tổ chức thực hiện ít nhất một đợt khảo sát sự hài lòng của các tổ chức, công dân về việc giải quyết các thủ tục hành chính và các hoạt động chức năng khác của UBND Quận Kiến An

Phấn đấu không còn sự phản hồi, khiếu nại của tổ chức công dân về kết quả giải quyết hồ sơ công việc của UBND Quận Kiến An

Áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2023. Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy trình hướng dẫn công việc trong hệ thống quản lý chất lượng của UBND Quận Kiến An Không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng nhằm mang lại lợi ích lớn nhất cho tổ chức, công dân.

3.1.2. Chỉ tiêu

Chỉ tiêu hướng đến chất lượng giải quyết công việc đạt được: Toàn bộ các hồ sơ tài liệu được lưu chuyển, xử lý kịp thời, theo dõi bảo quản khoa học chặt chẽ, thực hiện đầy đủ chế độ trách nhiệm cá nhân trong xử lý lưu trữ hồ sơ tài liệu, bảo mật theo quy định của Nhà nước.

3.1.3. Nội dung thực hiện

• Công tác chỉ đạo, điều hành Luận văn: Giải pháp công tác quản lý chất lượng tại UBND.

Xây dựng kế hoạch thực hiện cải cách hành chính giai đoạn 2026-2030 và triển khai thực hiện kịp thời.

Phối hợp với Công đoàn cơ sở tăng cường công tác tuyên truyền tới đội ngũ.

Thực hiện việc tự kiểm tra công tác công vụ của người đứng đầu, viên chức, người lao động trong đơn vị.

• Về cải cách thể chế hành chính

Căn cứ chức năng nhiệm vụ, UBND quận tiếp tục thực hiện và rà soát các nhiệm vụ sau đây:

Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế về tổ chức và hoạt động của UBND quận theo đúng quy định của pháp luật hiện hành;

Tổ chức quán triệt, triển khai thực hiện kịp thời, đầy đủ, đúng quy định các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực hành chính nhà nước. Rà soát quy định hành chính và kiến nghị đơn giản hóa các thủ tục hành chính tại đơn vị;

Thực hiện Nghị định 63/2018/NĐ-CP ngày 08/6/2018 của Chính phủ quy định về kiểm soát hành chính và Nghị định số 20/2016/NĐ-CP ngày 14/2/2016 của Chính phủ về công tác tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính;

• Cải cách thủ tục hành chính

Rà soát, thống kê, hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến tất cả các lĩnh vực thuộc chức năng quản lý của UBND quận. Đánh giá thực trạng thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản lý nhà nước và thực hiện các thủ tục hành chính phù hợp với quy định của pháp luật.

Cập nhật, công bố đầy đủ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của UBND quận và Đào tạo cho đội ngũ viên chức, người lao động của đơn vị.

Đảm bảo thực hiện tốt việc tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về các quy định hành chính; tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện thủ tục hành chính của các tổ chức liên quan đến công tác cải cách hành chính.

Thực hiện đúng quy trình, thời gian giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực giáo dục.

• Cải cách tổ chức bộ máy hành chính Luận văn: Giải pháp công tác quản lý chất lượng tại UBND.

Rà soát vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của đơn vị để điều chỉnh hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền điều chỉnh khắc phục tình trạng chồng chéo, trùng lặp về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; thực hiện biên chế không đúng quy định.

Tiếp tục xây dựng, hoàn thiện Đề án chức danh công việc và vị trí việc làm.

Nâng cao vai trò, trách nhiệm của người đúng đầu trong công tác cải cách hành chính và hiệu quả hoạt động của đơn vị.

Tiếp tục bổ sung Quy chế làm việc, đảm bảo thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của nhà trường theo đúng quy định.

• Xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức

Thực hiện đúng quy định về việc phân công nhiệm vụ cho viên chức, người lao động. Đề nghị và thực hiện đúng quy trình bổ nhiệm cán bộ.

Thực hiện chấn chỉnh kỷ luật, kỷ cương trong nội bộ đơn vị. Xử lý kỉ luật đúng quy định những cán bộ công chức, viên chức, công nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm kỉ luật, làm mất uy tín đạo đức của cán bộ, cong chức viên chức, người lao động.

Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, trình độ quản lý, lý luận chính trị cho cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị;

Triển khai bổ sung quy hoạch cán bộ nguồn hàng năm theo quy định;

Thực hiện các chính sách, chế độ đối với đội ngũ cán bô, công chức, viên chức và người lao động.

Tham gia các lớp tập huấn do cấp trên tổ chức cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong công tác cải cách hành chính và kiểm soát thủ tục hành chính.

• Cải cách tài chính công Luận văn: Giải pháp công tác quản lý chất lượng tại UBND.

Tiếp tục thực hiện có hiệu quả Cương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2019-2020, Quyết định số 225/QĐ-TTG ngày 04/2/1016 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Kế hoạch cải cách hành chính giai đoạn 2024-2020,Quyết định số 96/2025/QĐ-UBND ngày 16/01/2025 của UBND thành phố Hải Phòng về việc ban hành quy định cơ chế một cửa, cơ chế môt cửa liên thông tại các cơ quan hành chính nhà nước, các đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn thành phố.

Thực hiện dân chủ, công khai, minh bạch trong quản lý, sử dụng tài chính công.

Bổ sung Chương trình hành động phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.

• Hiện đại hóa nền hành chính

Xây dựng nội quy, quy chế của đơn vị, thực hiện giảm hội họp, giảm văn bản, giấy tờ hành chính. Tăng cường trách nhiệm của cá nhân trong giải quyết công việc.

Tiếp tục đẩy mạnh tin học hóa trong quản lý, điều hành đơn vị thông qua hệ thống thư điện tử, văn bản điện tử.

Khai thác sử dụng có hiệu quả Website và hộp thư điện tử của UBND quận.

3.2. Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản lý chất lượng tại UBND quận Kiến An, thành phố Hải Phòng giai đoạn 2026-2030 Luận văn: Giải pháp công tác quản lý chất lượng tại UBND.

Qua các phân tích về các tồn tại, khó khăn trong việc áp dụng HTQLCL ISO 9001:2023, tác giả đề xuất các giải pháp mà UBND quận Kiến An có thể triển khai trong kế hoạch trung và dài hạn để duy trì và nâng cao hiệu quả HTQLCL của UBND quận Kiến An.

3.2.1. Nhóm Giải pháp 1: Hoàn thiện quản lý hệ thống hồ sơ văn bản, tài liệu, biễu mẫu ISO

• Căn cứ giải pháp:

Quản lý hồ sơ tài liệu, văn bản là một quá trình quan trọng và cốt lõi của HTQKLCL ISO 9001:2023. Ở UBND quận Kiến An, qua quá trình đánh giá nội bộ và phân tích các tồn tại của HTQLCL ISO ở chương 2, tác giả nhận thấy việc quản lý hồ sơ tài liệu cũng như cập nhật các quy trình ISO, biểu mẫu tại đơn vị chưa được tốt. Quy trình ISO khi thay đổi chỉ cập nhật trên văn phòng điện tử nhưng nếu các đơn vị không để ý, nó sẽ bị trôi đi và các quy trình, tài liệu sẽ không được thường xuyên cập nhật theo tài liệu mới nhất. Lãnh đạo không kiểm soát được việc thực hiện ISO của đơn vị cơ sở cũng như hệ thống tài liệu không được lưu trữ một cách khoa học nếu bản thân các phòng, ban không có ý thức tốt trong việc thực hiện ISO.

• Mục tiêu giải pháp:

Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản ISO tại đơn vị một cách khoa học, các đơn vị áp dụng đúng các biểu mẫu và cập nhật kịp thời khi có thay đổi.

• Nội dung nhóm giải pháp:

Tác giả đề xuất các giải pháp trong ngắn hạn và dài hạn như sau:

• Giải pháp 1: Bổ sung nội dung cập nhật thay đổi tài liệu vào quy trình kiểm soát hồ sơ:

Qua quá trình làm việc, phỏng vấn và xem xét lại quy trình kiểm soát hồ sơ của hệ thống quản lý chất lượng, tác giả nhận thấy quy trình kiểm soát hồ sơ còn thiếu lưu đồ và quy trình cho quá trình thay đổi hồ sơ. Do vậy trong quá trình vận hành HTQLCL, nhiều khi các quy trình, biểu mẫu đã thay đổi nhưng do chưa có quy trình, lưu đồ thực hiện cụ thể nên các đơn vị có thể chưa cập nhật kịp nên vẫn còn có hiện tượng làm sai biểu mẫu.

• Bảng 3.1. Lưu đồ thực hiện cập nhật, thay đổi hồ sơ

Với quy trình quản lý hồ sơ được bổ sung đầy đủ, cùng với sự quan tâm sát sao của lãnh đạo các phòng, trung tâm tác giả tin rằng các đơn vị sẽ thực hiện tốt việc quản lý văn bản trong thời gian tới.

• Giải pháp 2: Luận văn: Giải pháp công tác quản lý chất lượng tại UBND.

Đề xuất cán bộ phòng, ban không ký, Chủ tịch UBND quận không phê duyệt khi các bộ phận trình ký hồ sơ, tài liệu mà không làm theo đúng biểu mẫu ISO. Để thực hiện giải pháp này, cần có sự nhất trí cao của lãnh đạo các phòng, ban cũng như lãnh đạo UBND quận. Có thể trong thời gian đầu, công việc sẽ bị trễ tuy nhiên tác giả tin rằng chỉ sau một thời gian ngắn, các phòng, ban sẽ phải có ý thức hoàn chỉnh hệ thống tài liệu, cập nhật biểu mẫu vì nếu không thực hiện, các phòng ban sẽ không thể hoàn thành công việc được.

• Giải pháp 3: Triển khai ISO điện tử: Thực hiện trong thời gian dài

ISO truyền thống cũng bộc lộ một số nhược điểm: Thứ nhất, việc kiểm soát thông tin thủ công, chỉ những người trong quy trình mới biết được tình trạng thực hiện công việc của các công đoạn trước thông qua phiếu kiểm soát ISO; không thể tra cứu và tổng hợp thông tin về tình trạng công việc. Thứ hai, tài liệu về ISO rất nhiều, lên đến hàng trăm trang, không ai có thể nhớ hết để thực hiện trong lĩnh vực của mình. Thứ ba, với một nền hành chính luôn thay đổi, Nghị định, Thông tư ra đời liên tục, biểu mẫu và quy trình được soạn thảo khi xây dựng ISO sẽ nhanh chóng lạc hậu, không theo kịp thực tế một vài tháng sau khi công bố áp dụng ISO thì tất cả lại trở về như cũ.

Ngoài ra, hệ thống ISO và Công nghệ thông tin có mối quan hệ mật thiết với nhau. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2023 là bước chuẩn bị tốt và cần thiết, tạo thuận lợi cho việc tin học hóa hoạt động của UBND quận Kiến An. Ngược lại, CNTT có thể hỗ trợ tốt cho việc quản lý hoạt động theo hệ thống ISO 9001:2023 của UBND quận Kiến An. Do đó, việc áp dụng ISO điện tử sẽ mang lại hiệu quả tối ưu và giảm thiểu việc sử dụng và quản lý bằng giấy tờ, tài liệu; tiết kiệm thời gian lưu trữ, tìm kiếm và chi phí in ấn.

ISO điện tử tạo ra môi trường cho phép trao đổi thông tin nội bộ dễ dàng và nhanh chóng, thông tin mọi lúc, mọi nơi, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc, tăng năng suất làm việc, quản lý dữ liệu tập trung và thống nhất, hệ thống tài liệu và hồ sơ được quản lý tập trung và cho phép ban hành, phê duyệt tài liệu, công việc trực tuyến trên mạng. Ngoài ra, hệ thống ISO điện tử được thiết kế với khả năng mở rộng truy cập thông tin từ xa không phụ thuộc vào vị trí địa lý thông qua hệ thống Internet.

Để triển khai áp dụng hệ thống ISO điện tử, có thể có các phương pháp khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp giải pháp. Thông thường có ba bước sau đây: Luận văn: Giải pháp công tác quản lý chất lượng tại UBND.

Bước 1: Khảo sát hệ thống: bước quan trọng quyết định đến thành công của dự án, cần xác định tình trạng hiện tại của hệ thống bao gồm thông tin hệ thống hạ tầng (phần cứng) và xác định rõ các đặc thù quản lý, các yêu cầu của cơ quan và từ đó sẽ lập kế hoạch yêu cầu tùy biến ứng dụng phù hợp với yêu cầu của UBND quận Kiến An.

Hiện tại UBND quận Kiến An đã có một hệ thống hạ tầng mạng kết nối tất cả các phòng, ban chức năng, các đơn vị sự nghiệp, đơn vị phối quản và UBND 10 phường. Đây là thuận lợi to lớn cho việc áp dụng ISO online.

Bước 2: Làm việc với đơn vị tư vấn để cụ thể hóa các bước cho việc triển khai ISO online. Tùy biến ứng dụng: do đặc thù của hệ thống ISO là một hệ thống chung cho tất cả các loại hình đơn vị hành chính nhà nước nhưng có những đặc thù riêng, chính vì vậy mà tùy biến ISO điện tử là điều bắt buộc – không thể sử dụng hoàn toàn hệ thống của tổ chức này áp dụng cho đơn vị khác. Căn cứ vào các yêu cầu đặc thù, giải pháp sẽ được tùy biến theo yêu cầu của UBND quận Kiến An.

Bước 3: Chuyển đổi hệ thống: là bước đòi hỏi sự cam kết của lãnh đạo và sự hợp tác của cán bộ nhân viên trong UBND quận Kiến An. Để chuyển đổi từ phong cách làm việc thủ công sang làm việc trên máy tính thông qua một hệ thống thống nhất không phải là đơn giản. Bước này đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của chuyên gia tư vấn cũng như của toàn bộ cán bộ, công chức, người lao động của UBND quận Kiến An.

Tuy nhiên để triển khai giải pháp này cần có sự nhất trí về mặt chủ trương, sự chuẩn bị đồng bộ của cả hệ thống cũng như đầu tư về mặt kinh tế. Do vậy tác giả đề xuất giải pháp này có thể thực hiện trong dài hạn, trong thời gian từ 3 đến 5 năm nữa.

3.2.2. Giải pháp 2: Nâng cao công tác đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về ISO cho toàn bộ cán bộ, công chức, người lao động của UBND quận Kiến An Luận văn: Giải pháp công tác quản lý chất lượng tại UBND.

• Căn cứ của giải pháp:

Con người là cốt lõi của một tổ chức. Sự thành công của tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào cán bộ, công chức, người lao động của tổ chức đó. Việc làm sao để khơi dậy khả năng của mọi người luôn là bài toán được đặt ra đối với các cấp lãnh đạo.

Mặc dù UBND quận Kiến An đã có quy trình lập kế hoạch và đào tạo cán bộ, công chức, người lao động nhưng việc đào tạo vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về quản lý. Qua tình hình khảo sát bằng phiếu điều tra thì có 15,29% trả lời chưa tham gia khóa đào tạo về ISO và có 52,94% người trả lời đã được đào tạo nhưng chưa kỹ. 15,29% số người được hỏi cho rằng áp dụng HTQLCL ISO tại đơn vị là không cần thiết. 4,61% trả lời có hay không cũng được. Đối với thái độ của các nhân viên trong việc thực hiện ISO, đến 12,94% không phản ứng và 15,29% là không muốn thực hiện.

Qua đó có thể thấy lực lượng CBCNV, đặc biệt là lực lượng lao động trực tiếp chưa nhận thức được tầm quan trọng của HTQLCL ISO.

Nhận thức của các cán bộ công nhân viên trong UBND quận Kiến An là một trong những yếu tố đảm bảo cho sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2023. Cần thường xuyên đánh giá nguồn nhân lực, cung cấp các khóa đào tạo cần thiết, đánh giá hiệu quả các hoạt động và đảm bảo mọi người nhận thức được tầm quan trọng của các hoạt động của họ và làm thế nào để đóng góp vào việc đạt được mục tiêu chất lượng đã đề ra.

Do vậy, việc mở rộng giáo dục đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, bồi dưỡng kiến thức về ISO cho toàn bộ cán bộ, công chức, người lao động trong UBND quận Kiến An là hết sức cần thiết.

• Mục tiêu của giải pháp: Luận văn: Giải pháp công tác quản lý chất lượng tại UBND.

Nhằm giúp các cán bộ, công chức, người lao động nắm vững được ý nghĩa, mục đích của việc thực hiện hệ thống ISO 9000, cách thức thực hiện, vai trò trách nhiệm của mỗi người trong hệ thống, cập nhật những thay đổi mới, những quy định mới cần được triển khai, chỉ ra những lĩnh vực cần cải tiến và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.

• Nội dung giải pháp:

Trong phạm vi HTQLCL, hoạt động đào tạo có 2 nội dung chính:

Đào tạo về phương pháp và cách thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2023.

Đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ, công chức, người lao động.

Đào tạo theo hình thức tập trung: Văn phòng HĐND và UBND quận chủ động lên kế hoạch các khóa đào tạo ISO cho lực lượng cán bộ như Trưởng, phó phòng các phòng ban ngành và cho các công chức, người lao động. Giảng viên thực hiện được mời từ Công ty GIC, đơn vị tư vấn xây dựng HTQLCL ISO 9001:2023 cho UBND quận Kiến An.

Đào tạo tại chỗ: Do các phòng, ban lập kế hoạch năm, mỗi đơn vị cần có một khóa đào tạo ISO cho tất cả các nhân viên của đơn vị đó. Việc thực hiện do lãnh đạo phòng, ban đảm nhiệm.

• Đối với việc đào tạo ISO:

Trước tiên, cần nâng cao nhận thức, Ban lãnh đạo cần nâng cao ý thức chất lượng cho cán bộ nhân viên để tất cả đều ý thức được rằng họ đang làm công việc gì cũng như tầm quan trọng của công đoạn tạo ra dịch vụ mà họ đảm nhiệm nhằm xây dựng niềm tự hào khi thực hiện công việc đó. Mặt khác, bên cạnh việc để mỗi nhân viên hiểu rõ về dòng chảy quy trình và cơ cấu đảm bảo chất lượng trong dây chuyền cung cấp dịch vụ hành chính công. Cần phải thể hiện rõ ràng mục tiêu chất lượng thông qua những yêu cầu chất lượng trong từng thao tác công việc. Quan trọng hơn, lãnh đạo hoạt động quản lý hệ thống chất lượng trong các đơn vị phải ý thức được vai trò mấu chốt của mình trong hệ thống để có thể truyền đạt cho nhân viên về tinh thần chất lượng của tiêu chuẩn ISO 9001:2023.

Thứ hai, các đơn vị phải cử đầy đủ các cán bộ, công chức, người lao động phòng mình tham gia vào các khóa đào tạo, kể cả những người đã được đào tạo nhằm nâng cao kiến thức, cập nhật kịp thời và cải tiến quy trình cho phù hợp với thời đại.

Đào tạo ISO không thể tiến hành theo phương pháp hội nghị. Để đảm bảo chất lượng đào tạo, số cán bộ nhân viên tham dự lớp học hoặc hội thảo chỉ gồm khoảng từ 18÷25 người. Thông qua các buổi thảo luận trực tiếp trong quá trình huấn luyện, các học viên sẽ ngày càng gắn bó với nhau hơn. Luận văn: Giải pháp công tác quản lý chất lượng tại UBND.

Nội dung đào tạo bao gồm những nội dung cơ bản của chất lượng, đặc biệt phải chú ý đến việc sử dụng những ví dụ minh họa đơn giản, dễ hiểu để giải thích các thuật ngữ và khái niệm. Hầu hết mọi người đều có thể liên hệ vấn đề chất lượng và quản lý chất lượng vào trong cuộc sống riêng, cuộc sống gia đình của họ. Chất lượng và vấn đề thường nhật, gần gũi, vì vậy nếu chúng ta nhạy cảm và quan tâm đến các trình độ khác nhau về tư duy và kinh nghiệm thì sẽ ít vấp phải sự chống đối.

Ngoài nội dung đào tạo về các nội dung cơ  bản của  chất lượng, HTQLCL tiêu chuẩn ISO 9001:2023, cần đào tạo lực lượng chuyên gia đánh giá nội bộ. Là một phần của quá trình cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng, hàng năm có rất nhiều các cuộc đánh giá nội bộ được tiến hành trong đơn vị. Qua thực trạng tại đơn vị, lực lượng đánh giá nội bộ chưa thực sự hoạt động hiệu quả, nội dung đánh giá còn hình thức. Do vậy qua khóa đào tạo bổ sung này do đơn vị tư vấn thực hiện nhằm tập trung vào đánh giá hệ thống theo ISO 9001:2023 để cải tiến chất lượng thật sự chứ không hẳn chỉ là tìm sự phù hợp với tiêu chuẩn. Qua khóa huấn luyện, học viên hiểu rõ hơn thế nào là sự phù hợp/ không phù hợp trong kết quả thực hiện so với yêu cầu của tiêu chuẩn. Học viên cũng được cung cấp những kỹ năng cần thiết để trở thành một chuyên gia đánh giá nội bộ về hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả.

Đối với đào tạo nhân viên, mỗi nhân viên cần được huấn luyện tỉ mỉ về các quy trình chất lượng liên quan đến công việc của họ. Họ cần phải được đào tạo đầy đủ về kỹ thuật, nghiệp vụ, nhưng họ cũng cần phải nắm được nhu cầu của khách hàng của mình.

Bên cạnh công tác đào tạo, các đơn vị cần phối hợp tổ chức các hội nghị, hội thảo về tiêu chuẩn ISO nói chung và ISO ứng dụng cụ thể trong công việc tại từng phòng, ban nói riêng nhằm liên tục cải tiến nhận thức cho cán bộ công nhân viên.

• Số lượng, thời gian và kinh phí thực hiện:

Thời lượng mỗi buổi đào tạo ISO kéo dài 8 giờ bao gồm các nội dung chung về ISO, hệ thống văn bản và đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ, giảng viên mời Công ty GIC. Kinh phí đào tạo sẽ được trích từ nguồn kinh phí đào tạo hằng năm của UBND quận Kiến An.

Số lượng các lớp đào tạo về ISO của UBND quận Kiến An dự kiến trong năm 2027:

Bảng 3.2. Nội dung các khóa đào tạo ISO tác giả đề xuất năm 2027

• Đối với việc đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ: Luận văn: Giải pháp công tác quản lý chất lượng tại UBND.

Thứ nhất, Định kỳ đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ và tin học cho cán bộ, công chức người lao động. Việc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ tại UBND quận rất được chú trọng, hằng năm các khóa bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức được thực hiện liên tục. Các đơn vị được chọn lọc các cán bộ, công chức, viên trình có trình độ, năng lực cho đi học tập tại các nước có nền quản lý tiến tiến, khoa học công nghệ hiện đại để có thể về áp dụng cho các lĩnh vực quản lý tại địa phương.

Thứ hai, các cán bộ, nhân viên tại các phòng, ban cần được luân chuyển xuống các phường để nắm rõ tình hình công việc tại cơ sở và tăng thêm kinh nghiệm thực tế cho chuyên viên làm việc tại các phòng, ban đồng thời hướng dẫn và đưa các quy định mới ở các phòng, ban phổ biến xuống các phường.

3.2.3. Giải pháp 3: Thúc đẩy các quy trình ISO “đi vào cuộc sống”

• Căn cứ hình thành giải pháp:

Trong việc thực thi công tác tại các phòng, ban, công việc được thực hiện theo các quy trình, hướng dẫn của hệ thống tài liệu chất lượng nhưng đồng thời phải tuân thủ các tiêu chuẩn, quy định, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ (tài liệu tiêu chuẩn). Trên thực, tế nhiều đơn vị khi xây dựng HTQLCL ISO thì đầy đủ, tuy nhiên sau một thời gian thì hệ thống tài liệu chỉ được lưu giữ một chỗ mà không đưa vào thực hiện trong thực tế. Đối với lĩnh vực xây dựng cơ bản đã thực hiện tốt, hầu như không có lỗi xảy ra. Tuy nhiên việc áp dụng vận hành các quy trình ISO đối với lĩnh vực Tài nguyên môi trường (đất đai) chưa tốt, nhiều khi nhân viên còn làm việc theo kinh nghiệm mà chưa thực hiện theo đúng quy trình nên chưa thể đánh giá được những điểm chưa phù hợp để thực hiện cải tiến. Việc đưa các quy trình ISO đã xây dựng áp dụng vào thực tế, từ đó phát hiện ra các bất cập của quy trình hiện tại để thay đổi, cải tiến cho phù hợp hơn là cần thiết. Do vậy cần có giải pháp để đưa các quy trình ISO đã viết ra áp dụng vào thực tế, từ đó phát hiện ra các bất cập để cải tiến, sửa đổi cho phù hợp hơn.

• Mục tiêu của giải pháp

Đưa các quy trình ISO đã xây dựng áp dụng vào thực tế từ đó phát hiện ra các bất cập của quy trình hiện tại để thay đổi, cải tiến cho phù hợp hơn là cần thiết.

• Nội dung của giải pháp

Trước hết các quy trình đã xây dựng có liên quan cần được phổ biến đến toàn thể nhân viên trong các phòng, ban. Việc phổ biến cho các nhân viên thông qua buổi huấn luyện nội bộ. Kết quả phổ biến cần được ghi vào sổ huấn luyện.

Hướng dẫn quy trình thực hiện cho nhân viên: Cần xây dựng các buổi huấn luyện, hướng dẫn cho nhân viên thực hiện các quy trình đã xây dựng. Phân rõ ai sử dụng tài liệu nào thực hiện theo đúng các quy trình thủ tục viết ra. Cán bộ đơn vị tăng cường kiểm tra giám sát, đánh giá việc thực hiện và thực hiện cải tiến nếu thấy những điểm bất hợp lý.

Đánh giá vào hệ số hiệu quả công việc (ảnh hưởng đến khen thưởng, thi đua) đối với những trường hợp phát hiện thực hiện sai quy trình.

Tổ chức các buổi đánh giá trong nội bộ để tìm ra các điểm bất hợp lý, các điểm chưa phù hợp để có hành động khắc phục.

3.2.4. Giải pháp 4: Xây dựng chế tài thưởng phạt ISO Luận văn: Giải pháp công tác quản lý chất lượng tại UBND.

• Căn cứ hình thành giải pháp:

Việc áp dụng ISO 9001:2023 đã được áp dụng cho tất cả các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND quận Kiến An. Qua tình hình khảo sát bằng phiếu điều tra và kết quả đánh giá nội bộ, tác giả nhận thấy mặc dù các cán bộ nhân viên đều được đào tạo và nắm được các yêu cầu của hệ thống ISO 9001:2023 nhưng kết quả làm việc giữa mỗi cá nhân, giữa mỗi bộ phận vẫn không đồng đều. Một trong những nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng trên đó là chưa có quy định cụ thể cho việc xử lý những cá nhân làm việc không hiệu quả và khen thưởng những cá nhân có thành tích, sáng kiến trong việc áp dụng ISO. Cơ chế kiểm soát thường xuyên và xử phạt khi không theo đúng ISO hầu như không được xây dựng và áp dụng, nên việc áp dụng hay không áp dụng không tạo sức ép hay áp lực cho người lao động cố gắng thực hiện tốt. “Thực hiện hay không thực hiện ISO cũng không sao”. Do vậy tác giả nhận thấy việc xây dựng quy trình ISO về chế độ thưởng phạt một cách hợp lý là rất cần thiết.

• Mục tiêu giải pháp

Nhằm động viên khen thưởng kịp thời các CBCNV thực hiện có hiệu quả quá trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ở đơn vị và tham gia tích cực và kết quả vào hoạt động của chương trình, thông qua hội đồng thi đua khen thưởng đề xuất chế độ khen thưởng đối với các cá nhân, tập thể thành tích xuất sắc. Đồng thời, đề nghị hội đồng thi đua khen thưởng trình lãnh đạo UBND quận để đưa nội dung hiệu quả hoạt động HTQLCL thành một chỉ tiêu thi đua khen thưởng hàng năm khi đánh giá, bình xét khen thưởng. Qua công tác khen thưởng sẽ tạo được các phong trào thi đua, đồng thời cũng tạo điều kiện để trao đổi học hỏi kinh nghiệm, từ đó mới đề ra các biện pháp cải tiến những khâu chưa tốt trong quá trình quản lý.

Chế độ khen thưởng của UBND quận sẽ thu hút được sự tham gia của tất cả các cán bộ nhân viên, từ đó khuyến khích các nhân viên cũng như các lãnh đạo đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao đồng thời phát huy tính tự chủ, năng động, sáng tạo thông qua quá trình lãnh đạo, quản lý, cải tiến dịch vụ… Những cống hiến của các thành viên được công nhận và có chế độ khen thưởng xứng đáng sẽ là nguồn động viên rất lớn, thúc đẩy các nhân viên phấn đấu, thi đua, nỗ lực hết mình để cống hiến cho sự phát triển bền vững của UBND quận. Ngược lại, những quy định xử phạt các đối tượng vi phạm nội quy, quy chế ISO cũng giúp họ ý thức rõ hơn về trách nhiệm của mình và không để tiếp tục lặp lại những sai phạm đó, nhờ vậy giảm được những sai sót xảy ra trong quá trình quản lý chất lượng, giúp hệ thống đạt được sự thống nhất cao và tăng cường hiệu quả hoạt động.

• Nội dung giải pháp: Luận văn: Giải pháp công tác quản lý chất lượng tại UBND.

Nhằm nâng cao ý thức làm việc theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001:2023, đề nghị UBND quận Kiến An áp dụng chế độ khen thưởng cho những tập thể cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc áp dụng ISO và xử phạt đối với những tập thể – cá nhân vi phạm hay mắc lỗi trong quá trình làm việc theo quy trình ISO.

Trước hết, phải xây dựng chế độ thưởng – phạt một cách rõ ràng theo từng tiêu chí để đảm bảo sự công bằng cho toàn bộ nhân viên trong cơ quan.

• Xây dựng chế độ khen thưởng:

Thưởng sáng kiến: UBND quận Kiến An khuyến khích tất cả các cán bộ nhân viên đưa ra sáng kiến cải tiến quy trình làm việc. Các sáng kiến sẽ được viết thành báo cáo gửi cho Hội đồng thi đua khen thưởng của quận. Sau khi Hội đồng thi đua khen thưởng xem xét một cách công tâm và nếu được đưa vào áp dụng thì sẽ có các hình thức thưởng hợp lý.

Trên tinh thần xây dựng các nhóm chất lượng, tổ chức phát động phong chào thi đua giữa các nhóm và có phần thưởng nhằm xây dựng tinh thần cạnh tranh lành mạnh về quản lý chất lượng trong các phòng, ban trong đơn vị.

Thưởng cho việc áp dụng HTQLCL ISO có hiệu quả đối với các cá nhân, tập thể áp dụng HTQLCL mà sau mỗi lần đánh giá nội bộ không bị mắc lỗi hoặc có khiếm khuyết.

Đưa việc đánh giá thực hiện ISO vào kết quả bình xét thi đua khen thưởng cuối năm cũng như kết quả bình xét phân loại cán bộ, công chức người lao động hằng năm, coi đây là một nhiệm vụ trọng tâm trong công tác quy hoạch cán bộ.

• Xây dựng chế độ phạt:

Mức độ kỷ luật là nặng hay nhẹ phụ thuộc vào việc xem xét của Hội đồng kỷ luật sau mỗi lần đánh giá nội bộ. Các hình thức kỷ luật như sau:

Đối với cá nhân

• Nhắc nhở, khiển trách;
• Cảnh cáo và có trách nhiệm bồi thường những thiệt hại gây ra;
• Chậm nâng bậc lương hoặc cắt khen thưởng;

Đối với tập thể

Nếu có ít nhất một cá nhân trong tập thể bị mắc lỗi về ISO thì tập thể đó sẽ không được xét tập thể lao động tiên tiến và bị khiển trách trước toàn cơ quan.

UBND quận Kiến An cần xây dựng chế độ thưởng phạt ISO một cách rõ ràng, cụ thể cho từng công việc cụ thể trên cơ sở xác định những tiêu chí để đánh giá một cách công bằng kết quả làm việc của từng thành viên. Việc khen thưởng cần được thực hiện thỏa đáng với những gì mà nhân viên đã cống hiến. Tương tự, việc xử phạt cũng phải được thực hiện trên cơ sở công bằng và hợp lý, đúng người đúng tội. Điều này không chỉ thể hiện sự quan tâm đúng mực mà còn biểu hiện vai trò sát sao của lãnh đạo trong việc điều hành công tác quản lý chất lượng của UBND quận.

KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ Luận văn: Giải pháp công tác quản lý chất lượng tại UBND.

• KẾT LUẬN

Từ những kết quả phân tích, đánh giá thực trạng áp dụng hệ thống quản lý công tác theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2023 tại UBND quận Kiến An đã cho thấy, thực tiễn đất nước đang trong quá trình hội nhập quốc tế mạnh mẽ, do vậy việc đổi mới và phát triển một hệ thống quản lý, trong đó có quản lý công tác là yếu tố hết sức cần thiết. Công việc này là trách nhiệm chung của mọi tổ chức, công dân và các doanh nghiệp, trong đó đặc biệt là vai trò quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước. Chính vì thế hoạt động cải cách hành chính nhằm mục tiêu góp phần đổi mới và phát triển. Hoạt động cải cách hành chính được tiến hành đồng thời trên tất cả các lĩnh vực: thể chế hành chính nhà nước; tổ chức bộ máy hành chính nhà nước; vấn đề cán bộ, công chức và vấn đề tài chính công. Đây là một giai đoạn cải cách rất quan trọng nhằm làm cho hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan hành chính nhà nước thích ứng được với cơ chế kinh tế mới, thích ứng với xu thế khu vực hoá, toàn cầu hoá.

Thực tiễn việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2023 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước đã được thực hiện trong thời gian qua đã cho thấy lợi ích và hiệu quả của bộ hệ thống tiêu chuẩn này đối với việc nâng cao chất lượng quản lý, cải cách hành chính trong cả nước nói chung và ở UBND quận Kiến An nói riêng.

Đối với một tổ chức khi áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2023, thì ban đầu chỉ cần quan tâm tới hiệu quả áp dụng tiêu chuẩn này vì tiêu chuẩn này chỉ nêu ra các yêu cầu cần phải thực hiện chứ không chỉ rõ phải thực hiện cụ thể những yêu cầu đó như thế nào. Chính vì thế, việc đánh giá hiệu quả áp dụng như thế nào là điều hết sức cần thiết mà cụ thể là hiệu quả về mặt cải tiến thủ tục hành chính, nó giúp chúng ta biết được thực trạng của quá trình áp dụng tại một đơn vị đang ở mức độ như thế nào, từ đó đưa ra được các ý tưởng cho việc cải tiến các quá trình làm việc ngày càng tốt hơn, thuận lợi hơn đạt năng suất, hiệu quả cao hơn. Luận văn: Giải pháp công tác quản lý chất lượng tại UBND.

Với những đề xuất giải pháp của tác giả trong luận văn về hệ thống tiêu chí đánh giá tính hiệu quả của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2023 cũng như các điều kiện đảm bảo việc áp dụng tại UBND quận Kiến An, hy vọng không chỉ góp phần nâng cao chất lượng quản lý cho quá trình áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2023 tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn quận Kiến An mà đối với tất cả các cơ quan hành chính trên cả nước trong thời gian tới.

• KIẾN NGHỊ

UBND quận Kiến An cần xây dựng một quy chế phối hợp làm việc cụ thể, trong đó phân định rõ trách nhiệm và cơ chế chịu trách nhiệm của từng bộ phận trong việc giải quyết hồ sơ hành chính cho người dân nhằm đẩy mạnh hơn nữa chất lượng trong cơ quan hành chính nhà nước.

Đồng thời, cần đầu tư hơn nữa cho bộ phận một cửa – bộ mặt giao dịch của UBND quận với tổ chức, cá nhân. Bố trí lại phòng làm việc giữa các lĩnh vực giải quyết tại Bộ phận “một cửa” để tạo không gian thông thoáng hơn và thuận tiện cho người dân khi đến giao dịch, bố trí bàn ghế đủ rộng để có thể đáp ứng nhu cầu để tài liệu, hồ sơ, hệ thống tủ lưu trữ hồ sơ đủ rộng để bảo quản và tra cứu khi cần thiết, để phục vụ cho việc giải quyết hồ sơ hành chính của cá nhân, tổ chức.

Thành phố Hải Phòng cần triển khai thực hiện đồng bộ hệ thống dịch vụ công trực tuyến ở cấp độ 3 và 4 tạo điều kiện giải quyết các thủ tục hành chính qua internet đảm bảo tiết kiệm thời gian, công sức đi lại của nhân dân đồng thời hạn chế được tình trạng sách nhiễu, quan liêu của cán bộ công chức khi giải quyết hồ sơ hành chính. Đồng thời tích cực xây dựng mô hình Chính quyền điện tử, để chính quyền quận nâng cao chất lượng hoạt động chỉ đạo điều hành, xúc tiến và thu hút đầu tư, phát triển thương mại, du lịch; nâng cao tính minh bạch, cải tiến môi trường, chính sách; quảng bá và cung cấp thông tin đa dạng, nhanh chóng; chất lượng phục vụ cho các nhà đầu tư, các doanh nghiệp và du khách ở mức độ cao.

Sở Nội vụ phối hợp với các cấp chính quyền thường xuyên bồi dưỡng, tuyên truyền cho CBCC hiểu về chức năng, nhiệm vụ…để họ hiểu và hoàn thành tốt nhiệm vụ./. Luận văn: Giải pháp công tác quản lý chất lượng tại UBND.

XEM THÊM NỘI DUNG TIẾP THEO TẠI ĐÂY:

===>>> Luận văn: Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại UBND

Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 Chuyên cung cấp dịch vụ làm luận văn thạc sĩ, báo cáo tốt nghiệp, khóa luận tốt nghiệp, chuyên đề tốt nghiệp và Làm Tiểu Luận Môn luôn luôn uy tín hàng đầu. Dịch Vụ Viết Luận Văn 24/7 luôn đặt lợi ích của các bạn học viên là ưu tiên hàng đầu. Rất mong được hỗ trợ các bạn học viên khi làm bài tốt nghiệp. Hãy liên hệ ngay Dịch Vụ Viết Luận Văn qua Website:  https://dichvuvietluanvan.com/ – Hoặc Gmail: lamluanvan24h@gmail.com